「証憑（しょうひょう）」とは、企業が行った取引の真実性・正当性を証明する書類です。証憑があることで、企業や事業者が行った取引の内容や、取引自体の証明ができます。証憑にはいくつかの種類があり、経理担当者はそれぞれの用途などを理解しておく必要があります。

本記事では、証憑の概要や種類、保存期間や保存方法について解説します。

• 証憑とは
• 証憑と証票の違い
• 証憑とその他の類似用語との違い
• 証憑を紛失した場合
• 証憑書類の代表的な種類と用途
• 売上に関する証憑
• 仕入に関する証憑
• 雇用・人事に関する証憑
• その他の証憑
• 証憑書類の保存期間とルール
• 法律ごとに異なる保存期間
• 確定申告区分別の保存期間（法人・青色申告・白色申告）
• 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応する保存ルール
• 証憑管理を効率化する方法
• 紙の保管ルールを統一・標準化する
• クラウド会計ソフト・証憑管理ツールを導入する
• BPO（業務委託）を活用する
• 証憑書類を紛失してしまった場合の対処法
• 発行元へ再発行を依頼する
• 代替となる客観的な取引履歴を用意する
• 「出金伝票」や「支払証明書」を作成する
• はじめての経理でも、自動化で業務時間を1/2以下にする方法
• まとめ
• よくある質問

証憑とは、取引における真実性や正当性を証明する書類のことで、読み方は「しょうひょう」です。契約締結や金銭の支払いの際に発行される契約書や請求書、取引した際に発行される納品書などの書類が証慿に該当します。

また、労働契約や労働対価に対する賃金の支払いの際に発行される給与明細なども証憑の一種です。取引全般に関わる証憑は、取引の内容や正当性を証明し、かつ履行するうえでのトラブル抑止や税務処理時の証拠となります。

証憑と同じ読みを持つ「証票（しょうひょう）」は、看板や身分証など、場所や人を証明する「紙」や「札」に該当するものを指します。対して証憑は、領収書や納品書、銀行取引約定書など、取引内容そのものを証明する書類を指します。

どちらも「証明」する目的で利用されるものですが、証明する「対象」によって名称が異なります。

証憑と混同されやすい言葉は、証票だけではありません。「伝票」や「帳票」もまた証憑と同じく会計業務で扱う重要な書類ですが、それぞれの役割や位置付けは異なります。

取引が発生した際は、まず根拠となる「証憑」を受け取り（または作成し）、それを元に「伝票」を起こし、伝票の内容を「帳簿」へ転記したうえで、最終的に決算書を作成するという流れで会計処理が行われます。

なお、「帳簿」と「伝票」を合わせた総称を「帳票（ちょうひょう）」といいます。経理の現場で広く使われている言葉なので、合わせて覚えておきましょう。

証憑は「帳簿書類」に該当し、法律で保存期間が定められています。保存期間中の証憑を紛失もしくは処分してしまうと、会社法976条に則り100万円の罰金が科せられる場合があります。

さらに、悪質だと判断された場合は青色申告の承認取り消しなどの罰則対象になることもあります。証憑はしっかり整理し、保存しておかなければなりません。

証憑には以下の4種類があり、それぞれ用途が異なります。

以下では、それぞれ具体的な書類や概要について解説します。

売上に関する証憑は、注文から商品・サービスの提供、請求までの一連のプロセスに関わる書類を指します。具体的には、以下が該当します。

これらは売り上げに直結する書類であるため、厳重に保管し、かつすぐに閲覧できる環境を整えておく必要があります。

顧客へ商品やサービスを提供するにあたって発生する仕入の際に発行される以下の書類は、仕入に関する証憑として認められます。

発注書や納品書をもとに在庫管理している企業では、仕入に関係する証憑は取引におけるトラブルや、在庫管理におけるトラブルの防止につながるため注意して管理しましょう。

従業員の雇用や給与支払いにあたって発生する以下の書類は、雇用・人事に関する証憑に該当します。

給与が時間単位で支払われる場合は、労働の証拠を示せるタイムカードや作業時間表などが証憑に該当します。雇用・人事に関する証憑は、従業員との雇用契約や給与の支払いを証明するものであり、厳重な管理が必要です。

各種送り状や賃貸借契約に伴う契約書など、上記3つの証憑の種類に該当しない書類であっても、取引における真実性や正当性を証明する書類であれば証憑と見なされる場合があります。

事業者には、発行した証憑を一定期間保存する義務が法律により定められています。ここでは、証憑の保存期間について解説します。

証憑書類の保存期間は、準拠する法律によって規定が異なります。実務上は、関係する法律の中で最も長い保存期間に合わせて管理することが基本です。なお、保存期間の起点が「書類の発行日・受領日」ではなく、「対象となる事業年度の確定申告期限の翌日」となる点には注意が必要です。

原則として7年間の保存が義務付けられています。ただし、青色申告を行っている法人の事業年度で欠損金（赤字）が生じた場合は、繰越欠損金の控除期間に合わせて10年間（2018年4月1日以後に開始した事業年度）保存する必要があります。

会社法上の重要書類（定款、株主総会議事録、取締役会等議事録、会計帳簿および事業に関する重要書類等）は10年間の保存が義務付けられています。

所得税法において、取引の際に作成または受領した書類（請求書、見積書、契約書、納品書）は5年間の保存が義務付けられています。一方で、決算関係書類や現金預金取引等関係書類に関しては7年間の保存期間が定められています。

※ただし前々年分の事業所得および不動産所得が300万円以下の場合は5年

証憑書類の保存義務は、法人か個人事業主（青色申告・白色申告）かによっても分類や期間が細かく異なります。

【早見表】申告区分別・証憑書類の保存期間一覧

近年の法改正に伴い、証憑書類の管理・保存ルールは大きく変化しています。特に「電子帳簿保存法」と「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」への対応は必須です。

電子帳簿保存法では、取引や書類の「扱い方」によって保存方法およびルールが以下の3つの区分に分かれています。

2022年1月以降、電子帳簿保存法の改正により、電子データで受け取った証憑は電子保存が必須になりました。電子データの保存について詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や2024年改正のポイントを解説」をあわせてご確認ください。

インボイス制度下では、仕入税額控除を受けるために「適格請求書（インボイス）」や「適格簡易請求書」の要件を満たした証憑を7年間保存することが義務付けられています。記載要件（登録番号、適用税率、消費税額など）を満たしているかを確認したうえで、従来の請求書や領収書と同様に適切な管理が求められます。

適格請求書について詳しく知りたい方は、別記事「適格請求書とは？書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説」をあわせてご確認ください。

紙の証憑をファイルやバインダーで管理する方法には、保管スペースの圧迫や書類探しの手間、紛失リスクなどの課題が生じます。証憑管理を効率化するための具体的なアプローチを押さえておきましょう。

紙で保存する場合は、月別や取引先別、勘定科目別など、社内で統一したファイリングルールを策定します。封筒やファイルに「年度・月・種別」を明記し、ナンバリングしておくことで、税務調査時や確認作業時に必要な書類を素早く取り出せるようになります。

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービス（会計ソフトや請求書受領ツールなど）を活用すれば、業務効率が格段に向上します。

自社での証憑整理やデータ入力の負担が大きい場合、証憑の回収・スキャン・データ入力・ファイリングまでを外部の専門業者（BPOサービス）へ委託するという選択肢もあります。自社リソースをコア業務へ集中させたい企業に適した方法です。

領収書や請求書などの証憑を紛失してしまうと、経費として計上できなかったり、税務調査で取引の真実性を疑われたりするリスクが生じます。万が一証憑を紛失（もしくは破棄）してしまった場合は、以下の手順で迅速に対処しましょう。

まずは取引先や購入元へ連絡し、請求書や領収書の再発行が可能か確認します。多くの場合、再発行に応じてもらえます。再発行された書類には、「再発行」と記載してもらうのが一般的です。

再発行が難しい場合は、取引の事実を証明できる他の記録を探します。

電子データや客観的な履歴が確認できる場合、自社で「出金伝票」や「支払証明書」を作成して代用することが可能です。出金伝票には以下の項目を正確に記載します。

ただし出金伝票での代用が頻発したり高額であったりすると、税務署から不審に思われる可能性があります。あくまで緊急避難的な措置として行い、日頃の証憑管理を徹底することが重要です。

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証憑は取引内容の真実性を証明する、重要な書類です。保存期間中に紛失・処分をすると、取引においてトラブルが発生した際に正当性や真実性を証明できなかったり、税務調査の際に会計不備として指摘される原因となったりする場合があります。

日々の業務で発生する書類のうちどれが証憑に該当するのかを理解するとともに、保存方法や保存期間についても適切に把握し、取引におけるリスクやペナルティを回避できるように心がけましょう。

証憑が取引内容を証明する書類であるのに対し、証票は、看板や身分証など、場所や人を証明する「紙」や「札」に該当するものを指します。

詳しくは記事内の「証憑と証票の違い」をご覧ください。

証憑の保存期間は、事業形態ごとに異なります。法人の場合は法律別に7年間（法人税法）と10年間（会社法）と定められており、個人事業主の場合は7年間（青色申告）と5年間（白色申告）でそれぞれ異なります。法人の場合は10年間、個人事業主の場合は7年間保存しておくと安心でしょう。

詳しくは記事内の「証憑書類の保存期間とルール」をご覧ください。

証憑とは、取引における真実性や正当性を証明する書類のことで、「売上に関する証憑」「仕入に関する証憑」「雇用・人事に関する証憑」「その他の証憑」の大きく4つに分類されます。たとえば、契約締結や金銭の支払いの際に発行される契約書や請求書、取引した際に発行される納品書などの書類が該当します。

詳しくは記事内の「証憑書類の代表的な種類と用途」をご覧ください。