会社設立の基礎知識

電子定款は安く作れる?電子定款の作成から認証までの流れ

最終更新日:2021/04/26

監修 司法書士事務所TOTAL

会社を設立する際の手続きのひとつに、定款(ていかん)の作成があります。

定款とは、会社を経営・運営していくときの基本的な決まりのことで、「会社の憲法」ともよばれ、会社設立時には必ず作成しなければいけません。定款の作成方法には、「紙で作成する方法」と「PDF化する方法(電子定款)」の2種類があります。

本記事では、電子定款の作成から認証方法までを詳しく紹介します。

電子定款は安く作れる?電子定款の作成から認証までの流れ

目次

電子定款とは

まず、定款とは会社の経営・運営などの目的や、基本的な決まりを記したものです。定款に記入されている内容は、会社の基本的な情報や規則になり、会社設立の際に必要な書類です。

定款は紙で提出するものとされていましたが、近年ではPDF化してデータで定款を提出することもでき、これを「電子定款(でんしていかん)」とよびます。

また、会社設立時に作成した定款は、紙・電子でも「原始定款(げんしていかん)」といいます。

電子定款を作成するときに必要なもの

電子定款は、作成した定款をPDF化したデータのみで認証されるものではなく、誰が作成したのかを証明する電子証明等が必要になります。

電子定款作成時に以下のものを準備しておきましょう。

電子証明書付きのマイナンバーカード

以前は住民基本台帳カードが必要でしたが、マイナンバー制度の開始(2016年〜)により住民基本台帳カードが廃止されたため、現在の手続きではマイナンバーカードが必要です。

マイナンバーカードとは、郵送されてきたマイナンバーが書かれた紙(通知カード)ではなく、プラスチック製のICカードとなります。

マイナンバーカードの交付申請に関しては、郵便やパソコン、スマートフォンによる申請が可能です。マイナンバーカードの発行に関しては申込みから時間がかかる可能性があります。もし、電子定款の申請を考えている場合はマイナンバーカードの申請を早めに済ませておきましょう。

参考:マイナンバーカード総合サイト

マイナンバーカードには「電子証明書」が標準で搭載されていますが、利用するには手続きが必要になります。住民票を登録した役所で手続きが行えます。

Adobe Acrobat

Wordなど作成した定款をPDFに変換でき、「電子署名」を挿入できる機能があるソフトが必要になります。その代表的なソフトが「Adobe Acrobat」です。

ICカードリーダライタ

マイナンバーカードを読み込むためにICカードリーダライタが必要になります。購入の際は、マイナンバーカードに対応しているICカードリーダライタかどうかきちんと確認しましょう。費用は大体2,000〜6,000円程度です。

電子署名プラグインソフト

PDF化した定款に電子署名を付与するためのソフトです。法務省のホームページから無料でダウンロードができます

参考:登記・供託オンライン申請システム「PDF署名プラグインについて

電子定款の方が安く作れるって本当?

紙で定款を作成すると、収入印紙代として約40,000円がかかります。しかし、電子定款で作成すると、この費用が不要になります。

ただし、上述で説明したとおり電子定款を作成するには専用のソフトが必要になります。電子定款を作成するために一から必要な機器・ソフトを購入すると結果的に印紙代よりも高くなる場合もあります。元々もっている人以外はあまりメリットを感じられないかもしれません。

会社設立freeeを利用すれば、ICカードリーダの用意や手続きをすることなく、電子定款の作成が可能です。また、定款の電子認証を行政書士の方に依頼することができます。代行手数料が5,000円かかりますが、印紙代がかからない分、35,000円の節約になります。会社設立freee自体も無料でお使いいただけます。

電子定款の作成方法

ここからは実際に電子定款ができるまでのフローを紹介します。

1.定款を作る

紙と同じプロセスで定款を作成します。

定款は事業目的や商号など、かならず記載しなければいけない「絶対的記載事項」と、取締役会の設置や公告の方法など、定款に記載することで効力を発揮する「相対的記載事項」、また、それらに該当せず、違法性がない事柄の「任意的記載事項」に分けられています。

定款は会社法によって一定の基準が設けられており、法に準じていない定款は無効となってしまいます。作成したら事前に公証役場で内容に問題ないかチェックしてもらいましょう。FAXなどでデータを送れば内容を確認してもらえます。

定款の記載内容について詳しく知りたい方は「会社設立に必要な定款(ていかん)とは? 概要や必須記載内容を解説」を参考にしてください。

2.定款を電子化する

公証役場で定款の中身を確認してもらったら、PDF変換ソフトを使って電子化します。

3.ICカードリーダライタで電子証明書を読み込む

PDF化した定款に電子署名を付けるには電子証明書が必要になるため、ICカードリーダライタで読み込みます。

4.PDF署名プラグインソフトを使って電子署名を付与する

株式会社の場合は、出来上がった電子定款を、認証する必要があります。(合同会社の場合は認証の必要はありません。)

出来上がった電子定款は、認証されなければ効力を発揮しません。そのため、電子定款の認証が必要となります。

まず、登記・供託オンライン申請システムへの登録が必要になります。登録後、申請用ソフトをダウンロードして、そこから電子定款を送信できます。

5.株式会社設立の場合は公証役場に認証手続きへ

定款の受け取りの際は、以下の持ち物が必要になります。(公証役場によっては必要となる書類が異なる場合があります。事前に確認することをお勧めします。)

以下は、定款の受け取りの際に必要となる持ち物の一例です。

  • USBメモリ
  • 定款をプリントアウトしたもの
  • 発起人の印鑑証明書
  • 電子署名をした発起人以外の委任状
  • 認証手数料など(約50,000円)
  • 身分証明書
  • 印鑑

公証役場に行く際は予約が必要なので、忘れずに電話しましょう。

監修 司法書士事務所TOTAL

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その他、出力可能な書類はこちらのリンクをご確認ください。

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法人化後の準備もサポート

書類作成・提出以外にも負担になる準備・手続きは多くあります。

例えば、以下のような準備が必要になってきます。

  • 会社運営に必要な印鑑のセット
  • 法人用の銀行口座
  • 法人用のクレジッドカード
  • 決算や日々の経理業務に必要な会計ソフト

これらの準備も会社設立freeeから可能です。

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