電子帳簿保存法とは、帳簿などの書類をデータで保存するルールを定めた法律です。ここでは、データ保存の扱いが変わる時期と必要な対応を解説します。

電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2022年1月1日より改正された電子帳簿保存法が施行されています。ただし、2023年12月末までは電子取引のデータ保存の義務化についての「宥恕期間」となっているため、いつから全面実施かを把握しておく必要があります。

• 電子帳簿保存法とは？
• 電子取引のデータ保存が義務になるのはいつから？
• 改正電子帳簿保存法への対応方法
• 電子取引の状況を把握する
• 保存方法や場所を決める
• システムや規程などの準備をする
• 経理を自動化し、業務を効率的に行う方法
• まとめ
• 経理を自動化し、業務を効率的に行う方法
• よくある質問

電子帳簿保存法とは、帳簿・決算関係書類・取引先とやりとりした請求書・領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めた法律です。

国税に関わる重要な書類データを保存することで、プリントアウトやファイリングの手間が省ける・必要な書類をすぐに探し出せるなどのメリットがあります。

電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2022年1月1日より施行されています。改正で大きく変わったのは、「電子取引データ保存」の義務化です。電子取引データ保存は、電子的に受け取った取引情報をデータで保存します。

改正された電子帳簿保存法は、2022年1月1日より施行されているものの、電子取引データ保存義務化に関しては、2年間の宥恕措置期間が設けられています。

電子帳簿保存法の概要は別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。

「令和4年度税制改正大綱」では、電子取引データ保存に関して2年間の宥恕措置期間が設けられました。つまり、2023年12月31日までは、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題ありません。

また、2022年12月に新たに発表された「令和5年度税制改正大綱」では、一定の要件を満たす場合、2024年1月以降も、引き続き電子保存の猶予が認められました。

一定の要件とは、「相当の理由があると判断された場合、かつダウンロードの求めや出力書面の提出に応じられる場合」です。ただし、「相当の理由」の明確な基準は、現時点で示されていません。

また、宥恕期間はあくまでも準備期間であるため、現時点でデータ保存に移行できていない事業者も、2024年1月までに対応が必要です。 別記事「電子帳簿保存法の猶予期間とは？期限までに対策すべきことを解説」もあわせてご確認ください。

3種類のデータ保存のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、改正により「電子取引データ保存」が義務付けられました。したがって、取引先とデータでやりとりした書類をプリントアウトして保存している方は、2023年中にデータ保存に移行しなければなりません。

そこで、電子取引データ保存へ移行するための必要な対応を解説します。

最初に、すべての取引を整理し、電子取引に該当するか否かを把握しましょう。メール添付でのやりとりだけでなく、紙を介さない取引すべてが電子取引に該当します。

電子取引に該当する取引

• ・メール添付で交付・受領した請求書
• ・ウェブサイト上でダウンロードした領収書
• ・スマホアプリ決済の利用明細
• ・クレジットカードの明細
• ・インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
• ・クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書など

上記の書類はすべて電子取引に該当するため、漏れがないよう注意してください。

次に、データの保存方法や場所を決めましょう。電子取引のデータは、適切な取引を証明するため、4つの要件のうちいずれかを満たした状態で保存しなければなりません。

4つの要件

• ・タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• ・速やかにタイムスタンプを付与する
• ・データの訂正や削除をした履歴が残るシステムまたは訂正や削除ができないシステムを利用する
• ・改ざん防止に関する事務処理規程を作って守る

改ざん防止の措置に加えて、税務調査で求められた際に対応するため、必要なデータを検索できる状態での保存が義務付けられています。具体的には、規則性のあるファイル名を付ける、Excelなどで索引簿を作成するなどの方法で要件を満たせます。

保存方法の要件を理解し、どういった方法でどこにデータを保存するのかを決めましょう。別記事「電子帳簿保存法のタイムスタンプとは？要件や発行方法、法改正のポイント」もあわせてご確認ください。

データの保存方法を決めたら、改ざん防止に関する事務処理規程の作成や、タイムスタンプ・訂正削除履歴が残るシステムの導入などの準備を進めましょう。

改ざん防止に関する事務処理規程を作成する場合は、国税庁のホームページからダウンロードできるサンプルを活用するとよいでしょう。

タイムスタンプや訂正削除履歴が残るシステムの導入には初期費用がかかりますが、電子取引だけでなくスキャナ保存や電子帳簿保存に対応しているシステムもあり、一括で管理できるのが特徴です。

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2021年度の改正により、取引先と電子データでやりとりした書類の書面保存が禁止されました。2024年1月1日からは、決められた保存方法にもとづいて、データのまま保存しなければなりません。

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