会計の基礎知識

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

公開日:2021/11/30

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

日頃の経理業務の効率をもっと向上させたい、そんな場合はクラウド会計ソフトを導入することで実現できます。クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、多くのメリットがあります。

本記事では、クラウド会計ソフトの基礎知識やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

クラウド会計の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

目次

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クラウド会計によって変わる経理業務

クラウドとは簡単に言うと、個別のパソコンにソフトをインストールしなくても、インターネットを通じて一定のサービスや機能を利用できるシステムのことを言います。

私たちにとって身近なところで言うと、GmailやHotmailなどメールサービスがこれにあたります。

クラウド会計ソフトとは

従来までの会計ソフトは、購入したソフトウェアを会社のパソコンにインストールすることで利用ができました。

これに対し、クラウド会計ソフトはソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して月額もしくは年額の使用料を支払うことで、インターネット経由から利用することができるのです。

インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば利用ができ、細かい設定などは必要ありません。

クラウド会計を導入することで、今までは会社の備え付けのパソコンでしか対応できなかった経理作業を、自宅のパソコンやスマホから操作することが可能となりました。

会計データもパソコン本体ではなく、クラウドサーバー上にバックアップされるため、万が一会社のパソコンが故障したり、ウイルスに感染したりしてもデータを失う心配はありません。

クラウド会計のスマホ利用

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトにはさまざまなメリットがあります。

メリット1:常に最新の状態で会計ソフトを利用できる

従来までの会計ソフトは、インストールした後にバージョンアップした場合、その都度新たにソフトを購入しなければいけません。再度インストールをしなければならず、手間と費用が余分にかかっていました。

これに対し、クラウド会計ソフトの場合は、常に最新の状態で利用することができ、バージョンアップをしても再度インストールする必要がありません。たとえ会社のパソコンを買い換えたとしても、インターネットにさえ繋げば問題なく利用することができます。

メリット2:銀行口座やクレジットカードとのデータ連携ができる

銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴などを、会計ソフトに入力する手間は、経理業務の中でもかなりの割合を占めているのではないでしょうか。

クラウド会計ソフトは、ネットバンキングやカード会社のデータと自動的に連携して明細を取得するよう設定が可能です。

クラウド会計のデータ連携

これにより、入出金や利用履歴は自動で会計ソフトに反映されるため、手入力する手間を削減できます。

メリット3:法改正にも対応

法改正があった場合、クラウド会計ソフトをサービス提供している会社側で更新します。消費税なら軽減税率に対応するようになるなど、常に最新の法令に沿った入力や出力が可能です。

メリット4:安心のバックアップ

クラウド会計ソフトに入力したデータは、会社のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。

従来型の会計ソフトを使っている場合、万が一のためにデータをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。これらの手間が、クラウド会計ソフトを導入することですべて解消します。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトには多くのメリットがありますが、デメリットについても理解しておきましょう。

デメリット1:維持費がかかる

クラウド会計ソフトは、月額や年額使用料を支払いながら会計ソフトを使用するサービスなので、毎月一定の維持費がかかります。

デメリット2:慣れが必要

従来型の会計ソフトに慣れていると、クラウド会計ソフトは非常に便利な反面、すべての機能を使いこなせるまでに時間がかかります。その場合は全ての機能を初めから使いこなそうとするのではなく、サービス提供会社のサポート機能を利用しながら、クラウド会計ソフトを理解していきましょう。

このように一部デメリットはありますが、事前に理解していればそこまでネックにはならないでしょう。

企業はクラウド会計ソフトをどう活用していくべきか

クラウド会計ソフトを導入することで、その企業の業務効率は格段に上がります。

会計以外の業務もクラウドソフトを利用している場合は、別の提供会社であってもデータを連携することができます。

例えば、クラウド営業管理ソフトとクラウド会計ソフトを連携している場合、営業管理ソフトで請求書を作成するとクラウド会計ソフトが自動で売掛金の仕訳を作成することが可能になります。

また、あらゆる会計データがクラウド上で連携できることで、転記による人為ミスも少なくなり、月次の売上や費用を把握できるスピードが早くなります。その結果、これまでよりもより正確でタイムリーな情報分析ができるようになります。

企業がクラウド会計ソフト、クラウド業務管理ソフトを積極的に活用することで、業務効率化はもちろん、経営面においても重要な情報を提供できるようになるでしょう。

クラウド会計ソフトの導入方法

これから経理を始める新設企業の場合

クラウド会計の場合は、これまでのインストール型の会計ソフトと違い、家電量販店などでパッケージを購入せず、インターネット上でメールアドレスとパスワードを設定するだけで使い始めることが可能です。

多くのクラウド会計ソフトは有料契約の前に、無料のお試し期間を用意しています。使いやすさなどを確認して自身に合ったソフトを選びましょう。

新設したばかり企業は、経営者の方が経理も行うケースが多いです。そのため、経理の専門知識がほとんどない方でも簡単にお試しできるよう、使い方サポートを提供しているので、無料のお試し時点でも積極的に活用することをおすすめします。

クラウド以外のソフトで経理を行っている場合

クラウド会計の登場により、携帯電話を乗り換えるように、既存のインストール型のソフトからクラウド会計ソフトに乗り換える企業や個人事業主も非常に増えてきました。

期の途中の場合、既に入力を進めてしまっているから乗り換えるのは今期が終わってからと期の切り替えのタイミングでクラウド会計ソフトを利用し始めるケースが多いようです。

しかしながら期の途中で既に入力を進めていても、クラウド会計ソフトの中ではインストール型のソフトからデータを簡単に移行できる機能を持っている場合も多いです。移行方法も詳細にヘルプページで紹介されているほか、サポートを利用することができるので、スムーズにデータ移行も実施できるでしょう。

【参考ヘルプページ】弥生会計からクラウドfreee会計に仕訳データを移行する手順

税理士に経理業務を任せている場合

税理士に記帳代行や経理作業を一括で任せている方もいるでしょう。その場合は確かに楽ではあるものの、リアルタイムに経営数字を把握できなかったり、月々の契約料金が高くつくケースが多いです。

クラウド会計ソフトを利用すれば、日々の経理業務は自動化ができるので従来の会計ソフトよりも作業コストを削減できます。

経営数字をもっとリアルタイムに把握できるようになりたい方やクラウド会計に興味がある方は、無料のお試しだけでも行ってみると良いでしょう。

サポートを受けながら自社でも運用できるイメージを持つことができた場合は、顧問税理士に「今のやり方を変えてみたい」と相談しましょう。税理士もクラウド会計を導入する事務所がどんどん増えています。顧問税理士から「クラウド会計」という話を聞いたことがない場合でも、聞いてみると「実は他の顧問先で使っている」というケースも非常に多いです。

「普段税理士と疎遠だからあまり相談しづらい...。」と悩んでいる方は、クラウド会計を導入することをきっかけに、税理士自体を変更する選択肢も考えてみても良いでしょう。

公開日:2019/11/12

監修 筧 智家至(公認会計士・税理士)

会計ソフトの種類と比較方法


世の中にはさまざまな会計ソフトがあるため、「どれが適しているのか」「なにを基準にして選べばいいのか」といった点で迷ってしまう人も多いでしょう。個人事業・中小企業・大企業によって、会計ソフトに求められるニーズも異なっています。また、事業形態の違いでも使い勝手の良さは変わってくるものです。今回は会計ソフトの種類や選び方、比較する際に気をつけるべきポイントについて、詳しく解説していきます。

目次

会計ソフトの種類

会計ソフトの導入は、基本的に経理業務の効率化を目的とするものであり、どのようなソフトを選ぶかで業務効率にも変化が出てくるものです。一度導入してしまえば安易に変更するのも難しい面があるので、慎重に選ぶ必要があります。

これから事業を始める場合や創業まもない段階で会計ソフトを導入するなら、「クラウド型」の会計ソフトがおすすめです。法人・個人事業主の違いや中小企業・大企業の違いによっても導入すべきものが異なってくるので、しっかりと押さえておきましょう。

クラウド型とインストール型の違い

クラウド型の会計ソフトはインストールが不要で、インターネットを介して経理業務を行うため、利用する端末に縛られずに使用できます。

また、税務関係の法律が改正されたときにも自動的にバージョンアップや修正を行ってくれるものもあるため、最新のルールにもとづいて経理業務を進められます。クラウド型の会計ソフトではデータをWeb上に保管することになるため、仮に利用端末が故障してしまったとしても、データに影響を与えてしまう心配がありません。

【関連記事】クラウド会計ソフトとは? メリット・デメリットを解説

インストール型の会計ソフトは、利用する端末にインストールすれば、インターネット環境がない場所でも利用することができます。

デメリットとしては、初期のソフト購入費用がクラウド型に比べて高額であるのに加えて、バージョンアップに対応するために別途サポートプランに申し込む必要があるなど、クラウド型に比べると導入の障壁が高くなります。またPCの故障に備えたデータのバックアップも自ら定期的に行う必要があります。

法人と個人事業主との違い

どのような会計ソフトを導入すべきかは、組織形態によっても異なります。個人事業主であれば、確定申告に対応している会計ソフトなど、組織形態に応じた会計ソフトを選ぶ必要があります。

法人の場合、クラウド型の会計ソフトであれば、ライセンスの付与状況にもよりますが複数人で経理に関するデータを管理することによって情報共有することが可能となり、経営判断や事業展開にもデータを生かすことができるメリットが大きくなります。いつでも必要な情報をチェックできるため、スムーズに事業活動を行えるでしょう。

中小企業か大企業か

会計ソフトは企業規模も考慮して選んでいく必要があります。中小企業の場合では、クラウド型の会計ソフトでほとんどの会計業務はカバーできます。

組織規模が大きくなるに従い、連結決算など特殊なケースへの対応も検討していく必要があります。さらに、会計業務のみならず、人事管理、労務管理、生産管理や在庫管理など基幹システムとの連携も必要な場合があります。

大がかりなシステムは高額となりますので、自社に要件に合った最適な会計システムを構築していくことが大切だといえます。

会計ソフトの選び方

会計ソフトを選ぶ際には、「誰が・いつ・どこで・どのように」使用するかによって選ぶべきものも変わってきます。必要な機能や利便性のどの部分を重視するのか、精査する必要があるのです。ここでは、立場別に考慮すべきポイントを解説していきます。

中小企業の経営者または個人事業主

中小企業の経営者や個人事業主であれば、さまざまな業務をこなしていかなければならないため、経理業務にそれほど時間をかけられないといった場面もあるでしょう。そのため、効率的に経理業務が行える会計ソフトを選んでいく必要があります。

入出金の管理や備品の購入など、インターネットバンキングやクレジットカードと紐づけできる会計ソフトを利用すれば、経理業務の負担を軽減できるはずです。また、月次決算や資金繰り表などをすぐに出力できるタイプのものであれば、迅速に経営判断を行えます。本来のビジネスに集中できる時間を確保するためにも、できるだけ経理業務にかける時間を減らせる会計ソフトを選ぶことが肝心です。

経理担当者

経理担当者の場合は、ほかの部署や経営陣に経理状況を説明する機会も多いため、分析機能が付いたものを選んだほうが良いでしょう。日常的な仕訳作業や経費精算、決算業務・税務報告など経理担当者に課せられている役割は多岐にわたるため、それらの作業を充分に行える会計ソフトを選ぶべきです。

また、取引先に対する債権管理や債務管理なども適切に行っていく必要があります。事業部ごとに会計を管理する場合には、予算管理やプロジェクトの管理が行える機能が備わっているもののほうが、現場との連携を取りやすいでしょう。日々の経理業務の負担を減らしつつ、経理状況にもとづいた提案がスムーズに行える会計ソフトの導入を検討してみることが大切です。

会計ソフトの比較方法

最適な会計ソフトを選んでいくためには、実際に導入したときのイメージを持つことが大切です。そのためには、税理士や経営者仲間に相談をしたり、無料で使えるお試し版を利用したりしてみると良いでしょう。それぞれのポイントについて紹介していきます。

税理士に相談する

顧問税理士に依頼を行っている場合には、会計ソフトを導入する前に相談してみるのも1つの方法です。決算業務をお願いするときには、必要なデータを提出しなければなりませんが、税理士が使用している会計ソフトと連携ができればスムーズなやりとりが行えます。

逆に、自社と税理士で使っている会計ソフトが違っていると、やりとりに手間がかかってしまう場合もあるのです。普段から多くの企業や個人事業主と関わっている税理士であれば、さまざまな事例を把握しているため、自社に適したものを勧めてもらえる可能性もあります。経理業務の効率化には税理士との連携が欠かせないものでもあるので、まずは気軽に相談をしてみましょう。

経営者仲間に相談する

同業の経営者が利用している会計ソフトを導入してみるのも良いでしょう。いくら高機能な会計ソフトであっても、自社の事業や業態に合わないものを導入してしまっても、かえって非効率になってしまうケースもあるからです。

すでに同業の経営者が使っているものであれば、さまざまな点からヒアリングが行えます。企業規模が同じくらいの経営者に相談をすることで、会計ソフトの選定にかける時間を短縮できるでしょう。

無料お試しを利用してみる

税理士や経営者仲間からさまざまな情報を得たとしても、実際に使ってみなければ本当に適したものであるかの判断を行いづらい面があるでしょう。クラウド型の会計ソフトであれば、実際に購入しないと利用できないインストール型とは異なり、購入前に無料で使用できる場合があります。まずはお試しでしばらく使ってみて、いちばん使い勝手の良いものを選んでみると最適な会計ソフトを選びやすいでしょう。

まとめ

会計ソフトにはさまざまな種類があるため、事業形態や企業規模によって適したものを選んでいく必要があります。クラウド型とインストール型の特徴をそれぞれ踏まえたうえで、税理士や経営者仲間の意見も取り入れてみましょう。そして、実際にユーザー自身に合っているか、また使いやすさを試してみたい場合には、クラウド型の会計ソフトで無料お試しサービスを利用してみるのも1つの方法です。

監修:筧 智家至(公認会計士・税理士)

大阪府出身。慶應義塾大学経済学部卒業。大学時代からベンチャー企業でのインターン、学生起業コミュニティ運営を経験し起業支援に興味を持つ。大学卒業後は家業を手伝いながら、公認会計士試験に合格。大手監査法人にてJASDAQや東証マザーズ上場企業、M&A多角化企業、金融機関の監査を経験。また、不動産ファンド会社にて財務経理やファンド立ち上げも経験。現在は、京都大学経営管理大学院で「起業エコシステム」を研究の傍ら、会計・経営管理サービスを提供している。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、クラウド上で情報を管理するからこそ実現できるメリットがたくさんあります。まずはメリットとデメリットをよく理解した上で、導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。

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