会社設立の基礎知識

電子定款の作成や認証、どうやる?会社設立の基礎知識

会社設立時には定款が必要となりますが、紙の定款ではなく、PDFで作成した電子定款を用いて設立することも可能です。

電子定款での設立は、収入印紙代(約4万円)が不要になります。今回は、電子定款の作成や認証について紹介します。

電子定款による費用削減はメリット?

電子定款のメリットとして、収入印紙代が削減になるなどの費用面のメリットが多く語られます。

しかし、電子定款を作成するためにはICカードリーダライタや、PDFの編集ができるソフトが必要なことから、これらの用意にかかる費用を考えると定款の作成とそれほど費用が変わらなくなってしまいます。

これらの機器の用意などができる場合は、実際に費用が安くなりますが、それ以外の場合は電子定款の恩恵はそれほど受けられないということは覚えておくとよいかもしれません。

電子定款の作成方法

電子定款の作成方法について紹介していきます。

定款を作成する

まず、電子定款であっても定款の原本を作成する必要があります。定款がなければ、それを電子化することもできないからです。

また、このとき作成した定款を事前に公証役場で確認してもらうと、差し戻しなどのリスクを回避することができます。

定款をPDFファイルに変換する

多くの場合、定款の作成にはWordなどのドキュメント作成ソフトで作ると思いますが、電子定款はPDFで作成する必要があります。電子定款の作成時にPDFに変換する際は、電子署名の挿入機能が付いてあるソフトでなければなりません。

PDFへの変換ができ、電子署名の挿入ができるソフトで代表的なものは、AdobeのAdobe Acrobatです。他にもいくつか適合するソフトがありますが、機能の説明や、電子署名の入れ方が解説されているのでおすすめです。

マイナンバーカードを取得する

上記にもあるとおり、電子定款の作成には電子署名を挿入する必要があります。電子署名を付けるためには、電子証明書の認証が必要で、そのためにはマイナンバーカードの取得が必要になります。

以前は住民基本台帳カードが電子証明書の申請に必要でしたが、住民基本台帳カードはマイナンバー制度の開始に伴い、新規の発行が終了しています。新規に発行する場合はマイナンバーカードの発行が必要となりますので、注意が必要です。

電子証明書の交付の手続きを行う

マイナンバーカードを取得したあと、電子証明書の発行手続きを行います。これによって、電子証明書を利用することができるようになります。

ICカードリーダライタでマイナンバーカードを読み込む

取得した電子証明書は、マイナンバーカードのチップに保管されています。そのため、電子証明書を利用するためには、カードのチップを読み込む必要があります。

読み込みに必要なのがICカードリーダライタという機器で、マイナンバーカードの読み取りができるものとできないものがあります。詳しくは公的個人認証サービスのポータルサイトに記載がありますので、チェックしましょう。

PDF化した定款に電子署名を付ける

電子証明書を利用するには、利用者クライアントソフトのダウンロードが必要です。このクライアントソフトを利用することで、電子署名を定款に付けることができるようになります。

電子定款の認証方法

出来上がった電子定款は、認証されなければ効力を発揮しません。そのため、電子定款の認証が必要となります。

オンラインで申請をする

電子定款の認証をするためには、登記・供託オンライン申請システムというサイトから手続きを行う必要があります。このサイトを利用するためには利用者情報の登録が必要です。まずは登録を済ませましょう。

そして、サイトから申請用ソフトをダウンロードします。このソフトによって電子定款を送信することができます。

提出後、公証役場にて定款を受け取る

提出完了後ですが、直接公証役場へ行き、定款のデータを受け取りに行く必要があります。公証役場に行く際は電話で予約が必要になる点に注意しましょう。

定款の受け取りの際は、以下の持ち物が必要になります。

  • ・USBメモリ
  • ・定款をプリントアウトしたもの
  • ・発起人の印鑑証明書
  • ・電子署名をした発起人以外の委任状
  • ・認証手数料など(約5万円)
  • ・身分証明書
  • ・印鑑

まとめ

電子定款の認証と提出について紹介しました。電子定款は様々な手続きが必要になり煩雑な部分も多いですが、それでも印紙代が節約できるのは大きなメリットといえるでしょう。説明を読んでチャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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