バックオフィスのトレンド情報をまとめて解説!

電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから?必要な対応を解説

監修 好川寛 プロゴ税理士事務所

電子帳簿保存法の改正による電子保存義務化はいつから?必要な対応を解説

電子帳簿保存法とは、帳簿などの書類をデータで保存するルールを定めた法律です。本法は2021年度に改正が行われ、2022年1月1日に施行されています。

ただし、改正によって義務化された電子取引データの保存に関しては、2年間の「宥恕期間」が設けられていました。しかし、2023年12月末に宥恕期間が終了し、2024年1月1日からは電子取引データの保存が完全義務化されています。

本記事では、電子帳簿保存法の概要と電子取引データの保存に関する完全義務化がいつからなのかや、改正電子帳簿保存法への対応方法などを解説します。

目次

無料で30日間お試しできる会計ソフト freee会計

インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応。

記帳作業をほぼすべて自動化して、入力の手間を減らします。
日々の記帳を行うと、1クリックで決算書を作成できます。

初期費用や解約料は0円なので、初めて会計ソフトを利用される方でも、安心して会計ソフトに挑戦できます。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、帳簿・決算関係書類・取引先とやりとりした請求書・領収書などの書類を、データで保存するためのルールを定めた法律です。

国税に関わる重要な書類データを保存することで、プリントアウトやファイリングの手間が省けるほか、必要な書類をすぐに探し出せるなどのメリットがあります。

電子帳簿保存法は2021年度に改正が行われ、2022年1月1日より施行されています。改正で大きく変わったのは、「電子取引データ保存」の義務化です。電子取引データ保存は、電子的に受け取った取引情報をデータで保存します。

改正された電子帳簿保存法は、2022年1月1日より施行されているものの、電子取引データ保存義務化に関しては、2年間の宥恕措置期間が設けられていました。

【関連記事】電子帳簿保存法とは?対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説

電子取引の電子データ保存が完全義務化されたのはいつ?

電子取引のデータ保存は2024年1月1日に完全義務化されました。

2023年12月31日までの2年間は宥恕措置が設けられていたため、電子的に取引した請求書や領収書をプリントアウトして、税務調査等の際に提示または提出ができるようにしていれば問題ありませんでした。

しかし、宥恕措置の適用が廃止されたため、現在は電子取引のデータ保存が必須です。

なお、2022年12月に発表された「令和5年度税制改正大綱」により、一定の要件を満たす場合、2024年1月以降も引き続き電子保存の猶予が認められています。

一定の要件とは、「相当の理由があると判断された場合、かつダウンロードの求めや出力書面の提出に応じられる場合」です。

「相当の理由」の明確な基準は、現時点で示されていませんが、「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」問61(※)において、相当の理由の例として資金繰りや人手不足が挙げられているのは参考になるでしょう。

(※)出典:国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】」
万が一、義務化された電子取引のデータ保存に移行できていない場合は、直ちに対応しましょう。

別記事「電子帳簿保存法の猶予期間とは?期限までに対策すべきことを解説」もあわせてご確認ください。

改正電子帳簿保存法への対応方法

3種類のデータ保存のうち、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」は任意ですが、改正により「電子取引データ保存」が義務付けられています。

電子取引データ保存へ移行するための必要な対応を解説します。

電子取引の状況を把握する

最初に、すべての取引を整理し、電子取引に該当するか否かを把握しましょう。メール添付でのやりとりだけでなく、紙を介さない取引すべてが電子取引に該当します。

電子取引に該当する取引

● メール添付で交付・受領した請求書
● ウェブサイト上でダウンロードした領収書
● スマホアプリ決済の利用明細
● クレジットカードの明細
● インターネットバンキングの振り込みに関する取引情報
● クラウドサービスで交付・受領した請求書や領収書など
上記の書類はすべて電子取引に該当するため、漏れがないよう注意してください。

保存方法や場所を決める

次に、データの保存方法や場所を決めましょう。電子取引のデータは、適切な取引を証明するため、4つの要件のうちいずれかを満たした状態で保存しなければなりません。

電子取引の4つの保存要件

● タイムスタンプが付与されたデータを受領する
● 速やかにタイムスタンプを付与する
● データの訂正や削除をした履歴が残るシステムまたは訂正や削除ができないシステムを利用する
● 改ざん防止に関する事務処理規程を作って守る
改ざん防止の措置に加えて、税務調査で求められた際に対応するため、必要なデータを検索できる状態での保存が義務付けられています。具体的には、規則性のあるファイル名を付ける、Excelなどで索引簿を作成するなどの方法で要件を満たせます。

保存方法の要件を理解し、どういった方法でどこにデータを保存するのかを決めましょう。別記事「電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?要件や発行方法、法改正のポイント」もあわせてご確認ください。

システムや規程などの準備をする

データの保存方法を決めたら、改ざん防止に関する事務処理規程の作成や、タイムスタンプ・訂正削除履歴が残るシステムの導入などの準備を進めましょう。

改ざん防止に関する事務処理規程を作成する場合は、国税庁のホームページからダウンロードできるサンプルを活用するとよいでしょう。

タイムスタンプや訂正削除履歴が残るシステムの導入には初期費用がかかりますが、電子取引だけでなくスキャナ保存や電子帳簿保存に対応しているシステムもあり、一括で管理できるのが特徴です。

まとめ

電子帳簿保存法は、作成した帳簿や決算書類、取引先との書類をデータで保存するための法律です。

2021年度の改正により、取引先と電子データでやりとりした書類の書面保存が禁止されました。2023年12月31日までは宥恕措置が適用されていましたが、2024年1月1日からは電子データでの保存が完全義務化されています。

事業者は決められた保存方法にもとづいて、電子取引データを保存しなければなりません。

よくある質問

電子帳簿保存法の完全義務化はいつから?

電子帳簿保存法の改正法は2022年1月1日より施行されていますが、2023年12月31日まで猶予期間が設けられていました。2024年1月1日より電子取引のデータ保存が完全義務化されています。

電子帳簿保存法の開始時期について、詳しくは「電子取引の電子データ保存が完全義務化されたのはいつ?」をご覧ください。

電子帳簿保存法の改正にはどのように対応すればよい?

電子帳簿保存法の改正に対応するため、企業は、電子取引の状況を把握して保存方法や場所を決定し、システムや規定などの準備をする必要があります。

電子帳簿保存法の改正への対応方法について、詳しくは「改正電子帳簿保存法への対応方法」をご覧ください。

監修 好川寛(よしかわひろし)

元国税調査官。国税局では税務相談室・不服審判所等で審理事務を中心に担当。その後、大手YouTuber事務所のトップクリエイターの税務支援、IT企業で税務ソフトウェアの開発に携わる異色の税理士です。

監修者 好川寛