バーチャルオフィスとは、実際に入居はせずにオフィスの住所や電話番号を借りられるオフィスのことをいいます。

法人登記をするためには事務所の住所が必要になりますが、一部の業種を除きバーチャルオフィスの住所を事務所の住所として利用できます。

バーチャルオフィスは、取引上必要になる住所や電話番号だけを格安な費用で借りられるので、初期費用を抑えたい人にはおすすめの手段です。

本記事では、バーチャルオフィスの概要とメリット・デメリット、およびバーチャルオフィスでの法人登記についてわかりやすく解説します。

• バーチャルオフィスとは
• バーチャルオフィスの仕組み
• バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い
• バーチャルオフィスの活用シーン
• 法人登記の住所確保のため
• Webサイトやオンラインショップ上に掲載する企業住所貸し
• リモートワーク・テレワークの本社機能
• 銀行口座の開設のため
• 許認可や事業の届出のため
• バーチャルオフィスで法人登記をする際の注意点
• 同一住所に同一名称の法人は登記できない
• バーチャルオフィスでの登記ができない業種がある
• バーチャルオフィスを利用した法人登記の手順
• バーチャルオフィスで法人登記するメリット
• 事務所に関わる費用を抑えられる
• プライバシー（個人情報）を保護できる
• 利用開始までがスムーズ
• バーチャルオフィスで法人登記するデメリット
• バーチャルオフィスであることで信用を得にくい場合がある
• バーチャルオフィスが廃業した場合に住所変更が必要
• 法人登記に利用するバーチャルオフィスの選び方のポイント
• 住所や電話番号に問題がないか
• 基本プランおよびオプションに過不足がないか
• バーチャルオフィス内に自社と類似した社名がないか
• オフィスとしての利便性が高いか
• バーチャルオフィスの費用目安
• まとめ
• 自分でかんたん・あんしんに会社設立する方法
• よくある質問

バーチャルオフィスとは、実際に入居はせずに、住所や電話番号を借りられるオフィスのことを指します。

作業スペースを提供するレンタルオフィスやコワーキングスペースと異なり、バーチャルオフィスは基本的に場所の利用はしない前提で契約します。法人としての信用を得るために「オフィスの住所や電話番号のみが必要であり、物理的なオフィスは不要」というケースで使用されるのが一般的です。

「仮想空間に設置されたオフィス」のこともバーチャルオフィスと呼びますが、本記事では住所や電話番号を借りるオフィス形態のバーチャルオフィスについて解説します。

バーチャルオフィスは実際には入居せず、以下のような事業運営に必要なサービスのみを利用できます。

利用者は、「住所や電話番号を使わせてもらっている」ことへの対価として、利用料をオフィスの運営会社へ支払います。

料金体系は、バーチャルオフィスを提供している企業によってさまざまです。住所などの基本情報を使用できるといった基本プランに加えて、私書箱や電話転送サービスなどを有料オプションとして提供しているものもあります。

バーチャルオフィスは、基本的に物理的スペースの提供は行わない一方で、レンタルオフィスは執務ができる空間を提供します。それぞれの違いは以下の通りです。

レンタルオフィスには、事務所に必要なコピー機やシュレッダーなどの事務用品、Wi-Fiなどの通信設備があらかじめ備えられています。実際に訪れ、作業や打ち合わせをする場として物理的スペースを利用できる点が、バーチャルオフィスとの大きな違いです。

また、レンタルオフィスは、ほかの企業と共同で使用します。個室が用意されているオフィスもありますが、個室以外では他人と同じフロアで執務をするのが一般的です。レンタルオフィスは物理的スペースのレンタルが発生するため、バーチャルオフィスよりも費用が高めです。

バーチャルオフィスを活用できるシーンは、法人登記やオンラインで商品販売をするときなど、多岐にわたります。具体的にバーチャルオフィスを活用できるシーンを解説します。

会社設立をする際は、法務局での法人登記が法律で定められています。法人登記には拠点となる住所を記載する必要がありますが、このとき、バーチャルオフィスの住所が利用できます。

オフィスを借りる初期費用やランニングコストが抑えられるという点で、バーチャルオフィスは便利な存在です。

バーチャルオフィスの住所は会社の住所としてそのまま利用でき、Webサイトやパンフレット、名刺などに記載できます。

また、オンラインショップを運営するのであれば、ショップのWebサイト上に住所を表示するよう、特定商取引法で定められています。消費者庁の資料でも、一定の要件を満たせば、バーチャルオフィスの住所や電話番号が連絡先として認められると明示されました。

自宅住所を公開せずに、信頼できる住所を会社住所として使用できるという点で、バーチャルオフィスは会社設立したばかりの小規模法人などに適しています。

全社的にリモートワークを主体とする企業が、物理的なオフィスを持たずに事業運営をする際にもバーチャルオフィスは有用です。住所貸しだけでなく電話転送や郵便物受け取り・転送サービスも活用することで、バーチャルオフィスに本社機能を持たせながら、全従業員のフルリモートワークが可能です。

固定のオフィスが不要であることで、オフィスの賃貸費用や光熱費を削減できます。

ビジネス用の銀行口座の新規開設でも、バーチャルオフィスの住所や電話番号を事業用の連絡先として利用可能です。ビジネスを営んでいることが確認できるのであれば、バーチャルオフィスでも口座の開設が認められます。

ただし、法人口座は事業実態が曖昧だと審査に通らない可能性があるので、開設の際はビジネスの実態を明確に説明できるよう取引実績や事業概要のわかる資料を用意しておきましょう。

許認可や事業の届出を行う際の住所として、バーチャルオフィスが認められるケースがあります。たとえば、ペットシッター業やネットショップの運営は登録や許認可が必要ですが、バーチャルオフィスでも可能です。

ただし、実態のある住所や独立した住所が求められる業種では、バーチャルオフィスの住所では認められません。具体的な業種については、後述の「バーチャルオフィスでの登記ができない業種がある」をご覧ください。

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バーチャルオフィスの住所で法人登記を行うことを検討しているのであれば、以下の2点に注意しましょう。そのほか、法人登記が認められるか不安があれば、バーチャルオフィスを借りる前にオフィスの運営会社または法務局に問い合わせましょう。

同一住所に同一名称の法人を登記することはできません。登記する住所に同じ名称の法人がすでに登記されている場合、名称を変更しなければ登記は認められません。異なる名称であっても、酷似している場合は法人登記が認められないことがあります。

そのため、バーチャルオフィスを利用する場合には、住所と名称が重複する法人がないか、事前に管轄の法務局のホームページなどで確認しておきましょう。

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事務所面積などの要件や、実態のある事業所であることが求められる業種については、バーチャルオフィスでの登記が原則認められません。

業種によっては、登記が完了していても、別途許認可や届出が必要なケースがあります。実態がある事業所や店舗が許認可の要件である業種では、バーチャルオフィスで登記していても事業が開始できない可能性が高いといえます。

バーチャルオフィスの住所での登記が認められない業種や、登記しても事業が開始できない可能性がある業種は以下の通りです。

開業する業種が、バーチャルオフィスの住所での登記が認められるか分からない場合は、バーチャルオフィスを契約する前に法務局や担当省庁のホームページなどで確認しましょう。

バーチャルオフィスを利用した法人登記の手順は以下の通りです。

バーチャルオフィスを契約した後の登記の手順については、賃貸のオフィスや自宅を事業所とする場合と同様です。

法人登記の手続きや必要書類について詳しく知りたい方は、別記事「会社設立の流れを徹底解説！株式会社を設立するメリットや注意点について」をあわせてご確認ください。

バーチャルオフィスを利用すると物理的なオフィスに関わる費用を抑えられるほか、代表者本人のプライバシーを保護できるというメリットがあります。以下で、メリットを詳しく解説します。

バーチャルオフィスは物理的スペースのレンタルが不要なため、事業所に関わる費用を大きく抑えられます。

レンタルオフィスは月1万円〜、事務所の賃貸は月数万円〜が相場ですが、バーチャルオフィスは月500〜1,000円で利用できることもあり、支出を抑えられます。

特に、会社を設立してすぐは売上が安定しないことが多いため、固定費を減らすためにも、バーチャルオフィスの利用や、作業や打ち合わせは必要に応じて自宅やコワーキングスペースを利用するなどの方法を検討しましょう。

カフェやコワーキングのドロップイン、貸し会議室などの利用によって事業所に関わる費用を、変動費とするなどの工夫も資金繰りに有効です。

法人登記の情報は一般公開されます。代表者を含む従業員全員がリモートワークをしているなどのケースでは、バーチャルオフィスを利用することで、プライバシーを守りながら法人登記が可能です。

たとえば、登記に代表者の自宅住所を登録した場合、自宅に法人向けのDMがくる可能性があります。バーチャルオフィスを利用し、公表するオフィスを別途設けることで、不特定多数の人や企業に個人情報を知られることを避けられます。

物理的なオフィスを借りる場合は、申込者の信用力やビジネスの実態などの調査が必要なため、審査や入居までに数週間かかるケースもあります。バーチャルオフィスであれば、最短即日で住所を利用できます。

バーチャルオフィス契約のための審査では、一般的に、代表者本人の身分証明書と法人の履歴事項全部証明書のみが必要です。会社の設立やビジネスの展開をスムーズに進めるうえでも、バーチャルオフィスは役立ちます。

バーチャルオフィスの活用はコスト面や個人情報保護の観点などでメリットがありますが、以下のようなデメリットもあります。

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスを持たないため、事業の実態が不透明だとみなされることがあります。会社や事業の実態が不透明であると、詐欺会社やペーパーカンパニーと疑われるかもしれません。

特にメガバンクでの法人口座開設や融資審査、大手企業との取引などは信用度や安定性が低いと判断され難しい可能性があります。

会社や事業実態を明らかにするためにコーポレートサイト上に事業内容や代表者情報を漏れなく記載する、貸し会議室や受付対応のあるバーチャルオフィスを利用するなど、事業やバーチャルオフィスに対する信頼度を高める工夫が必要です。

バーチャルオフィスの運営会社が廃業してしまうと、新しいオフィスを契約し、住所変更の登記申請をしなくてはなりません。

変更登記の申請費用には登録免許税が3万円、司法書士など専門家に依頼すると登録免許税を含めて4万〜6万円かかります。このような予定外の支出を抑えるためにも、バーチャルオフィスを見極めて契約することが大切です。契約検討時に以下のような観点をチェックすることで、安定かつ信頼できるバーチャルオフィスを見極められます。

バーチャルオフィスを選ぶ際には、以下のポイントをおさえて比較検討しましょう。

バーチャルオフィスの住所・電話番号に問題がないか確認しましょう。具体的には、以下の点をチェックします。

住所や電話番号の貸し出しだけではなく、私書箱や荷物の転送、シェアオフィスの有無など、付随するサービスを利用することでビジネスが円滑に進む場合があります。

利用しようとしているバーチャルオフィスが、どのようなプランとオプションを用意しているか確認しましょう。オプションを充実させると費用も高くなるため、コストと効果のバランスも検討してください。

同一住所で企業名が類似している場合、登記の際に認められない可能性があります。類似した社名があると、郵便物の誤配送にもつながります。同じバーチャルオフィス内に類似した社名がある場合は、社名もしくはバーチャルオフィスの変更を検討しましょう。

利便性の高いバーチャルオフィスを利用することで、事業を円滑に進められる可能性があります。

具体的には、荷物の受け取り方法が私書箱だったり、作業スペースが用意されていたりすると幅広い用途で利用できます。来客対応や業務に使用したいときは、物理的な利用も可能なオフィスを契約すると便利です。

バーチャルオフィスの基本的なサービスと費用例は、以下の通りです。

住所貸しサービスであれば、一般的に初期費用はかかりません。月額利用料は1,000円程度から数万円まで幅広く、オプションや契約期間によっても異なります。

郵便転送サービスは、バーチャルオフィス宛てに届いた郵便物を受け取り場所にしている住所に転送してくれるサービスです。郵送物が頻繁に発生する事業を行う場合に便利なサービスといえます。

電話転送サービスは、着信した電話を指定した転送先の電話番号に転送するサービスです。各サービスを含んだパック料金（パッケージプラン）を設定しているケースもあります。
業種や事業フェーズによって、どのサービスを利用するのかを判断し、自社にとって最適なプランを活用しましょう。

バーチャルオフィスは、実際にオフィスを借りる必要がないため、家賃や事業所に関わる管理費などのコストを削減できます。

法人登記のための住所が必要なケースや、企業の登記簿住所を都心の一等地にしたいときなどにもバーチャルオフィスは有用です。ただし、物理的なオフィスがないことや同一住所に複数の企業が登記をしていることがある、といったバーチャルオフィスの特性上、会社や事業の実態が不透明になりやすく、信用を得られにくいといったデメリットもあります。

バーチャルオフィスの利用検討の際には、できるかぎり信頼性の高いオフィスを選ぶようにしながら、ビジネスの戦略に合わせてバーチャルオフィスを有効活用しましょう。

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バーチャルオフィスは、サービスを提供している企業の住所を借りて、その住所で法人登記をしたり連絡先を設けたりするサービスです。実際にオフィスの物理的スペースを借りるわけではないため、低コストで利用できるメリットがあります。

詳しくは記事内、「バーチャルオフィスの仕組み」をご覧ください。

バーチャルオフィスは、複数の企業がその住所を登記に使用している、物理的なオフィススペースがないといった特性から、レンタルオフィスなどと比べて信用を得づらい傾向にあります。

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