株主総会議事録とは、株主総会の決議事項などを記載した書類です。会社法で作成・保存義務が定められており、株主総会が開催された日時・場所・決議内容・取締役氏名などの事項を記載しなければなりません。

株主総会議事録は、税務調査や登記の際に必要であるため、ルールに則り、取締役が適切に作成・保存してください。作成・保存義務に違反すると、100万円以下の過料が科される可能性があります。

本記事では、株主総会議事録の記載事項・ひな形・書き方・電子化の要件などに関して詳しく解説します。

• 株主総会議事録とは
• 株主総会とは
• 株主総会議事録の記載事項
• 株主総会が開催された日時・場所
• 株主総会議事録の経過の要領・決議内容
• 会社法に規定された特定の意見・発言内容
• 株主総会に出席した各取締役などの氏名・名称
• 株主総会に議長を立てた場合の氏名
• 株主総会議事録を作成した取締役の氏名
• 上記以外の記載事項
• 法務局が提供している株主総会議事録のひな形
• 株主総会議事録の書き方・記載例
• 株主総会が開催された日時・場所の書き方
• 株主総会議事の経過の要領・決議内容の書き方
• 会社法で規定された特定の意見・発言内容の書き方
• 株主総会に出席した各取締役などの氏名・名称の書き方
• 株主総会議事録に押印は必要？
• 株主総会議事録は電子化できる？
• 株主総会議事録の保存期間と違反した場合の罰則
• 自分でかんたん・あんしんに会社設立する方法
• まとめ
• よくある質問

株主総会議事録とは、株主総会で決定された事項などを記載した書類で、会社法により作成・保存が義務とされています。

記載内容の責任や管理は取締役が担い、作成も取締役が実施することが一般的です。

株主総会議事録は、株主や会社の債権者からの求めに応じて提示しなければなりません。また、登記・税務調査時に提出しなければならないこともあります。

株主総会議事録は、本店で10年間、支店では写しを5年間保存しなければなりません。作成・保存義務に違反すると、100万円以下の過料が科される可能性があります。

株主総会とは、「取締役の選任」「定款の変更」「解散・合併」などの事項に関して、株主が議決を行う最高意思決定機関です。

毎事業年度の終了後に1回開く｢定時株主総会｣と、必要に応じて開く｢臨時株主総会｣があります。

株主総会議事録に記載する事項は、会社法施行規則第72条によって定められています。記載事項は、以下のとおりです。

会社法の条文には詳細が記載されていないため、株主総会議事録を作成する際には、会社法施行規則を必ずチェックしましょう。

株主総会が開催された日時および場所の記載が必要です。

会社法では、オンラインなどの手段により、現地以外からの参加も認められています。取締役などの経営層や株主が現地以外から参加した場合は、参加方法も記載してください。

株主総会議事録の経過の要領・決議内容とは、株主総会での報告事項・質疑応答・議案・審議・採決などの事項を指します。

これらの記載事項を満たすために、要点や結果が明確にわかるように作成してください。要点がまとまっていれば議事録として認められるため、株主総会での全発言や内容の詳細を明記する必要はありません。

会社法に規定された特定の意見や発言内容とは、会社法施行規則の第72条第3項で列挙された事項です。

下表に、条項および内容をまとめました。

意見・発言内容が上記に該当するかどうかを判断できない場合は、弁護士にご相談ください。

株主総会議事録には、株主総会に出席した取締役・執行役・監査役・会計参与・会計監査人全員の氏名または名称を記載しなければなりません。

株主総会に出席した株主については、人数のみを記載してください。氏名の記載は不要です。

株主総会における議長の選任に関して、法令上の定めはありませんが、議長を立てた場合は、議長の氏名を株主総会議事録に記載する必要があります。

議長は代表取締役や社長が務めるケースが多いです。また、誰が務めるか定款に記載しておくことが一般的です。

株主総会議事録には、その作成に関する職務を遂行した取締役の氏名を記載しなければなりません。

株主総会議事録を作成できるのは、株主総会が開催される時点での取締役とされています。

会社法施行規則で定められた事項に関しては、義務的に株主総会議事録に記載しなければなりませんが、それ以外の事項を任意で記載することも可能です。

「株式総数」「発行済株式数」「議決権を有する株主数」などを株主総会議事録に記載する例もあります。

株主総会議事録の様式は、法律で定められていません。会社法施行規則で定められた事項を盛り込んでいれば、様式は自由です。

法務局の公式Webサイトに、「株主総会議事録のひな形・テンプレート」があります。どのような様式にするべきかを決められない場合は、ひな形をダウンロードして利用することも選択肢のひとつです。

株主総会議事録の書き方について、記載項目ごとに解説します。株主総会議事録の全体イメージは、以下をご覧ください。

法務局が公開しているひな形を使用するか、上記の例を参考にしてワープロソフトなどで株主総会議事録を作成することも検討してください。

株主総会が開催された日時・場所の記載例は、以下のとおりです。

出席者がオンラインで現地以外から参加した場合は、その旨も記載します。

株主総会議事の経過の要領・決議内容に関する記載例は、以下のとおりです。

要点や結果を明確に把握できるように記載します。

会社法で規定された特定の意見・発言内容の記載例は、以下のとおりです。

各議案に関してどのような結果になったのかを、要点をまとめて記載します。

株主総会議事録に出席した各取締役などの氏名・名称の記載例は、以下のとおりです。

誰が議長・議事録作成者なのかを把握できるように記載します。

会社法において、株主総会議事録への押印は義務付けられていません。ただし、議長・議事録作成者が押印することが一般的です。

また、定款に「株主総会議事録に押印する旨」の記載がある場合は、押印しなければなりません。そのほか、取締役会がない会社が代表取締役選定の決議を実施する場合は、押印が必要です。

【関連記事】
定款とは？認証方法や記載事項・定款変更のポイントについてわかりやすく解説

株主総会議事録は、電子データとして作成し、USBメモリやハードディスクなどに保存しても問題ありません。また、最初は書面として作成した株主総会議事録をスキャナーで読み込み、電子データとして保存することも可能です。

電子化して保存する際は、e-文書法にしたがわなければなりません。e-文書法では、見読性・完全性・機密性・検索性の4要件について規定されています。株主総会議事録の電子化による作成・保存でも、要件を遵守してください。

株主総会議事録は、本店では10年間、支店では写しを5年間保存することが義務とされています。ただし、議事録を電子データで作成し、支店においてそのデータを閲覧できるようにしている場合には、支店での備え置き義務はありません。

違反すると、取締役、監査役などに100万円以下の過料が科される可能性があります。

10年が経過すれば、法律上の保存義務は消滅しますが、破棄するべきではありません。議事の内容をめぐって裁判が起こった際、証拠資料として提出するケースもあるため、永久保存しましょう。

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株主総会議事録とは、株主総会で決定された事項などを記載した書類です。

会社法で作成・保存が義務とされており、書面または電子データで作成・保存しなければなりません。作成・保存義務に違反すると、100万円以下の過料が科される可能性があります。

株主総会議事録には、開催日時や取締役氏名などに加え、会社法で規定された特定の意見や発言内容について記載が必要です。

法律で様式が定められているわけではありませんが、記載漏れを防止するために、法務局が公開している「ひな形」の活用を検討ください。

株主総会議事録とは、株主総会で決定された事項などを記載した書類です。登記や税務調査などの際に提出が求められるため、株主総会を開催したら、作成・保存する必要があります。

詳しくは記事内「株主総会議事録とは」をご覧ください。

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詳しくは記事内「株主総会議事録とは」をご覧ください。

株主総会議事録に記載する事項は、会社法施行規則第72条によって定められています。具体的には、株主総会が開催された日時・場所や出席した取締役等の氏名、決議の内容などについてです。

詳しくは記事内「株主総会議事録の記載事項」をご覧ください。