会社設立の基礎知識

電子定款の作成方法!電子署名を入れて認証を受けよう

会社設立の手続きの1つとして、定款の作成があります。定款とは、会社を経営・運営していくときの基本的な決まりのことで、会社設立をする際には必須の書類となります。会社設立時に作成する定款はPDFでの作成も認められます。ここではその電子定款の作り方をご紹介します。

電子定款とは

定款とは、会社の経営・運営などの目的や、基本的な決まりを記した書類となります。定款に記入されている情報は、会社の基本的な規則になるので、会社設立の手続きでは必ず定款を作成しなければなりません。定款は紙で提出するものとされていましたが、近年ではPDF化してデータで定款を提出することもでき、これを電子定款と呼びます。

電子定款作成時に必要なもの

定款は認証を受ける必要があり、PDFファイルを役所に提出する際に、あなた(代表者)がつくったものであると証明する必要があります。そのために電子的な承認プロセスとして電子証明書等が必要となります。電子定款作成時に必要なものについてチェックしていきましょう。

マイナンバーカード

以前は住民基本台帳カードが必要でしたが、マイナンバー制度の開始により住民基本台帳カードが廃止されたため、現在の手続きではマイナンバーカードを利用する必要があります。マイナンバーカードとは、郵送されてきたマイナンバーが書かれた紙ではなく、プラスチック製のICカードとなります。

マイナンバーカードの交付申請に関しては、郵便やパソコン、スマートフォンによる申請が可能です。マイナンバーカードの発行に関しては申込みから時間がかかる可能性があります。もし、電子定款の申請を考えている場合はマイナンバーカードの申請を早めに済ませておくとよいかもしれません。

マイナンバーカードは交付が完了すると交付申請書が届きます。交付申請書のはがきと通知カード(マイナンバーが記載されている紙のカード)、本人確認書類を持ってマイナンバーカードを受け取りに行きます。窓口でマイナンバーカードを受け取り、暗証番号の設定が終わったところでマイナンバーカードの準備はひとまず終わりです。

電子証明書

マイナンバーカードには「電子証明書」が標準で搭載されています。 こちらの電子証明書の利用には手続きが必要ですので、マイナンバーカードと印鑑を持って、住民票の住所で記載されている自治体の窓口へ行きましょう。手続きにお金はかかりません。

ICカードリーダライタ

マイナンバーカードを読み込むためにICカードリーダライタが必要になります。どのICカードリーダライタで良いというわけではなく、マイナンバーカードに対応しているICカードリーダライタが必要となるので注意しましょう。利用できるICカードリーダライタについてはこちらのページで確認しましょう。

電子定款の作り方

定款を作る

紙と同じプロセスで定款を作ります。定款には事業目的や商号など、かならず記載しなければいけない事柄(絶対的記載事項)と取締役会の設置や公告の方法など、必ず記載する必要はないが、定款に記載することで効力を発揮する事柄(相対的記載事項)があります。定款の作成に関して、詳しくはこちらのページも参考にしてみてください。

定款を電子化する

定款の中身(文章)ができたら、それを電子化します。電子化も少し手間がかかりますので、間違っていないか事前に公証役場に確認しておくと良いでしょう。  

まずは、電子署名を入れるために必要なソフトをダウンロードします。ソフトとして代表的なものは「Adobe Acorobat」となります。もちろん、このソフトでなくてもよいのですが、PDF化の方法電子署名の入れ方のやり方ガイドが用意されているので、おすすめです。

定款を電子化する

定款に電子署名(代表者のサインと印鑑の電子版)を入れていきます。まずは、法務省の申請用総合ソフトとPDF署名プラグインをダウンロード。 次に、電子証明書を利用するためのソフトをダウンロードしてください。

これらのソフトを使い、ICカードリーダライタをパソコンに繋ぎ、電子証明書が入っているマイナンバーカードを読み込みます。この際に、マイナンバーカードの暗証番号電子証明書のパスワードが別々に必要になるので、発行の際にきちんと覚えておきましょう。 電子署名が入れられたら、電子定款の作成は終わりです。

電子定款をもっと簡単に作るには

ICカードリーダライタの用意が必要なことや、手続きが更に増えることから、電子定款の作成をおすすめしていないケースもあるようです。会社設立freeeを利用すれば、ICカードリーダの用意や手続きをすることなく、電子定款による会社設立が可能です。

会社設立freee画面

電子定款の最初のステップにあったように、まずは定款に記載する事項を決めなければなりません。会社設立freeeでは定款について調べることがなくても、質問に答えていくだけで、定款に必要な情報が記載できるようになっています。

会社設立freeeでは、定款の電子認証を行政書士の方に依頼することができます。代行手数料が5,000円かかりますが、印紙代がかからないため、3万5,000円の節約になりますし、ICカードリーダの用意などは必要ありません。また、会社設立freeeそのものの利用料もかかりません(無料です)。

定款作成画面

電子定款の作成代行以外にも、クレジットカードや銀行口座、会社の印鑑の用意、会計ソフト・給与計算ソフトのご案内も可能です。会社設立の負担を極力減らしたいという人におすすめです。

会社設立 freee

会社設立 freee

会社設立freeeでは電子定款の作成だけではなく、会社設立に必要な書類が無料で作成できます。ぜひ一度お試しください。

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