受発注の基礎知識

2022年1月改正!電子帳簿保存法とは?

公開日:2020/11/10
最終更新日:2022/01/14

ペーパーレス化の促進を目的とした改正電子帳簿保存法が、2022年1月に施行されます。多くの要件が緩和されたことで、より効率的なビジネス展開が期待されています。

日々の業務におけるさまざまな資料を電子データとして保存できれば、紙の書類を減らすだけでなく、業務のプロセスそのものを効率化できます。

本記事で、改正電子帳簿保存法の基本的な仕組みや対象となる書類、タイムスタンプの必要性を見ていきましょう。また、電子保存を行うための手続きや法律で認められている保存方法について解説します。

目次

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データで保存することを認めた法律です。

決算関係書類(貸借対照表・損益計算書など)や各種帳簿(総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳など)、紙で受領した請求書や領収書などといった紙での保存を原則としている税務関係書類を特例として、電子データで保存してもいいと定めています。

過去の法改正の流れ

電子帳簿保存法は1998年に施行されてから、デジタル社会に向けたIT利活用の拡大を目的に、数回の改正が行われています。法律が作られた当初は、データで作成した国税関係帳簿や書類だけが保存対象となっていましたが、次第に対象範囲が広がっていきました。

2005年の改正では、紙で発行したり受領した書類も対象となりました。「3万円未満のものにかぎる」「電子署名が必要」といった要件はあったものの、スキャンしてデータ保存をすることが認められました。

そして、2015年の改正で、スキャナでの保存対象が拡大し、「3万円以上のものも対象」「電子署名は不要」と要件が変更された一方で、タイムスタンプや定期検査、相互牽制(複数人で書類の作成や保存を行う)が必要となり、翌2016年の改正では、デジカメやスマホ等で撮影したデータも有効となりました。

さらに、2020年には電子取引に関する改正が行われています。電子取引とは、ECサイトでの売買・インターネットバンキングのWeb明細・クラウド受発注システムでやりとりした請求書など、電子で完結した取引を指します。

法改正後、これらの電子取引のデータそのものが税務上の証拠として認められるようになり、条件として電子データを改ざんできない状態で保存することが義務付けられました。

それまでは取引において基本的に紙の書類を受け取る必要があり、税務上の保存期間が7年と義務付けられているので、保管スペースを確保するだけでも大変でした。本改正においても電子データの保存期間も7年となっていますが、ペーパーレス化を図ることができ、書類の保管場所に頭を悩ませなくて済みます。

そして、2021年の税制改正(発効は2022年1月から)では、これまでの保存要件が大きく変わりました。詳しくは以下で後述します。

電子帳簿保存法の対象となる文書

電子帳簿保存法で電子保存が可能な書類は、国税関係帳簿書類です。具体的な種類としては、次のものがあげられます。

対象とならない文書

電子帳簿保存法の対象となる書類の範囲は幅広いですが、なかには対象とならない書類もあります。

具体的には、手書きで作成した総勘定元帳や仕訳帳といった主要簿、同じく手書きで作成した請求書や補助簿といったものがあてはまります。

これらの書類はたとえスキャナ保存をしても、電子帳簿保存法の対象とはならない(紙の原本のまま保存する必要がある)ので注意しておきましょう。

認められている保存方法

電子帳簿保存法にもとづいて、電子データを保存するには以下の3種類があります。

  • 電磁的記録での保存
  • 紙データをスキャナで保存
  • 電子取引データの保存

それぞれのポイントと、対象とならない保存方法について見ていきましょう。

電磁的記録での保存方法

PCを使って作成したデータを保存する方法を電磁的記録での保存といいます。DVDやハードディスクといったメディアでの保管だけではなく、クラウドサービスを利用してサーバーに保管したデータもあてはまります。

データの作成者がPCを使って、一貫して作業を行う必要があります。クラウドサービスを利用すればデータの保存だけでなく、関係部署とのデータ共有もスムーズに行えるので便利です。

紙データをスキャナで保存する方法

取引した紙の書類をスキャンまたはスマホで撮影することで電子データに変換し、電子文書として保存する方法も認められています。ただ、スキャナでの保存は電子データに変換する際の改ざんを防止する観点から、システム要件や日数制限が定められています。

例えば、「訂正・削除履歴が残るシステムに保存をする」、「保存対象のファイルにタイムスタンプを付与する」など、一定の要件を満たさなければ、エビデンスとして認められません。また、保存までの期間も、最長で約70日(2か月とおおむね7営業日)以内とされています。

電子取引データの保存方法

請求書・領収書等のうち、電子データで受領する書類や電子明細は、利用者がデータを改ざんできないクラウドサービスを利用していれば、タイムスタンプは不要で保存可能です。

2022年の法改正で何が変わる?

2022年(令和4年)1月以降、経理の電子化による生産性の向上・テレワークの推進・クラウド会計ソフトの活用による記帳水準の向上・ペーパーレス化の推進などを目的として電子帳簿保存法の改正が施行されます。

この改正では電子帳簿とスキャナ保存について、抜本的な変更が行われ、電子帳簿での保存がより一層取り組みやすくなります。一方、電子取引では紙に出力しての保存が不可とされるなど、規制が強化される面もあります。

電子帳簿保存・スキャナ保存・電子取引データ保存の3つのポイントから改正点を見ていきましょう。

電子帳簿保存の改正点

帳簿については、まず電子保存のための税務署長の事前承認制度が廃止されました。

また、改正前の制度では認められていなかった「データのみを保存して紙に印刷していない帳簿」は電子帳簿の一類型(「優良以外の帳簿」)として認められることになりました。モニターや帳簿を保存している会計システムの説明書等を用意し、税務職員が税務調査において必要な範囲で行使する質問検査権に基づくデータのダウンロード要求に応じること、正規の簿記のルールに従って記録することを条件に電子で保存できるようになりました。

改正前の制度で電子帳簿の条件を満たすものは、適正な納税に役立つとして「優良な電子帳簿」という類型に格上げされました。優良帳簿は、帳簿の訂正・削除履歴が必要など、改正前と同様の厳しいシステム要件がありますが、予め税務署に届出を行っておけば、申告漏れがあった場合に課される過少申告加算税が5%に軽減されます。

なお、青色申告特別控除65万円のメリットは、電子申告を行った場合、または優良な電子帳簿の届出を行った場合に限り適用されます。優良な電子帳簿以外では適用されないので注意しておきましょう。

スキャナ保存の改正点

紙の領収書等を電子データに変換する「スキャナ保存」でも、税務署長の事前承認制度が廃止されました。電子帳簿保存と同様に手続きが簡略化されることで、スキャナ保存を気軽にはじめやすくなります。

スキャナ保存では、タイムスタンプや定期検査、相互牽制(複数人で書類の保存チェックを行う)が求められていましたが、2022年1月からはこれらの要件が大幅に緩和されます。領収書への自署は廃止され、タイムスタンプ付与までの期間は最長約70日(2ヶ月とおおむね7営業日)以内に統一されます。

さらに、約70日以内に訂正や削除履歴の残るクラウドシステム上に保存するときは、タイムスタンプ自体が不要となります。また、これまでは紙の原本とスキャナ画像が同一であることを社内の経理担当や税理士がチェックする必要がありましたが、新制度では複数人による社内チェックや定期検査も不要です。

保存する画像の解像度や書類サイズの要件には特に変更がありませんので、これらの情報は改正後も記録が必要です。

電子取引データ保存の改正点

データが原本の「電子取引」データ保存については、今回の改正で便利になる点と規制強化の両面があります。

便利になった点として、タイムスタンプ付与までの期間がスキャナ保存と同様に約70日(2ヶ月とおおむね7営業日)以内に統一されました。なお、電子取引の場合も、タイムスタンプを付与しなくても、訂正や削除履歴が残るシステム(または訂正や削除ができないシステム)に保存する方法も認められています。また、検索要件に関しても、項目が「日付・金額・取引先」に限定されました。加えて、税務調査において税務職員の質問検査権に基づくダウンロードの求めに応じる場合は、「日付・金額の範囲指定」「2つ以上の項目の組み合わせ」といった検索要件は不要となります。

以上の検索要件の改正は、スキャナ保存にも同様に適用されますが、電子取引に関しては、さらに、ダウンロード要求に応じる場合で、基準期間の売上高1,000万円以下の事業者(個人事業主であれば電子取引が行われた年の前々年1月1日~12月31日、法人であれば前々事業年度)は、すべての検索要件が不要となります。

他方で、保存要件が厳しくなった点として、電子取引データを紙に印刷して保存することは不可とされました。これまでは、メールの添付ファイル、ECサイトからダウンロードできる領収書、クレジットカードのWeb明細などを紙に出力して保存することも認められてきました。2022年1月からは、電子取引データは電子データのまま、訂正・削除履歴が残るシステムに保存し、検索などの要件を満たさなければ、税務エビデンスとして原則として認められないことになりました。

なお、消費税関連の電子取引は、事業者への影響が大きいとして紙に出力しての保存が引き続き認められますが、それ以外は電子データで法令の要件を満たして保存する必要があります。

国税庁の一問一答では、保存のためのシステムを使わない場合には、ファイル名に日付・金額・取引先を入力したり、すべての電子ファイルの管理簿を作成することで電子取引の保存要件を満たす方法が紹介されています。しかしこの方法では、かなり保存のための手間がかかってしまうことが予想されます。

電子データ保存を進める良いタイミング

電子データは、紙の書類のように保存スペースを確保する必要がなく、紙を経理に収集する郵送代やファイリングにかかるコストも削減できます。

これまで電子帳簿保存やスキャナ保存で足かせとなっていた「税務署長による事前承認が必要」という点も、2022年の法改正で廃止され、タイムスタンプの不要化や保存までの日数制限の延長など、電子データ保存を進めようとする企業にとって追い風となります。

紙での一元管理は難しくなる

今までは、メール等により電子データで受け取った書類は、「電子での保存」と「紙での保存」どちらも容認されていました。そのため、郵送やFAXなどの紙で受け取った請求書と、電子データで受け取った請求書を紙に印刷して一元管理することも可能でした。

しかし今回の改正で、電子データで受領した請求書を紙に印刷して保存することは容認されず、電子での保存(電子取引データの保存)のみが認められます。一方で、紙で受領した請求書の電子保存(スキャナ保存)については税務署承認が不要となり、紙で保存するか電子で保存するか選ぶことができます。

これにより、これまで電子データを印刷して紙の請求書とまとめて一元管理することは難しく、紙を電子化して電子データで一元管理することが推奨されていくと考えられます。

不正行為のペナルティに注意

2022年1月から発効する改正は、電子データ保存をスムーズに行うことができるようになりますが、1つ注意すべき点があります。

それは、要件緩和と同時に適正な保存を担保するための制度として、新たにペナルティが導入されたことです。スキャナ保存や電子取引の記録を正確に行わず、隠蔽や改ざんした事実があった場合には、その事実に関する申告漏れなどに課される重加算税が10%加重されることになります。

今回の改正では、不正行為やデータの不備を防ぐ取り組みが求められる面もあるのです。

電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しよう

電子データを円滑に保存して業務効率化につなげるためのシステム選定のポイントは3つあります。

データの一元管理が行えるシステムであれば、担当者間での無駄なタスクを削減でき、業務の自動化を進められます。2022年の法改正によって、電子データで保存を行う取り組みがさらに進めやすくなるはずです。

経理処理や電子取引にかけていた時間を短縮化し、業務の効率化を図るために電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみましょう。

1.電子帳簿保存法のうち、帳簿・スキャナ保存・電子取引のどの類型に対応したシステムか
(例:スキャナ保存だけに対応したシステムで、自社が電子化したい領域をカバーできるか)

2.保存のための手間がどれくらいかかるか
(例:検索要件を満たすための手入力がないか、アップロード時のタイムスタンプ付与方法が煩雑ではないか)

3.保存だけではなく、受発注や経費精算などの業務プロセスをクラウド上で行えるかどうか
(例:従業員がレシート画像をアップロードしそのまま経費精算申請ができ、経理が支払処理までできるか)

紙で受領した書類も、電子で受領したデータも、一元管理が行えるシステムであれば、担当者間での共有や確認など無駄なタスクを削減でき、業務の自動化を進められます。

2022年の法改正によって、電子データで保存を行う取り組みがさらに進めやすくなるはずです。

経理処理や電子取引の保存にかけていた時間を短縮化し、業務の効率化を図るために電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を検討してみましょう。

まとめ

2022年の電子帳簿保存法の法改正では、電子帳簿保存やスキャナ保存について、税務署長の事前承認制度の廃止やタイムスタンプの不要化・検索要件の緩和など、抜本的な変更が行われます。

経理処理の電子化やペーパーレス化に取り組むことは、テレワークの推進にもつながっていくはずです。電子帳簿保存法に対応したシステムを上手に活用して、業務効率を高めてみましょう。

電子帳簿保存法に対応したfreee会計を活用しよう

freee会計を使えば、日々の業務を行っていれば保存のための特別な作業をしなくても、帳簿・スキャナ保存・電子取引のすべての類型について、適正に保存が行うことができます。

freee会計

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙は受け取ったその場でパシャリ

紙を受け取ったらその場で撮影しfreeeに保存。保存のために記録が必要な事項は、freeeが自動で推測して入力します。

電子帳簿保存法を知らない従業員も、経費精算のレシート受領から約70日以内にfreeeにファイルをアップロードするだけで紙を廃棄でき、経理が紙を収集しチェック・保存する手間と時間を節約することができます。

電子取引データもそのまま保存

メールに添付された請求書やECサイトの領収書なども、スキャナ保存と同様にfreeeにアップロードするだけで保存が完了。

電子取引データもそのまま保存

さらに、銀行やクレジットカードのWeb明細も連携設定するだけで、自動で保存完了。連携された入出金明細は、freeeが勘定科目などを推測したり、処理ルールを設定すれば自動化したりできます。

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

請求書や領収書もfreee会計で発行・自動で保存

freee会計では、請求書、領収書など受発注書類を発行できます。発行した書類はメール添付やfreeeによる郵送代行もできます。

さらに、無料で付帯しているスマート請求書機能を使えば、取引先がダウンロードしたかどうかも自動で記録されます。

freee会計で発行した請求書などの受発注書類は、わざわざ保存のための作業をしなくても、自動で電子帳簿保存の要件を満たして保存されます。

また、freee会計以外にも、フリーランスや個人事業主の受発注に特化した無料サービス・スマート受発注も、電子帳簿保存法に対応しています。受注者と発注者がクラウド上で共同で情報を編集し合うことで、入力した情報は自動で引継ぎされるため、転記作業は一切不要。またファイルを出力などをすることなく、全て電子データとしてサービス内でやりとりを完結することができます。

会計帳簿は電子のまま保存

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freee会計なら、スキャナ保存・電子取引保存はもちろん、帳簿の保存もできます。電子帳簿保存法のすべての類型にすべてのプランで対応しており、追加料金はかかりません。
面倒な書面の保存はもう不要です。

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