会社設立の基礎知識

法人・会社メールアドレスの作成方法とは?用途別の作り方も紹介

監修 粟生 将之(あお まさゆき)

法人・会社メールアドレスの作成方法とは?用途別の作り方も紹介

会社の立ち上げにあたっては、早期に「法人・会社メールアドレス」を作ることをおすすめします。会社メールアドレスは、社外からの信頼獲得につながるためです。

会社メールアドレスの作成には「独自ドメイン」や「メールサーバー」の事前準備も必要です。

本記事では、会社メールアドレスの一般的な作成手順やメールアドレスの具体例な決め方などを解説します。

目次

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法人・会社用メールアドレスを作るべき理由

法人・会社用メールアドレスとは、ビジネスで使用する独自のドメイン(会社名など)を含んだメールアドレスのことです。取引先との連絡や営業など、幅広い場面で窓口として使用されます。

会社メールアドレスには、独自ドメイン以外に無料のフリーメールアドレスを使うことも可能です。しかし、フリーメールアドレスは登録時に身元照会などを行う必要もないため、偽名でも登録できるなど、会社の実態に対して疑いを持たれる可能性があります。

そのため、登録時に会社の存在確認などが行われる独自ドメインを取得したメールアドレスを使用することで、一定の信頼性を示すことができます。

特に、立ち上げたばかりで実績がない会社にとっては、会社メールアドレスが信頼性を判断するポイントのひとつです。

法人・会社用メールアドレスは今後ずっと使い続けるものであるため、会社を立ち上げたらできるだけ早期に、独自ドメインでの法人・会社用メールアドレスを準備することをおすすめします。

法人・会社用メールアドレスを独自ドメインで取得する際の注意点

法人・会社用メールアドレスの独自ドメインでの取得にあたっては、取得時だけでなく取得後のコストやセキュリティ対策なども含めて考える必要があります。

法人・会社メールアドレスを運用するには注意を払うべき点もあるため、事前に知っておくべきことを紹介します。

維持コストが発生する

独自メールアドレスを利用するには、初期コストだけでなく維持コストも必要です。独自ドメインでのメールアドレス取得に関するコスト(レンタルサーバーの場合)は、以下の4つです。

主なコスト費用目安
初期コスト独自ドメインの取得費用1,000円~1万円程度
メールサーバーの契約費用無料~数万円程度
維持コスト独自ドメインの更新費用数百円~数千円程度/年
メールサーバーの月額(年額)費用500円~1万円程度/月

独自ドメインの契約は一度交わせば永久に続くわけではなく、都度更新していく必要があります。更新料として、年単位で数百円~数千円程度を支払わなくてはいけません。

また、独自ドメインのメールアドレスを利用するには、メールサーバーの契約も必要です。メールサーバーの契約後は、月額(年額)料金として毎月500円~1万円程度の料金を支払う必要があります。

なお、月額(年額)料金はサーバー容量やメールアドレス数などによって変わるため、自社に適したものを選びましょう。

ただし、ウェブサイトを作成している会社の場合、ウェブサイトと同時にすでにサーバー契約を行っているケースもあります。

独自ドメインでメールアドレスを利用すると維持コストも必要だと頭に入れておきましょう。

セキュリティ対策が必要

近年、サイバー攻撃が増加しているなど、メールサーバーのセキュリティ対策には特に気をつけなくてはいけません。

レンタルサーバーには、迷惑メールやウィルスを含んだメールなどを自動的にブロックする機能や誤送信を防止する機能など、さまざまなオプションを備えたものがあります。セキュリティ対策の程度もサーバーを選択する際のポイントです。

サーバーについて、詳しくは記事内「メールサーバーを準備する」をご覧ください。

また、システムによる対策だけでなく、従業員への教育も重要です。むやみにリンクを開かない、怪しいメールは報告するなど、マニュアル作成や研修実施も求められます。

総務省で運営している「国民のためのサーバーセキュリティサイト」を、マニュアル作成や研修などに活用するとよいでしょう。

法人・会社用メールアドレスの作成手順

法人・会社用メールアドレスの作成手順は、以下のとおりです。

法人・会社用メールアドレスの作成手順

  1. 独自ドメインの取得
  2. メールサーバーの準備
  3. メールアドレスの作成
  4. メールソフトで送受信ができるように設定

ここでは、主にレンタルサーバーを利用して法人・会社用メールアドレスを作成する手順を紹介します。

独自ドメインを決める

法人・会社用メールアドレス作成にあたっては、まず使用する独自ドメインを決める必要があります。

「ドメイン」とは、インターネット上の住所にあたるものです。たとえば「●●●●.com」の部分をドメインと呼び、このうち「.com」の部分をトップレベルドメインと呼びます。

トップレベルドメインは、以下のようにさまざまな種類から選択可能です。

トップレベルドメインの例

  • .com(商業利用全般向け)
  • .jp(日本国内向け)
  • .info(インターネット関連向け)
  • .biz(インターネット関連企業向け)
  • .org(非営利組織向け)
  • .co.jp(日本国内の法人向け)

上記は一部であり、ほかにもさまざまなトップレベルドメインが存在します。トップレベルドメインは、種類によって用途が異なります。たとえば「.com」は「Company(会社)」を意味し、商用活動全般に使用できる人気のトップレベルドメインです。

「.co.jp」は、日本国内で登記を行っている会社のみが取得できるドメインです。企業ごとに1つしか取得できないことから相手に信頼感を与えやすく、日本国内の企業であれば選択されるケースが多いといえます。

ドメインは、トップレベルドメインに任意の文字列(「freee.co.jp」のfreee部分)を加えて作成します。たとえば、freeeの場合は「freee.co.jp」というドメインです。

なお、すでに使用されている独自ドメインと同じものは作成できないため、候補に上がったドメインがすでに使用されていないかは都度確認しましょう。

ドメインを取得しメールサーバーを導入する

独自ドメインが決定したら、契約するレンタルサーバーも決めてメールサーバーを準備します。メールサーバーとは、電子メールの送受信を行うコンピューターのことです。

レンタルサーバーを利用すると、カスタマイズしにくくなるものの、品質が安定していて一定のセキュリティ対策も取られています。そのため、専門的な知識がなくても、初期コストを抑えてスムーズに導入できます。

なお、メールサーバーは自社で構築も可能です。自社で構築する場合、社内の状況や求められるセキュリティレベルに合わせてカスタマイズできる反面、専門的な知識やスキルが必要となります。

メールアドレスを作成する

独自ドメインとサーバーが準備できたら、次にメールアドレスを作成します。具体的には、メールアドレスにおける「@」より前の文字列をレンタルサーバーの管理画面上で作成します。

メールアドレスの作成方法はサーバーによって異なることから、マニュアルの指示に従って作成しましょう。

レンタルサーバーでは、メールアドレスを複数作成できることが一般的です。そのため、用途別にメールアドレスを作成しておくと便利です。たとえば、会社全体の代表メールアドレスのほかに、部署単位で代表メールアドレスを作るケースが考えられます。

用途別のメールアドレス作成については、記事内「用途別に作成すべき法人・会社メールアドレスの具体例」をご覧ください。

メールソフトで送受信ができるように設定を行う

メールアドレスを作成したら、メールソフトで送受信できるように独自ドメインとサーバーの紐づけが必要です。

独自ドメインの管理サービスもしくはレンタルサーバーいずれか一方の管理画面で、紐づけを行います。この設定を「ネームサーバーの設定」と呼びます。

また、普段使用するメールソフト(アプリ)で送受信できるように設定(アカウントの追加)しておくと便利に使えます。

用途別に作成すべき法人・会社メールアドレスの具体例

用途別に法人・会社メールアドレスを作成すると情報の整理が進み、日々の業務が効率化します。作成するとよい法人・会社メールアドレスの具体例を紹介します。

代表メールアドレス

代表メールアドレスとは、会社が社外の個人・法人と連絡を取る窓口になるアドレスのことです。会社設立後の初期段階から役立つメールアドレスといえます。

代表メールアドレスの例として「info@」「contact@」「company@」が挙げられます。なかでも「info@」がよく使用されますが、利用する会社が多いことから迷惑メールや乗っ取りの対象になりやすいのが実情です。

こうした被害を少しでも避ける目的で「contact@」や「company@」を使用する会社もあります。

業務別メールアドレス

会社の代表メールアドレスのほかに、部署や業務ごとのメールアドレスを作成しておくと、一括でフォルダ分けや検索ができて管理が楽です。用途ごとの業務用メールアドレスには、以下の例が挙げられます。

用途メールアドレスの例
カスタマーサポート「support@」
「customer@」
採用「recruit@」
営業「sales@」
広報「press@」
「news@」
「magazine@」
自社商品・サービスの宣伝「marketing@」
経理関係「payment@」
「invoice@」
自動応答「noreply@」

個人用メールアドレス

社員が個々で社外の法人・個人とやり取りする場合は、個人用メールアドレスの設定も必要になります。

個人用の場合は「苗字@」のように設定することが大半です。社内に同じ苗字の従業員が複数人いる場合は「k-sato@」「k.sato@」「kouhei.sato@」のように氏名の組み合わせで管理することが一般的です。

一定のルールを定めておくと、社員が増えてもスムーズに管理することができます。

管理用メールアドレス

管理用メールアドレスとは、管理者が使用するメールアドレスのことです。社内外の重要なシステムやサービスの利用やそのほかの重要な局面で利用することが多いことから、厳格な管理が必要となります。

管理者用メールアドレスの例としては、以下が挙げられます。

管理者用メールアドレスの例

  • 「admin@」
  • 「administrator@」
  • 「postmaster@」
  • 「webmaster@」
  • 「hostmaster@」

まとめ

会社の立ち上げにあたっては、早期から会社メールアドレスがあると便利です。社内外とのやり取りに使えるだけでなく、作成自体が会社としての信頼獲得にもつながるためです。

会社メールアドレスの作成にあたっては、独自ドメインの取得とメールサーバーの準備が必要です。レンタルサーバーを利用すれば、自社構築の場合と比べて初期コストを抑えつつ、スムーズに会社メールアドレスを導入できます。

用途に合わせ、複数のメールアドレスを使い分けるとよいでしょう。

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監修 粟生 将之(あお まさゆき)

中小企業診断士・2級ファイナンシャルプランニング技能士。平日昼間は民間企業に勤務。事業企画や人事を経験した後、現在はバックオフィス改革の一環でグループ企業内のシェアードサービスセンターの構築に従事。平日夜間、休日に中小企業診断士としてコンサルティング、執筆活動を行っている。

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