会社設立の基礎知識

株主名簿はどんなときに必要?名簿の記載事項と作成方法を紹介します

株主名簿とは、その名称の通り、各株主に関する基本情報を記載した帳簿です。株主名簿はどのようなときに作成すべきものなのか、また具体的な記載事項は何か、まとめてご紹介していきます。各記載事項の注意点についても合わせて案内していますので、ご参照ください。

株主名簿の作成が必要となるとき

株主名簿は、株主の人数や株券発行の有無に関わらず、会社法に基づき、全ての株式会社が設立時に作成しなければならない書類です。株式の相続や譲渡などがあった場合には、株主名簿の記載情報も適宜更新しなければなりません。もし、株主名簿の整備がなされていない場合には、会社法第976条に基づき、100万円以下の「過料」が科される可能性もあるため注意が必要です。

株主名簿は会社設立後2カ月以内に「法人設立届出書」を税務署に提出する場合や、株式会社等の登記申請をする場合に必要となります。なお、会社の登記申請をする際に、株主名簿(正確には「株主リスト」)が提出不要となるケースもあります。

株主名簿の法定様式はないため、事項が記入されていれば、独自のフォーマットで作成することができます。

株主名簿に記載すべき事項と名簿の管理方法

株主名簿への記載事項

株主名簿を作成する際には、会社法第121条に基づき、基本的に以下の3つの項目を記載する必要があります。なお、各項目の具体的な記載方法については、次章で解説していきます。

  1. 1.株主の氏名・名称および住所
  2. 2.各株主が所有する株式数と株式の種類
  3. 3.各株主が株式を取得した日付


さらに、株券を発行している株式会社は、前述の会社法第121条に基づき、各株主が所有する「株券の番号」についても合わせて記載しなければなりません。ちなみに、株券の電子化により、会社法では、株券(実物)を発行しない株券不発行会社が原則となっています。したがって、「株券の番号」の項目については、会社法第214条に基づいて、定款に株券を発行する旨の記載があり、実際に株券を発行している会社のみが対象です。

上記以外にも、株式に質権を設定した人から請求があった場合には、会社法第148条に基づき、株主名簿に質権者の氏名や住所、質権の目的である株式について記載します。

株主名簿の管理方法

会社法125条に基づき、必要事項が全て記載された株主名簿は、会社の本店に保管しなければなりません。なお、株主名簿の管理人を別途定めている場合には、その管理人および管理会社の営業所に保管することも可能です。株主または債権者から、正当な理由に基づく株主名簿の閲覧やコピーの請求があった場合には、株式会社は対応する義務があります。

株主名簿の主な記載事項を個別に解説

株主名簿の記載事項のうち、一般的な4つの項目について、具体的な書き方をご紹介していきましょう。なお、株式名簿の様式には、「株主の氏名・名称」「住所」「株券番号」「株式の種類」「株式数」「取得年月日」「備考」といったように、細かく項目欄を設けると便利です。

・株主の氏名・名称および住所の書き方

株主が個人の場合には氏名と住所を正確に記載します。なお、株主となる資格は個人だけでなく法人にも与えられているので、株主が法人である場合には、法人の名称と本社等所在地が記載すべき事項に該当します。株主となる法人の具体例としては、一般会社のほか、ベンチャーキャピタルなどの投資会社(ファンド)が挙げられます。

各株主が所有する株式数と株式の種類の書き方

株主の氏名ごとに所有する株式数を記載する際、普通株式の場合には、その旨を記載した上で所有株式数を記載します。実際の記載例としては、「普通株式50株」となります。

一方、普通株式を含む2種類以上の株式(種類株式)を発行している会社は、その種類別に株式数を記載しなければなりません。「種類株式」の代表例としては、普通株よりも優先的に配当が受けられる「優先株」や、配当などが制限されている「劣後株」が挙げられます。実際の記載例としては、「○種優先株式」などです。なお、「○」の部分には、会社が独自に定めた「甲乙丙」や「第1種」などの数字、アルファベット等が入ります。

各株主が株式を取得した日付の書き方

株式の取得年月日については、株主によって相応の代金の払い込みが完了した日とするのが一般的です。

株券発行会社のみ対象となる「株券番号」の書き方

株主ごとに設けられた株券の番号欄には、該当の株券番号を正確に記載します。なお、株券不発行会社の場合には備考欄を設け、「株券不発行」と記載します。

まとめ

株式会社を設立する際には、株主が数名の会社役員のみという場合であっても、株主名簿を整備しておく必要があります。上記の記載事項を参考として、使い勝手がよい様式をインターネットなどから入手し、速やかに作成を開始しましょう。

会社設立 freee

会社設立freeeなら、会社設立に必要な書類が無料で作成できます。

バックオフィス基礎知識