会計の基礎知識

売上台帳とは?作成する目的や書き方、保存期間などについてわかりやすく解説

売上台帳とは?作成する目的や書き方、保存期間などについてわかりやすく解説

売上台帳とは、日々の取引で発生した売上に関する情報をまとめた帳簿です。収支管理や所得税の計算など会社経営に必要な業務をスムーズに行う目的で作成されますが、確定申告や給付金の申請では提出が義務付けられることもあります。

また、売上台帳は会社法や税法上帳簿として扱われ、個人事業主は5〜7年、法人は7〜10年保存しなければなりません。

本記事では、売上台帳が必要になるケースや書き方、作成に伴う注意点などについて詳しく解説します。

目次

はじめての経理はfreee会計で簡単・安心・確実に

経理未経験でも、freee会計で帳簿や決算書を作成できます。

銀行口座と同期すると、複雑な仕訳を自動化したり、
日々の記帳を行うと、1クリックで決算書を作成できたり。

クラウド会計ソフト市場シェアNo.1のfreee会計なら、初心者の方でも安心して進められます。

売上台帳とは

売上台帳とは、日々の取引で発生した売上に関する情報をまとめた帳簿です。売上台帳は、ほかにも売上帳や売上元帳などさまざまな名称があり、決められた書式などはなく自由に作成できます。

売上台帳の主な記入項目は、作成日・法人(事業主)名・取引発生日・取引先名・取引内容・金額です。収支管理など経営管理に活用するほか、売上台帳は確定申告や給付金の申請の際に提出が必須となるケースがあります。

売上台帳が必要になるのは法人・個人事業主に関係ないため、必要に応じて作成しましょう。

売上台帳を作成する目的

売上台帳は、売上情報のみをまとめて管理するのが特徴です。月毎や年毎の売上のみを一目で把握できるため、売上を時系列で確認する目的で作成されます。

また、経済状況の把握に役立てられるだけではなく、確定申告や給付金の申請における特定のケースでは、売上台帳の提出が必須です。

売上台帳の保存期間

売上台帳は、会社法や税法上、帳簿として扱われるため、法律において決められた期間保存しなければなりません。売上台帳の保存期間は個人事業主と法人とで異なり、それぞれ以下のとおりです。

売上台帳の保存期間

個人事業主:7年間
法人:7年間〜10年間※青色申告をした年で欠損が生じた場合は10年間


出典:国税庁「帳簿書類等の保存期間」

売上台帳が必要になるケース

売上台帳が必要になるケースは、主に以下のとおりです。

  • 収支管理を行うとき
  • 所得税の計算を行うとき
  • 確定申告を行うとき
  • 給付金・助成金・補助金の申請を行うとき

収支管理を行うとき

売上台帳では取引で生じた売上のみをまとめるため、売上の状況をスムーズかつ効率的に確認できます。事業を黒字化するには収入が支出を上回る必要があり、売上状況の把握は必要不可欠です。 そのため、日々の売上を一目で分かるようにできる売上台帳は、収支管理をスムーズに行うのに欠かせない帳簿です。

また、売上台帳に加えて仕入帳や経費帳簿をあわせて作成すると、より会社の経営状況を把握しやすくなります。

所得税の計算を行うとき

所得税は、売上から経費や各種控除を差し引いた金額をもとに決まります。売上台帳で売上をきちんとまとめておけば、いくらの売上が発生したのかを一目で確認できるため、所得税の計算をするのに役立ちます。

個人事業主と法人で所得税の計算方法は異なりますが、どちらにとっても売上台帳は活用できるでしょう。

確定申告を行うとき

白色申告を用いて確定申告を行う場合は、売上台帳が必要です。白色申告では金額を記入した帳簿の作成が義務付けられており、使用した帳簿は保存することが義務付けられています。

名称に関しては売上台帳でなくても構いませんが、売上台帳として使用し保存するのが一般的です。また、場合によっては添付書類として売上台帳の提出が求められることもあります。

給付金・助成金・補助金の申請を行うとき

給付金や助成金、補助金の申請を行うとき、売上台帳の提出が求められることがあります。

たとえば、持続化給付金や事業復活支援金などの申請では、直近の売上の増減を示す証拠が必要になるため、売上台帳の提出が必須です。

そのため、給付金や助成金の活用を検討する際は、添付書類として売上帳簿を含めて必要な書類・帳簿がないか必ず確認しましょう。

売上台帳の書き方・作成方法

売上台帳を作成する方法と流れは、以下のとおりです。

売上台帳を作成時の方法と流れ

  1. タイトルや期間を記入する
  2. 売上台帳の作成者名を記入する
  3. 売上が発生した日を記入する
  4. 取引先名を記入する
  5. 売上に関する詳細を記入する
  6. 売上金額を記入する

上述したように、売上台帳には法律などによって決められた書式はありません。Excelや表計算ソフトなどを使用して、ここで紹介する手順に沿って作成しましょう。

1. タイトルや期間を記入する

まずは、売上台帳のタイトルを記入します。名称は売上帳や売上元帳でも構いませんが、売上台帳を用いることが一般的です。

タイトルの下側や右側には、売上を記入する対象期間を記入しましょう。対象期間は、月ごとや週ごとのいずれかを用いるケースが多いです。

2. 売上台帳の作成者名を記入する

次は、タイトルの右下あたりの箇所に、売上台帳の作成者について記入します。法人や個人事業主の場合は、法人名・屋号もあわせて記入してください。

また、給付金などの申請に売上台帳を用いる場合は、作成者名のところを「申請者」としましょう。

3. 売上が発生した日を記入する

ここまでの土台ができたら売上に関する情報を記入する表を作成し、左側から順に記入していきます。

まずは、売上が発生した日付を記入します。売上日となる日は業種や会社などによって異なりますが、売上が発生した日を用いるのが一般的です。

なお、売上が発生した日のことを発生主義、売上が入金された日のことを現金主義と呼びます。発生主義について詳しく知りたい方は、別記事「発生主義とは?現金主義・実現主義との違いや適用場面をわかりやすく解説」をご確認ください。

4. 取引先名を記入する

次は、日付の横に売上が発生した取引先の名称を記入します。取引先が法人ではなく個人で名前が分からなければ、お客様という書き方でも問題ありません。

また、取引先が法人で名称が長い場合は、略称を用いることも可能です。

5. 売上に関する詳細を記入する

次に、何をどのように販売したかなど、売上に関わる詳細情報を記入します。個数や新規顧客か既存顧客かなど、できるだけ具体的に記入してください。

売上台帳は経営状況の把握に活用される帳簿でもあるため、売上の発生状況を明確に把握できるようにするのが重要です。

6. 売上金額を記入する

売上の詳細情報の右側には、売上金額を記入します。売上金額の記入方法にルール等はないため、事前に税込・税抜など組織内でわかりやすいように記入してください。

売上金額の右側の備考欄を活用して、消費税について補足するのもおすすめです。

売上台帳を作成する際の注意点

売上台帳を作成する際は、以下の点に注意が必要です。

  • 記入ミスをしないようにする
  • 保存期間を必ず守るようにする

記入ミスをしないようにする

売上台帳の記入ミスをしてしまうと、適切な収支管理ができなくなります。また、給付金申請では不備とみなされ、審査に落ちてしまうかもしれません。

とくに、多いミスとして考えられるのは、売上が発生した日と現金が振り込まれた日で2重に記入してしまうケースです。売上台帳を複数人で作成する場合では、必ず記入ルールを共有しておきましょう。

保存期間を必ず守るようにする

白色申告で確定申告をしている人にとって、売上台帳は保存必須の帳簿です。個人事業主は7年、法人は7年〜10年、きちんと保存しておきましょう。

万が一保存期間を守らずに紛失してしまうと、追加で課税されたり仕入税額控除が受けられなくなったりする恐れがあります。

売上台帳の給付金や助成金に関する注意点

上述のように、売上台帳は給付金や助成金の申請に必要な書類で、以下の点に注意しなければなりません。

  • 売上台帳がなければ申請できない場合がある
  • 売上がなくても提出が必要になる

売上台帳がなければ申請できない場合がある

申請する給付金や助成金によっては、売上台帳の提出が必須な場合があります。そのため、利用する給付金や助成金の添付書類を確認し、用意し忘れがないようにしてください。

また、用意できても内容に不備があると審査に落ちてしまうため、正しく記入を行いましょう。

売上がなくても提出が必要になる

給付金や助成金を申請する際、売上がまだ立っていないケースがあるでしょう。しかし、持続化給付金のような売上台帳の提出が求められる給付金・助成金では、売上が0円であっても提出しなければなりません。

ほかにも一時支援金や事業復活支援金などの給付金・助成金制度では、売上の状況を確認するために売上台帳の提出が求められます。

まとめ

売上台帳とは、日々の取引において発生した売上に関する情報をまとめた帳簿です。対象となる期間を定めて、売上や取引先名、取引の内容などについて詳しく記入します。

売上台帳の作成は必須ではありませんが、白色申告で確定申告を行う場合や一部の給付金の申請では必ず作成しなければなりません。また、一定期間の売上が一目でわかる特徴がある帳簿なので、経営に役立てるためにも作成して活用するのがおすすめです。

経理を自動化し、日々の業務をもっとラクにする方法

経理業務には日々の入出金管理だけでなく、請求書や領収書の作成から保存まで多岐にわたります。

シェアNo.1のクラウド会計ソフト(*1)「freee会計」では、面倒な仕訳や入力作業を自動化、必要書類も簡単に作成でき、経理業務にかかる時間を半分以下(*2)に削減できます。
※1.シミラーウェブ、ローカルフォリオ(2019年10月)
※2.自社調べ。回答数1097法人。業務時間が1/2以上削減された法人数


また、関連書類はクラウド内で保存が可能です。管理にかかるコストも削減でき、書類の破損や紛失の心配もありません。

数あるソフトの中でも、freee会計を導入するメリットをご紹介します。

freee会計

明細の自動取り込みで日々の帳簿作成が簡単・ラクに!

銀行口座やクレジットカードを同期することにより、利用明細を自動的に取り込むことができます。取り込んだ明細から勘定科目の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、資金の移動などの記帳も可能です。

明細を手入力ではなく自動的に取り込むため、入力の手間や漏れなく正確な帳簿を作成できます。

freee会計

経営層にもわかりやすいレポートを自動作成!

会社を経営するうえで重要なのはお金の流れです。freee会計では、お金の流れをリアルタイムで把握できるレポートを自動で作成できます。

たとえば「資金繰りレポート」を作成すると、今後のお金の出入りを踏まえた上で現金の残高推移を確認することができます。現金の動きを把握することで、資金ショートの防止につながります。


freee会計で出力したレポートのイメージ

決算関連の書類作成にも対応!

freee会計では、中小企業の決算関連書類を自動的に作成できます。

<freee会計で出力可能な書類の一例>

  • 貸借対照表・損益計算書
  • 仕訳帳・総勘定元帳
  • 現金出納帳 など
PDFやCSVファイルに出力することも可能なため、士業の方への共有や社内での資料作成にも活用できます。

ほかにもfreee会計には、効率的な経理を実現するための機能が豊富に備わっています。

<freee会計の機能例>
  • 見積書/請求書/納品書の発行
  • 入金確認や消込、帳簿への反映
  • 支払管理や振込ファイルの自動作成
  • 証憑管理(電子帳簿保存対応)etc...
freee会計は、30日間の無料お試し期間を設けています。無料お試し期間でもサポート機能の利用も可能なので、気になる方はまず無料でお試しされることをおすすめします。

今すぐfreee会計を使ってみたい方は、freee会計アカウントの新規作成(無料)ページからお試しください。

よくある質問

売上台帳には何を書くのですか?

売上台帳には、日々の取引で発生した売上について記入します。金額や取引発生日、取引先の情報などが、売上台帳に記入する主な項目です。

詳しくは記事内「売上台帳とは」をご覧ください。

売上台帳は必要ですか?

売上台帳は、収支管理を行う際や所得税の計算を行う際に必要です。また、確定申告のタイミングや補助金・助成金の申請などのケースでも売上台帳は必要になります。

詳しくは記事内「売上台帳が必要になるケース」をご覧ください。

無料で30日間お試しできる会計ソフト freee会計

インボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応。

記帳作業をほぼすべて自動化して、入力の手間を減らします。
日々の記帳を行うと、1クリックで決算書を作成できます。

初期費用や解約料は0円なので、初めて会計ソフトを利用される方でも、安心して会計ソフトに挑戦できます。