会社設立の基礎知識

本店移転の手続き完全ガイド|失敗しないコツと申請方法を徹底解説

本店移転の手続き完全ガイド|失敗しないコツと申請方法を徹底解説

会社の本店移転は、社員の増加による手狭感の解消や顧客の利便性の向上、環境の変化による気分の一新など、さまざまな効果が見込めます。

しかし、本店の移転には登記を変更しなくてはならず、そのためにはいくつかの手続きと書類の準備が必要となります。

本記事では、株式会社が本店移転する際の変更登記について解説します。手続きや申請の方法をまとめていますので、ぜひ参考にしてください。

目次

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本店の移転とは

「本店の移転」とは、登記簿に記載された会社の本店住所を変更することです。

個人で引っ越した際に住民票の変更を役所に届け出るように、本店を移転した際には登記上の本店所在地を変更する手続きが必要となります。

株式会社が本店移転するまでの流れ

株式会社が本店を移転し登記上の住所変更を行う際、下記の手順で進めます。

株式会社が本店移転するまでの流れ

  1. 株主総会で本店移転の議事録を作成する
  2. 本店移転の場所・日程を決める
  3. 法務局に本店移転登記を提出する
  4. 税務署、年金事務所などに届け出る

1. 株主総会で本店移転の議事録を作成する

本店の移転は、定款の変更が必要なケースと不要なケースの2通りがあります。

定款(ていかん)とは、会社を設立する際に発起人全員の同意によって定められた会社の目的や組織の形態、活動内容などに関する原則が記載されている書類です。

【関連記事】
会社設立に必須の定款とは?認証方法や記載事項について詳しく解説

   

定款の変更が必要なケース

元の所在地が「東京都渋谷区神南2丁目2番1号」のように、町名や番地まで具体的に記載されている場合は、定款の変更が必要となり、株主総会で議決を行います。

定款の変更を議決した株主総会の議事録を作成し、株主総会に参加した株主リストとともに法務局に提出します。

定款の変更が不要なケース

本店の所在地が「東京都渋谷区」などのように、最小行政区画(市町村・東京23区)までしか定款に記載されておらず、かつ同じ最小行政区域内に移転する場合は、定款の変更を行う必要はありません。

上記の場合、法務局には取締役会の議事録(取締役会を設置していない場合は取締役の過半数の一致を証明する書面)を提出します。

2. 本店移転の場所・日程を決める

本店の移転先や日時は、取締役会で決議します。取締役会を設置していない場合は、取締役の過半数が本店の移転先や移転日時に賛同したという書面が必要です。

取締役会を設置していない会社では、本店移転の定款変更を決議する際に、あわせて移転先や日時を決めることができます。

3. 法務局に本店移転登記を提出する

本店移転の場所・日程が決まったら、法務局へ本店移転登記を提出します。

本店の移転先が旧住所と同じ管轄の法務局か否かで手順が異なるので、事前に法務局の法務ページで管轄地域を確認してから手続きを行うようにしましょう。


出典:法務局 「管轄のご案内」

4. 税務署・年金事務所などに届け出る

本店登記をしたら以下の公的機関にも届出が必要です。必要な書類や手続きの方法などは後述(本店移転登記のほかに必要な6つの届出)します。

本店移転登記をした場合に届出が必要な公的機関

  • 税務署
  • 年金事務所
  • 労働基準監督署
  • ハローワーク
  • 都道府県税事務所
  • 市区町村役場(市区町村により届出が不要の場合もあるので要確認)

本店移転するときの手続き・費用

本店移転登記は、同じ法務局の管轄内に移転するのか、管轄外に移転するのかで費用・提出書類・申請場所が異なります。

本店移転先同じ法務局の管轄内異なる法務局の管轄
本店移転にかかる費用
(登録免許税)
3万円旧所在地の管轄法務局:3万円
移転先の管轄法務局:3万円
合計:6万円
本店移転に必要な書類・本店移転登記申請書
・株主総会議事録
・取締役会議事録
・本店移転登記申請書
・株主総会議事録
・取締役会議事録
・本店移転登記申請書(新所在地分)
・印鑑届書
申請場所・旧所在地の管轄法務局・旧所在の管轄法務局
・移転先の法務局への申請は不要

それぞれの違いについて詳しく解説します。

同じ法務局の管轄内に本店移転する場合の手続き

同じ管轄区域内に移転をするときの本店移転登記は、移転登記申請書を1通作成し、本店移転の日(実際に新しい所在地に移転した日)から2週間以内に、旧所在地の管轄法務局に申請しなければなりません。

ただし、実際に本店を移転した後に、株主総会で定款変更の決議があった場合は、株主総会の日を本店移転の日とします。

また、定款変更を伴わない本店移転で、実際に移転した後に取締役会の承認決議があったときは、その決議の日が本店移転の日となります。


出典:法務局「商業・法人登記の申請書様式」

本店移転にかかる費用

旧所在地の管轄法務局と移転先の管轄法務局が同一である場合は、登録免許税が3万円発生します。

本店移転に必要な書類

同じ法務局の管轄内に本社移転する際、必要な書類は以下の4つです。すべて法務局のホームページからダウンロード可能です。

書類概要
本店移転登記申請書具体的な移転先を記載する書類
株主総会議事録本店移転が株主総会で議決された記録
株主総会出席者リスト株主総会に出席した株主のリスト
取締役会議事録取締役会における決議事項を記載した書類

出典:法務局「商業・法人登記の申請書様式」

異なる法務局の管轄に本店移転する場合の手続き

移転前と移転先の法務局の管轄が異なる場合、移転前の管轄法務局には転出の登記申請を、移転先の管轄法務局には転入の登記申請を行います。

移転前の管轄法務局と移転先の管轄法務局、それぞれに申請すべき内容を下表にまとめました。

申請先申請内容
移転前の管轄法務局会社の本店を移転する登記申請
移転先の管轄法務局・設立の登記と同様の事項
・現に効力のある事項

なお、申請自体は転出も転入もあわせて移転前の管轄法務局で行うことができます。移転先の管轄法務局に移転前の管轄法務局から申請書類が送られるため、自動的に受理される仕組みになっています。

本店移転登記にかかる費用

旧所在地の管轄法務局と移転先の管轄法務局が異なる場合は、それぞれの法務局で登録免許税が3万円ずつ発生するので、合計6万円かかります。

本店移転に必要な書類一覧

旧所在地と異なる法務局の管轄に本店移転する際、必要な書類は以下の5つです。すべて法務局のホームページからダウンロード可能です。

書類概要
本店移転登記申請書
(旧所在地管轄法務局提出分)
具体的な移転先を記載する書類
株主総会議事録本店移転のが株主総会で議決された記録
※株主総会に出席した株主のリストも提出が必要
取締役会議事録取締役会における決議事項を記載した書類
本店移転登記申請書
(移転先管轄法務局提出分)
・具体的な移転先を記載する書類
・書式、内容は旧所在地管轄法務局に提出するものと同じ
印鑑届書移転先管轄法務局に会社実印登録の必要があるため

出典:法務局「商業・法人登記の申請書様式」

申請場所

移転先の管轄法務局への登記申請書類は、旧所在地の管轄法務局に提出します。旧所在地の管轄法務局に移転登記を行うと同時に提出しましょう。


出典:法務局「商業・法人登記の申請書様式」

本店移転登記の申請方法

本店移転登記には下記の3つの方法があります。

本店移転登記の申請方法

  1. オンラインで手続きする
  2. 法務局の窓口で提出する
  3. 法務局に郵送する

それぞれのメリットや申請時の注意点について解説していきます。

1. オンラインで申請する

オンラインで本店移転登記すると、以下のようなメリットがあります。

  • 法務局の窓口まで出向かなくて済む
  • 税の納付を収入印紙購入ではなくネットバンキングで行える

ただし、申請ソフトのインストールや使い方を習得したり、電子署名の利用登録をしたりする必要があるため、一定の手間がかかります。

申請ソフトは一度インストールしておけば、移転以外のさまざまな登記の際にも利用できますので、利用頻度が高い場合はオンライン申請に慣れておくと便利です。

移転登記をオンラインで申請する場合は、以下の手順で行います。

  1. 登記・供託オンライン申請システムに利用者登録し、パソコンに申請用総合ソフトをインストールする
  2. 申請用総合ソフトのフォーマットに必要事項を入力し、申請書を作成する
    旧所在地と移転先の管轄法務局が異なる場合は、双方の法務局に提出するように設定する
  3. 申請書類へ電子署名を付与する
    電子署名:紙の書類の場合の印鑑にあたるもの
  4. 申請書の情報を送信する
    旧所在地と移転先の管轄法務局が異なる場合は双方に送信するよう設定する
  5. 登録免許税を納付する
    税額は同一管轄内の移転の場合は3万円、異なる管轄間の移転の場合は6万円

出典:法務局 「株式会社の本店移転の登記をしたい方(オンライン申請)」

2. 法務局の窓口で提出する

上述した必要書類と、登録免許税の金額分の収入印紙を用意して、旧所在地の管轄法務局の窓口に直接提出します。

直接窓口で申請するには、交通費や社内の担当者の工数がかかりますが、窓口で疑問に答えてもらえたり、不備を指摘してくれたりするメリットもあります。

3. 法務局に郵送する

本店移転登記は郵便でも信書便でも申請が可能です。普通郵便でも問題ありませんが、法務局ではできる限り到達の確認が可能な書留で送ることを推奨しています。

なお、郵送の際、封書の表面には「登記申請書在中」と明記して投函しましょう。

郵送での申請は、直接窓口に出向く必要がないというメリットがある半面、投函してから法務局が受け取るまでに時間がかかるというデメリットもあります。


出典:法務省 「商業・法人登記の郵送申請について」

本店移転の申請で気をつけたい4つのポイント

登記申請書に不備があると差し戻しとなり、再度申請し直さなければなりません。また、本店移転登記の期日を超過すると過料の対象となる可能性があります。

ここでは、本店移転の登記申請で気をつけたいポイントを4つ紹介します。

1. 本店移転の変更登記は2週間以内に提出する

本店移転後2週間以内に登記を移転先住所に変更しないと、登記懈怠とみなされ100万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

取締役会で移転の日時が正式に決まったら、「いつまでに登記申請しなければならないか」を逆算してスケジュールを立てるようにしましょう。


出典:GVA法人登記「会社の登記懈怠とは?用語の意味から過料について解説します」

2. 株主総会で定款を変更しなければならないケースがある

上述したように、定款で元々の所在地を番地まで具体的に記載していて本店移転をした場合は、定款の変更が必要です。この場合、株主総会で定款の変更を決議しなければなりません。

【関連記事】
株式会社の定款を変更する時に必要な手続きとは?

3. 商号を変更しなければならないケースがある

「商号」とは会社名のことを指します。移転先の住所に同じ商号の会社が入居していた場合、同じ商号を使うことはできないため、商号を変える必要があります。

まったく同じ商号でなければ登記自体は可能です。ただし、似ている商号の会社とトラブルになったり、顧客が間違えたりする可能性があるので、事前に調査の上まぎらわしいものは避けるようにしましょう。

【関連記事】
会社名を決めるときのルール・ポイントとは?26社の実例から学ぶネーミングアイデア集

4. 法務局の管轄が異なる場所への移転の場合は印鑑カードを再発行する

印鑑カードとは、国に届け出た法人の実印(代表印)の正当な所持者であることを証明するカードです。本店所在地の管轄法務局が発行するもので、法人の印鑑証明書を発行してもらう際に必要です。

本店移転によって管轄の法務局が変わる場合は、移転先の管轄の法務局で新しい印鑑カードを再発行(手数料不要)してもらいましょう。

再発行後は旧所在地の印鑑カードは使用できなくなるので、法務局へ返還します。

【関連記事】
法人の印鑑証明書発行に必要な印鑑カードとは?

不安な人は専門家へ相談・依頼を検討しましょう

上述したように間違った申請をすると差し戻しになってしまい、申請が遅れると登記懈怠とみなされ100万円以下の罰金を科せられる可能性があります。

初めての本店移転登記で不安な人は法務局に相談したり、司法書士に登記申請を代行してもらったりすることも検討しましょう。

1. 法務局に相談する

法務局ではさまざまな方法で疑問に答えるサービスを実施しています。たとえば東京法務局では、対面・電話・Webの3つの方法で、担当者が登記に関する質問に回答してくれます。いずれも前日までに予約が必要です。

Webで問い合わせをする場合は、事前にスマホやパソコンに通信専用アプリをインストールしておきましょう。


出典:東京法務局「登記手続きのご案内」

2. 司法書士に依頼する

司法書士に書類の作成から申請まですべてを任せる方法もあります。ただし、3万~5万円程度の費用がかかります。担当者の手間とコストを比較して判断しましょう。

また、特に個人経営の司法書士の場合はスキルに差があり、かえって手間や時間がかかってしまうケースもあります。司法書士の実績や経験を事前に調べ、信頼できるかどうかの確認が必要です。

本店移転登記のほかに必要な6つの届出

本店移転後は、法務局のみならず徴税や福利厚生の観点から6ヶ所の公的機関に届け出る必要があります。ここでは届け出が必要な公的機関と、それぞれに必要な書類を紹介します。

1. 税務署

会社には法人税がかかるとともに、社員の所得税も発生します。この2つをどの税務署が徴収するかを確定させるために、下記の2種類の書類を提出します。

(1) に関しては移転後速やかに、(2) に関しては移転後1ヶ月以内に、移転前の管轄税務署に提出することが定められています。

2. 年金事務所

本店移転後には、社会保険に関わる「健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届」の提出が必要です。提出期限は移転から5日以内です。

登記事項証明書を添付して、移転前の管轄年金事務所に提出します。


出典:日本年金機構「適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄内の場合)の手続き」
出典:日本年金機構「適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄外の場合)の手続き」

3. 労働基準監督署

労働者を雇用している場合、会社は労働保険に加入しなければなりません。移転後10日以内に移転先の管轄にある労働基準監督署に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出する必要があります。

フォーマットや添付書類は移転後の労働基準管轄署で確認ができます。

4. ハローワーク

労働者を雇用して労働保険に加入している場合は、労働基準監督署に加えハローワークにも届け出ます。

雇用保険事業主事業所各種変更届」を移転から10日以内に、移転後の管轄にあるハローワークに提出します。その際、登記事項証明書の添付が必要です。

5.都道府県税事務所

会社には地方税である法人住民税や法人事業税の納税が義務付けられています。本店移転登記をしたら都道府県民税事務所にも届出が必要です。

なお、自治体によって「異動届出書」または「法人異動事項申告書」など提出書類の名称が異なる場合があるのでご注意ください。

ほかの都道府県に移転する場合は、旧所在地と移転先双方の税事務所に提出しますが、同一の都道府県内での移転は、移転先の都道府県税事務所のみの提出でかまいません。いずれも、登記事項証明書や定款の添付が必要です。

手続き方法は各都道府県によって異なるので、提出先の都道府県税事務所に確認するようにしましょう。

6.市区町村

市町村役場には主に以下の書類の提出が必要です。

  1. 異動届出書、法人・事務所等異動届など(法人住民税関連)
    ・ほかの市町村に移転する場合は、移転前・移転後両方の役所に提出
    (東京23区は届出不要)
    ・登記事項証明書、定款を添付
  2. 特別徴収義務者所在地等変更届出書(個人住民税関連)
    ・役員や従業員の住民税の特別徴収を行っている場合に必要

どちらも移転後速やかに提出しましょう。手続き方法は各市区町村によって異なるので、提出先の市町村役場に確認するようにしましょう。

まとめ

本店の移転登記に関しては、多くの書類や手続きが必要です。司法書士に依頼することも1つの手段ですが、自分で登記申請を行うよりもコストがかかってしまいます。

ひとつ一つの書類の作成や手続きは決して難しいものではありませんので、抜けや漏れがないよう確認しながら準備していけば滞りなく進められる業務です。

法務局へ相談することもできるので、コストをかけずに手続きをしたい人はぜひ自分で準備・申請を進めてみましょう。

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<freee登記で作成できる変更登記書類の例>※本店移転 管轄外の場合

  • ・取締役決定書(株主総会の招集等に関するもの)
  • ・取締役決定書(本店所在地の決定に関するもの)
  • ・株主総会議事録
  • ・株主総会省略の提案書
  • ・株主総会省略の同意書
  • ・株主リスト
  • ・登記申請書(旧管轄宛)
  • ・登記申請書(新管轄宛)
  • ・印鑑届書
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よくある質問

移転登記を出さないとどうなる?

本社移転より2週間以内に移転登記しないと「登記懈怠」という状態とみなされ、100万円以下の罰金が代表者個人に対して科されます。

取締役会で移転の日時が正式に決まったら、「いつまでに登記申請しなければならないか」を逆算してスケジュールを立てるようにしましょう。

本店移転登記にかかる金額はいくら?

登録免許税として、同一管轄内の移転の場合は3万円、異なる管轄間の移転の場合は6万円の納付が必要となります。

本店移転登記はどこに提出すればいい?

管轄内移転、管轄外移転ともに提出先は、旧所在地の管轄法務局です。ただし、管轄内移転の場合と管轄外移転の場合は提出すべき書類に違いがありますのでご注意ください。

詳しくは記事内「本店移転するときの手続き・費用」をご覧ください。

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