会社設立の基礎知識

誰にどのタイミング・方法で送る?会社設立した時の挨拶状のマナー

会社を設立したり、個人事業主として開業をしたりすると、事業の立ち上げで頭がいっぱいになってしまいがち。しかし長期的な目でみると、取引先や知人・友人、親族などへの挨拶状の送付も重要な仕事のひとつです。
今回はビジネスをスタートするときに送りたい挨拶状のマナーをまとめました。

挨拶状の送付先リスト

一般的に挨拶状は以下の人たちに送付します。

  • ・プライベートで付き合いのある友人
  • ・今までの職歴でお世話になった同僚や上司
  • ・開業にあたりサポートしてくれた人
  • ・親族

ポイントはクライアントになりそうな人や会社だけでなく、お世話になった方々に広く送付をすることです。挨拶状は絶好の営業ツールになりえます。なるべく多くの人にお渡しできるようにするとよいでしょう。
飲食店をオープンする場合には、お世話になった方々に挨拶状をかねてオープニングセレモニーに招待しても◎。また挨拶状は会社設立前に届くように手配をしましょう。営業日の1週間前から2週間前が理想的です。

挨拶状の送付方法

今回は郵送とE-mail、SNSの3つの送付手段をご紹介します。

1. 郵送する

会社設立の挨拶状を送る場合は郵送が一般的で、もっとも丁寧な方法です。
文面には下記の内容を記載します。

  • ・いつ設立するのか
  • ・本社や事業所はどこに設置するのか
  • ・どのような事業を行うのか
  • ・問い合わせ先

さらに、これまでお世話になったお礼やこれからも宜しくお願いします、といった内容も添えます。
挨拶状の書き方については、一般的なビジネス文書のマナーに沿いましょう。会社設立の挨拶文は格式が高いものとされていますので「拝啓、敬具」ではなく「謹啓、敬白」を使います。また時候の挨拶、相手の安否を気遣う挨拶も忘れずに。

用意する用紙は、格式の高い順に以下のタイプがあります。
  • ・長方形封筒+3つ折りA4サイズ用紙
  • ・封筒+2つ折りカード
  • ・封筒+カード
  • ・ハガキ

2. E-mailで送る

E-mailは郵送よりもカジュアルで気軽に送付ができます。
目上の相手や格式高いクライアントへは封書を郵送するべきですが、友人や元同僚など気の置けない関係の人に対してはE-mailという手段も◎。
また商品パンフレットのPDFファイルや企業の公式サイトへのリンクなどを送ることができるというメリットもあります。ただしあまりにも自社のアピールをしすぎてしまうと、ダイレクト・メールのような印象を与えてしまうこともありますので、ほどほどに。
E-mailは気軽に送付ができる一方で、カジュアルすぎると相手に捉えられてしまわないよう、文面は格式を崩しすぎないように気をつけましょう。

3. SNSで報告するのもあり

FacebookなどのSNSで人脈を広げることが一般的になり、住所やメールアドレスを知らない知人や友人がいる場合もありますよね。そんなときにはSNSも併せて使うと◎。
ただし目上の相手やクライアントもSNSで繋がっている場合、その方々へ郵送やE-mailで個別に挨拶をしたあとに投稿をするようにしましょう。くれぐれも挨拶状が届く前にSNSの投稿をしてしまうことのないようにご注意を。
またSNSは様々なシチュエーションの人が見ているものですので、公開範囲の設定や投稿するタイミング(世界情勢や友人・知人の状況等)、表現にも十分注意してくださいね。

重要な営業ツールであり、また今までの感謝を伝える貴重な機会になる挨拶状。
相手との関係によって伝え方や送付方法を変えながら、一番効果的な方法で送付ができるようにしたいですね。

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