会計の基礎知識

出張費とは?相場や仕訳するときの勘定科目、仕訳方法を解説

監修 宮川真一 税理士法人みらいサクセスパートナーズ

出張費とは?相場や仕訳するときの勘定科目、仕訳方法を解説

出張費とは、出張にかかる交通費や宿泊費、食費などを指します。旅費交通費と混同されやすいですが、出張費は費用の総称を表すのに対し、旅費交通費は出張費を経費処理するための勘定科目を意味します。

本記事では、出張費の概要や旅費交通費との違い、仕訳する際の勘定科目や、相場・精算の流れについて解説します。

目次

はじめての経理はfreee会計で簡単・安心・確実に

経理未経験でも、freee会計で帳簿や決算書を作成できます。

銀行口座と同期すると、複雑な仕訳を自動化したり、
日々の記帳を行うと、1クリックで決算書を作成できたり。

クラウド会計ソフト市場シェアNo.1のfreee会計なら、初心者の方でも安心して進められます。

出張費とは

出張費とは、出張で必要な交通費や宿泊費、食費などの総称です。

一般的に、「通常の勤務地以外に出向いて業務を行うこと」が出張の定義とされています。出張先でホテルなどの宿泊施設に1泊以上するケースもあるため、交通費のみならず、宿泊費や食費も出張費です。

旅費と交通費は、まとめて「旅費交通費」として経理処理する会社がある一方、旅費と交通費は分けて経理処理するケースもあり、会社ごとの規定によって異なります。

なお、出張費を会社から従業員へ支払う方法として、次の2つがあります。

  • 出張の前に従業員へ出張費として現金を渡す(先払い)
  • 出張の後に従業員へ出張にかかった実費を払う(後払い)

出張費と旅費交通費の経費処理の違い

出張費と旅費交通費の違いは以下のとおりです。

  • 出張費:出張に伴う費用の総称
  • 旅費交通費:出張に伴う費用を経費処理するための勘定科目の名称

どちらも出張で発生する費用ですが、会計処理上は「旅費交通費」を使用します。

経理で出張費となる項目

出張費として扱われる費用には、以下のようなものがあります。

出張費に該当する費用

  • 旅費
  • 出張交通費
  • 出張手当(出張日当)

それぞれの項目について詳しく解説します。

旅費

旅費とは、遠隔地に出張する際に発生する次のような費用を指します。

旅費の種類

  • 食費
  • 高速道路代
  • タクシー代
  • 宿泊費など

交通費や宿泊費以外に、会社規定の出張手当を旅費として精算する場合もあります。

出張交通費

出張交通費は、出張で利用する公共交通機関の費用です。

なお、通勤手当は通常の交通費扱いとなり、毎月の給与と一緒に非課税扱いで支払われるのが一般的です。

出張手当(出張日当)

出張手当とは、出張で発生する交通費や宿泊費以外の諸費用に対する手当を意味します。出張手当の金額は、役職や出張先などによって異なるケースが一般的です。

会社規定により、出張手当について定められていれば、旅費や交通費などと同じように所得税は非課税で支給できます。

ただし、通常業務の範囲で営業手当として支給した場合、給与の一部としてみなされ所得税が課税されます。

出張費の相場

出張費の相場について、宿泊費と出張手当に分けて解説します。出張費の社内規定においては、一般的な常識から考えて妥当性のある金額を設定しましょう。

宿泊費の場合

国内出張の場合の宿泊費の相場は下表のとおりです。


役職宿泊費の相場
部長クラス9,000~10,000円
役職なし(一般社員)8,000~9,000円

一般的なビジネスホテルに宿泊すると考えると、宿泊費は8,000~1万円程度が目安といえます。

出張手当の場合

国内出張の場合の出張手当の相場は下表のとおりです。


役職宿泊費の相場
部長クラス2,500~3,000円
役職なし(一般社員)2,000~2,500円

出張手当は日帰りか宿泊かで多少の変動はあるものの、2,000~3,000円程度が相場です。

※上記の金額相場は、freeeが運営する経理COMPASSの「出張手当とは|勘定科目は?必要な要件は?税金はどうなる?」から抜粋しています。

仕訳するときの勘定科目の規定

旅費や出張交通費、出張手当(出張日当)の勘定科目は、基本的に「旅費交通費」となります。出張時の食事代も出張手当として精算されます。

内容勘定科目
・旅費
・出張交通費
・出張手当(主張)
・旅費交通費
・飲食店の利用(会食) ・会議費
・交際費

一方、出張時の取引先との会食は実費精算で、勘定科目は「会議費」または「交際費」です。

先払いと後払いの仕訳方法

すでに説明したように、会社から従業員へ出張費を支払う方法には、先払いか後払いの2つがあります。それぞれの支払い方法によって、仕訳方法は変わります。

なお、旅費精算のやり方と注意点に関しては、以下の記事も併せてご覧ください。

【関連記事】
旅費精算のやり方と処理するときに気を付けたいポイント

出張費を先払いする場合の仕訳方法

現金を渡す先払いの場合は、実費がまだ確定していないため、仮払金や前払金などを勘定科目として以下のように仕訳をします。

出張費を先払いする場合の仕訳方法について、具体例をあげて解説します。

たとえば、出張前に従業員へ出張費として3万円の現金を支給します。実際に出張では2万円しかかからず、出張から帰ってきた従業員から現金1万円が返金されました。

借方貸方摘要
仮払金30,000円現金30,000円旅費交通費仮払

出張費の実費が確定し、精算する場合は次のとおりです。


借方貸方摘要
旅費交通費20,000円仮払金30,000円旅費交通費精算
現金10,000円   

出張費を後払いする場合の仕訳方法

次に、出張費を後払いする場合の仕訳方法を解説します。出張費を後払いする場合、出張時において従業員が立替払いを行い、後で出張にかかった実費を会社から支給します。

たとえば、出張時に従業員が出張費3万円を現金で立替払いを行い、その領収書を精算する場合の仕訳方法は、次のとおりです。


借方貸方摘要
旅費交通費30,000円現金30,000円旅費交通費精算

なお、出張時に従業員が立替払いを行った時点では、会社のお金は動いていないため、仕訳をする必要はありません。

まとめ

旅費や出張交通費、出張手当などは全て、出張費として精算されます。

旅費や出張交通費、出張手当(出張日当)の勘定科目は基本的に「旅費交通費」です。ただし、出張時の取引先との会食は実費精算となり、勘定科目は「会議費」または「交際費」となります。

また、出張費は先払いか後払いかによって仕訳方法が異なりますので、注意が必要です。

経理を自動化し、日々の業務をもっとラクにする方法

経理業務には日々の入出金管理だけでなく、請求書や領収書の作成から保存まで多岐にわたります。

シェアNo.1のクラウド会計ソフト(*1)「freee会計」では、面倒な仕訳や入力作業を自動化、必要書類も簡単に作成でき、経理業務にかかる時間を半分以下(*2)に削減できます。
※1.シミラーウェブ、ローカルフォリオ(2019年10月)
※2.自社調べ。回答数1097法人。業務時間が1/2以上削減された法人数


また、関連書類はクラウド内で保存が可能です。管理にかかるコストも削減でき、書類の破損や紛失の心配もありません。

数あるソフトの中でも、freee会計を導入するメリットをご紹介します。

freee会計

明細の自動取り込みで日々の帳簿作成が簡単・ラクに!

銀行口座やクレジットカードを同期することにより、利用明細を自動的に取り込むことができます。取り込んだ明細から勘定科目の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、資金の移動などの記帳も可能です。

明細を手入力ではなく自動的に取り込むため、入力の手間や漏れなく正確な帳簿を作成できます。

freee会計

経営層にもわかりやすいレポートを自動作成!

会社を経営するうえで重要なのはお金の流れです。freee会計では、お金の流れをリアルタイムで把握できるレポートを自動で作成できます。

たとえば「資金繰りレポート」を作成すると、今後のお金の出入りを踏まえた上で現金の残高推移を確認することができます。現金の動きを把握することで、資金ショートの防止につながります。


freee会計で出力したレポートのイメージ

決算関連の書類作成にも対応!

freee会計では、中小企業の決算関連書類を自動的に作成できます。

<freee会計で出力可能な書類の一例>

  • 貸借対照表・損益計算書
  • 仕訳帳・総勘定元帳
  • 現金出納帳 など
PDFやCSVファイルに出力することも可能なため、士業の方への共有や社内での資料作成にも活用できます。

ほかにもfreee会計には、効率的な経理を実現するための機能が豊富に備わっています。

<freee会計の機能例>
  • 見積書/請求書/納品書の発行
  • 入金確認や消込、帳簿への反映
  • 支払管理や振込ファイルの自動作成
  • 証憑管理(電子帳簿保存対応)etc...
freee会計は、30日間の無料お試し期間を設けています。無料お試し期間でもサポート機能の利用も可能なので、気になる方はまず無料でお試しされることをおすすめします。

今すぐfreee会計を使ってみたい方は、freee会計アカウントの新規作成(無料)ページからお試しください。

よくある質問

出張費の相場は?

出張費のうち、宿泊費は8,000~1万円、出張手当は2,000~3,000円程度が相場です。

詳しくは記事内「出張費の相場」をご覧ください。

出張手当(出張日当)の勘定科目は?

出張手当(出張日当)の勘定科目は基本的に「旅費交通費」となります。

詳細は記事内「仕訳するときの勘定科目の規定」をお読みください。

出張時の食事代の勘定科目は?

出張時の食事代は出張手当として扱われるため、食事代の勘定科目は「旅費交通費」です。

詳しくは記事内「仕訳するときの勘定科目の規定」をお読みください。

監修 税理士・CFP® 宮川真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事し、税理士としてのキャリアは25年以上に及ぶ。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表としてコンサルティング、税務対応を担当。また、事業会社の財務経理を担当し、複数企業の取締役・監査役にも従事。

税理士・CFP® 宮川真一

無料で30日間お試しできる会計ソフト freee会計

インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応。

記帳作業をほぼすべて自動化して、入力の手間を減らします。
日々の記帳を行うと、1クリックで決算書を作成できます。

初期費用や解約料は0円なので、初めて会計ソフトを利用される方でも、安心して会計ソフトに挑戦できます。