会社設立の基礎知識

【電子定款】紙で作成するよりも安くできるのか?

最終更新日:2021/09/14

監修 永田 智哉 行政書士

【電子定款】紙で作成するよりも安くできるのか?

定款を紙で作成する場合は収入印紙代が必要になりますが、PDF化する電子定款であれば収入印紙代が不要となり、会社設立時にかかるコストを削減できます。

しかし、電子定款を作成する際には専用の機材などが必要になります。

この記事では、電子定款の作成に必要なものや作成方法、コストカットできるケースについて詳しく解説します。

電子定款について動画で知りたい方はこちら

目次

電子定款(でんしていかん)とは

定款とは、会社設立時に発起人全員の同意のもとで定める企業の根本原則が記載された書類で「会社の憲法」とも呼ばれています。

この定款を電子ファイル形式(PDF)で作成したものが電子定款です。従来の紙定款では収入印紙代に約40,000円が必要になるのに対し、電子定款では収入印紙が不要となり会社設立にかかる費用を削減できるメリットがあります。

しかし、電子定款を作成するために必要な機器やソフトがあるため、いちからすべてを揃えると収入印紙代と同等の費用がかかってしまいます。

電子定款作成に必要なもの

電子定款を作成するために必要なものは以下の4点です。

  • 電子証明書付きのマイナンバーカード
  • 電子署名ソフト
  • ICカードリーダライタ
  • 電子署名プラグインソフト

電子証明書付きのマイナンバーカード

マイナンバーカードは、事前に郵送されるマイナンバーが書かれた紙(通知カード)ではなく、プラスチック製のICカードで、郵便やパソコン・スマートフォンから交付申請が可能です。

マイナンバーカードの申し込みから発行までは時間がかかる可能性があるため、電子定款の申請を考えている場合は早めに申請を済ませておきましょう。

参考:マイナンバーカード総合サイト

電子署名ソフト

作成した定款をPDFに変換して「電子署名」を挿入するためには、対応するソフトが必要になります。代表的なソフトとして「Adobe Acrobat」がおすすめです。

電子署名とは「その電子文書が正式なものであり、かつ改ざんされていないことを証明するもの」で、紙の文書における押印やサインと同等の役割を果たすものです。

ICカードリーダライタ

マイナンバーカードを読み込むためには、ICカードリーダライタが必要になります。購入の際は、マイナンバーカードに対応しているICカードリーダライタかどうかきちんと確認しましょう。

参考:地方公共団体情報システム機構「マイナンバーに対応したICカードリーダライタの一覧表

電子署名プラグインソフト

PDF化した定款に電子署名を付与するためのソフトウェアです。上述のAdobe Acrobatを利用していた場合は、登記・供託オンライン申請システムが提供するPDF署名プラグインソフトを使ってPDFに電子署名を付与することができます。

参考:登記・供託オンライン申請システム「PDF署名プラグインについて

電子定款の作成方法

1. 定款を作る

紙定款と同じプロセスで作成します。

定款は事業目的や商号など、かならず記載しなければいけない「絶対的記載事項」と、取締役会の設置や公告の方法など、定款に記載することで効力を発揮する「相対的記載事項」、また、それらに該当せず、違法性がない事柄の「任意的記載事項」に分けられています。

定款には会社法によって一定の基準が設けられており、法に準じていないものは無効となってしまいます。作成したら事前に公証役場で内容に問題ないかチェックしてもらいましょう。事前にメールやFAXなどでデータを送ると内容を確認してもらえます。

定款の記載内容や認証についてはこちら

2. 定款を電子化する

公証役場で定款の中身を確認してもらったあと、PDF変換ソフトを使って電子化します。

3. ICカードリーダライタで電子証明書を読み込む

PDF化した定款に電子署名をつけるための電子証明書はマイナンバーカードのICチップの中に保管されているため、ICカードリーダライタを使用して電子証明書を読み込みます。

4. PDF署名プラグインソフトを使って電子署名を付与する

ICカードリーダライタで電子証明書を読み込んだら、署名プラグインソフトを使って電子定款のPDFデータに挿入します。これで電子定款の完成です。


定款を簡単に作成するならfreee会社設立

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電子定款の認証方法(株式会社のみ)

上記の手順で電子定款を作成が完了しても、認証されなければ効力を発揮しません。認証手続きを行うことで「定款が正しい手続きに従って作成されたことを公的機関が証明された」ということになります。電子定款を作成したらすぐに認証手続きもおこないましょう。

なお、定款認証が必要になる会社形態は株式会社のみであり、合同会社などでは必要ありません。

1. 定款認証申請者の情報を登録

まず、登記・供託オンライン申請システムの登録が必要になります。申請者の情報を入力しましょう。

登記ネット

登記・供託オンライン申請システム(このURLからすすめられます。利用規約を読んで同意して、入力を始めます。)

2. 申請用総合ソフトをダウンロード

まず、登記・供託オンライン申請システムの登録が必要になります。申請者の情報を入力しましょう。

申請者の情報を登録したら、ダウンロード画面に移動して申請用総合ソフトをダウンロードしましょう。


登記ネットページ 申請用総合ソフトボタンの位置

引用:登記・供託オンライン申請システム「ダウンロード(ソフトウェア)(操作手引書)

ダウンロードしたらインストールします。

3. 申請用総合ソフトをダウンロード

インストールした申請用総合ソフトを使って電子定款を送信します。送信先は、本店とする場所の管轄の公証役場です。

参考:公証役場一覧

電子定款を送信したら公証役場に電話をしておくと、手続きもスムーズで認証後も連絡をもらえます。認証完了の電話がきたら公証役場に行って定款を受け取りにいきましょう。

4. 定款を公証役場で受け取る

電子定款の認証が完了したら直接公証役場へ行き、定款のデータを受け取りに行く必要があります。公証役場に行く際は電話での予約が必要となります。以下が必要となるので持っていきましょう。電話予約の際に持ち物も確認しておくと安心です。

  • USBメモリ等の記録媒体
  • 電子定款をプリントアウトしたもの×2通
  • 発起人(出資者)全員の印鑑証明書
  • 電子署名をした発起人以外の委任状(発起人が複数いる場合)
  • 認証手数料(50,000円)
  • 定款の謄本代(約2,000〜3,000円)
  • 身分証明書
  • 印鑑

電子署名をした発起人以外の委任状は公証役場のホームページでフォーマットを入手できます。

参考:渋谷公証役場「委任状サンプル集

電子定款の方が安く作れるのは本当?

紙で定款を作成すると、収入印紙代として約40,000円がかかりますが、電子定款ではこの費用が不要になります。

電子定款の方が安く作れるように思えますが、上述したとおり電子定款を作成するには専用のソフトや機器が必要になります。電子定款を作成するために必要なものを全て購入すると、印紙代と同じ程度の費用がかかります。また、申請ソフトも初めての方には少し難しいため、申請に手間もかかってしまいます。

freee会社設立を利用すれば、ICカードリーダの用意や自身で手続きをすることなく、電子定款の作成が可能です。また、定款の電子認証を行政書士の方に依頼することができます。代行手数料に5,000円のみで、印紙代や機材購入費なども発生しないため、約35,000円もの節約になります。

freee会社設立では、ほかにも会社設立に必要な書類を無料で作成することができます。登録も無料なので、設立コストや手間を削減したい方におすすめです。

定款作成の費用・手間を削減する方法

会社設立時には、費用・手続きが多く発生します。会社設立にかかる費用・手間は、freee会社設立を使うことで大幅に圧縮できます。

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数項目を入力するだけで書類が作成できる

会社設立手続きには定款のほかにも数多くの書類が必要です。

freee会社設立では、社名や資本金などの数項目を入力することで、定款やその他必要な書類が自動で作成できます。株式会社・合同会社どちらにも対応しています。

freee会社設立で出力できる書類の一部を紹介します。

その他、出力可能な書類はこちらのリンクをご確認ください。

ガイドに沿って手続きすれば設立完了

会社設立の際には、公証役場や法務局、年金事務所など様々な場所で手続きをする必要があります。必要書類と提出先などを調べるだけでも非常に時間がかかります。

freee会社設立では、書類の受取・提出場所もご案内します。どの書類をどこに提出すればよいのか何度も調べる手間はなくなります。

会社設立freee ガイド画面

法人化後の準備もサポート

書類作成・提出以外にも負担になる準備・手続きは多くあります。

例えば、以下のような準備が必要になってきます。

  • 会社運営に必要な印鑑のセット
  • 法人用の銀行口座
  • 法人用のクレジッドカード
  • 決算や日々の経理業務に必要な会計ソフト

freee会社設立では、上記の準備も行うことができます。

起業・会社設立の準備をお考えの方は、freee会社設立を是非お試しください。

監修 永田 智哉 行政書士

個人で事務所を開業し、事業者様向けには法人の設立や補助金に関するサービスを、個人のお客様には遺言や相続関連のサービスを提供させて頂いております。また、法人/個人事業者を問わず、『SDGs』の経営への戦略的導入に関するコンサルティング業務も行っております。

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