会社の会計では、一般家庭と同じように収支を分類して記録します。財務会計においてそういった分類のことを勘定科目と呼び、コード番号を設けて管理すると便利です。
ここでは、勘定科目コードの作り方や、利用に関するメリット・デメリットについてご説明します。
目次
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勘定科目のコードが必要となる理由
勘定科目には非常に多くの分類があるため、一見すると複雑で覚えきれないように思えます。しかし実は、資産、負債、純資産、収益、費用の5つに大きく分けることができ、どの勘定科目もこの5種類のいずれかに属することになります。
資産
現金：現金や為替証書、銀行預入前の小切手等の金融資産を指します。
売掛金：未回収の売上額です。売上を手形で受け取る場合は受取手形と言い、「受取手形」となります。
動産・不動産：土地や建物の他、会社が所有する車や機械設備等を含みます。
負債
借入金：金融機関等から借り入れたお金を借入金と呼びます。
買掛金：仕入等の際に行ったツケ払いを指します。本来支払わなければいけないお金が未払いになっている状態です。
純資産
資産から負債を差し引いた時に残るものが純資産です。
収益
商品やサービス等の販売による売上のことを言います。
費用
いわゆる経費のことで、売上を上げ利益を出すために必要な各種の出費のことを言います。
このように、5つに大分類した項目の中でも、その性質によってさらに細分化されるのが勘定科目ですから、たくさんある科目をその系統ごとに理解し活用するためにも、コード番号を付けて整理しておく必要があるのです。
勘定科目コードを作るメリット
勘定科目にコード番号を付与すると、以下のようなメリットが生まれます。
エクセル等を使った検索では数字コードが適切である
会計ソフトから出力したデータをエクセルにコピーしたり、エクセル自体に勘定科目コードを整理したりしている場合、勘定科目コード番号で容易に検索することができます。
アルファベットよりも数字の方が入力は容易である
最近の勘定科目コードにはアルファベットや英単語を使うケースが多く見られるようになりましたが、実際の入力作業を考えると、テンキーを使った数字入力で勘定科目コードを打ち込んでいく方がはるかに効率的です。膨大なデータを入力する経理スタッフにとっても、作業時間を数秒でも削減できることはストレス減にも繋がります。
勘定科目コードを作るデメリット
一方、勘定科目コードに数字を用いることのメリットが、デメリットになり得ることもあります。
会社独自の勘定科目管理方法がある
勘定科目の体系は決まっているものなので、あとは各社でどのように整理するかということになります。その際、以前から科目整理に数字を利用してこなかった会社にとっては、急にコード番号化すると混乱することも考えられます。
アルファベット単語の方が一見してわかりやすい
現金に関する勘定科目を「genkin」と設定しているケースもあり、一目で分類を理解しやすいよう工夫していることがわかります。コード番号を使った振り分けは、数字が示す分類を理解していなければかなり混乱する可能性があるため、資産なら1から始まるコード、負債なら2から始まるコード、といったように規則性を持たせ、かつ経理に携わる人間がこれを理解している必要があります。
勘定科目コードの決め方
勘定科目コードを決める時には、誰にでもその分類がわかるよう体系立てておかなければなりません。コード番号の桁数や数字が意味する分類等、以下のように整理していくと大変便利です。
必要な桁数
勘定科目は大分類されたものの階下に詳細な科目がさらに続く形になっています。コード番号の最初の数字は、大分類した項目をあてていきますので、以下のように割り振ります。
1で始まるコード番号「資産」
2で始まるコード番号「負債」
3で始まるコード番号「純資産」
4で始まるコード番号「売上」
5で始まるコード番号「原価」
6で始まるコード番号「経費」
7で始まるコード番号「営業外収益・費用」
8で始まるコード番号「税金」
例えば「資産」の階下には、現金・売掛金・動産や不動産等があり、そのうち現金の階下には小切手や郵便為替等も属しており、これだけでも3桁の数字をあてなければいけないことがわかります。つまり勘定科目コードを考える際は、下の階層のことも踏まえ、最低3桁以上とすることが求められます。一般的には4桁程度が覚えやすく、それ以上になると桁数が多すぎて活用が難しくなります。
まとめ
勘定科目コード自体は決して難しくはないものの、全てを覚えるとなると数が膨大です。しかし、数字を使って体系的に分類していることを理解できれば、あとは実務を通してよく使う科目コードから身に付けていくことができます。似たような科目なのに分類が異なるものも出てきますが、イレギュラーな科目や細分化された科目については、日常業務を通して着実に補強されていきます。わからない科目コードがあったらその場で確認するようにし、一歩ずつ効率化を目指していくのが望ましいと言えます。
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