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法人の印鑑証明書の交付申請と手続き時に必要な印鑑カードの取得方法

会社の登記など、法人の各種手続きを行う際に印鑑証明書の提出が求められることがあります。今回は印鑑証明書の取得方法と、その交付手続きをする際に必須となる印鑑カードの取得方法についてご紹介します。印鑑カードを有効的に活用した印鑑証明書の取得方法も最後に紹介していますので、ぜひご参照ください。

法人の印鑑証明書の発行方法と必要な持ち物

登記所(法人登記部門、支局および出張所)で、公印として使用する印鑑の届出を事前に行っている場合は、必要に応じて印鑑証明書を発行してもらうことができます。具体的な申し込み方法と必要な持ち物は以下のとおりです。

法務局の窓口で申し込む方法

窓口で入手できる会社法人用の申請書「印鑑証明書交付申請書」に必要事項を記入し、印鑑カードを添えて申し込み手続きを行います。印鑑証明書の交付請求は、会社の代表者以外でも行うことができますが、印鑑提出者(通常は代表取締役社長など)の役職、氏名および生年月日の記入が必要です。したがって、事前に正確な情報を確認しておかなければなりません。

申請に必要な料金は1通あたり450円です。手数料の総額に相当する金額の収入印紙を購入し、申請書の指定欄に貼り付けて提出します。その際、印紙への割り印は押さないように注意しましょう。なお、法人の所在地に関係なく、全国のどの管轄法務局および地方法務局においても、印鑑証明書の交付請求がおこなえます。特定の地域にある法務局の所在地を探したい場合には、法務局の公式サイトが便利です。

郵送で申し込む方法

法務局の公式サイトから、印鑑証明書交付申請書を印刷して手元に用意します。なお、申請書の様式は、PDFファイルまたはExcelファイルにて用意されており、ダウンロードも可能です。

前述のURLに掲載されている記載例を確認しながら、必要事項を記入しましょう。手数料相当分(1通450円)の収入印紙を指定箇所に貼り付けたら、記載もれがないか最終確認し、自身で用意した法務局宛ての封筒に入れます。さらに、郵便切手を貼り付けた返信用の封筒と印鑑カードを同封し、投函したら発送完了です。

インターネット経由で申し込む方法

オンラインによる印鑑証明書の交付請求にも対応しています。ただし、事前に専用のソフトウェア「申請用総合ソフト」のダウンロードと規定に則った電子証明書の取得が必要です。詳しくは、法務省の公式サイトにある「第5 オンラインによる印鑑証明書の請求」を確認してください。

オンラインで印鑑証明書の発行請求を行った場合は、受け取り方法として郵送か窓口での受領を選択できます。郵送の場合は、手数料が1通410円、窓口での受領の場合は1通390円となり、いずれも直接法務局の窓口や郵送で依頼する場合に比べてお得です。手数料の支払いには、電子納付に対応しているATMのほか、インターネットバンキングやモバイルバンキングが利用できます。

申請書の作成が不要な印鑑証明書の取得方法

法務局の窓口によっては「証明書発行請求機」が設置してあるところがあります。そのような窓口では、申請書の作成をすることなく、印鑑証明書を発行してもらうことができるので、手続きを簡略化したい方にはおすすめです。

印鑑カードを機械に差し込み、印鑑提出者の生年月日などを入力するだけで、印鑑証明書の発行請求が可能となります。同一の証明書であれば、10通まで請求することができ、合計20通までは機械を使って請求することが可能です。なお、それ以上にたくさんの証明書が必要な場合には、「印鑑証明書交付申請書」を作成し、窓口にて提出しなければなりません。

収入印紙による手数料の支払いと、発行請求を行なった印鑑証明書の受け取りについては、法務局の窓口にて行うことになります。なお、「証明書発行請求機」が設置してある最寄りの登記所については、こちらでご確認ください。

印鑑証明書の請求に必要となる「印鑑カード」の取得方法

法人の印鑑証明書を発行してもらうためには、事前に「印鑑カード」の取得が必須となります。印鑑カードの取得申請は無料で、管轄の登記所(法人登記部門、支局および出張所)の窓口にて「印鑑カード交付申請書」を提出することにより行います。なお、申請時には、登記所に登録している印鑑を押印する必要がありますので、必ず持参しましょう。

法務局の窓口へ出向くのが難しい場合には、法人が登記されている登記所に必要書類を郵送することによって、印鑑カードの交付申請を完了することができます。その場合、返信用の封筒と郵便切手を忘れずに同封しましょう。

印鑑カード交付申請書は法務局の公式サイトにてダウンロード可能です。また、具体的な様式への記入方法については、法務局の記載例を参照してください。会社の「称号・名称」や「本店・主たる事務所」の住所などを漏れなく記載するだけでなく、「押印欄」での鮮明な印影も重要となります。さらに、印鑑提出者である代表取締役等以外の代理人が、印鑑カードの交付申請を行う場合には、「委任状」の欄も記入し、登記所に提出済みの印鑑を押印しましょう。

まとめ

法人の印鑑証明書を発行してもらうためには印鑑カードを持つ必要がありますので、会社設立後のできるだけ早い段階で手続きをしておくことをおすすめします。業務のスケジュールなど都合に合わせて郵送やインターネットでの請求方法を活用し、手際よく準備を進めていきましょう。

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