会計の基礎知識

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

公開日:2021/11/30

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

日頃の経理業務の効率をもっと向上させたい、そんな場合はクラウド会計ソフトを導入することで実現できます。クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、多くのメリットがあります。

本記事では、クラウド会計ソフトの基礎知識やメリット・デメリットについて詳しく解説します。

クラウド会計の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

目次

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クラウド会計によって変わる経理業務

クラウドとは簡単に言うと、個別のパソコンにソフトをインストールしなくても、インターネットを通じて一定のサービスや機能を利用できるシステムのことを言います。

私たちにとって身近なところで言うと、GmailやHotmailなどメールサービスがこれにあたります。

クラウド会計ソフトとは

従来までの会計ソフトは、購入したソフトウェアを会社のパソコンにインストールすることで利用ができました。

これに対し、クラウド会計ソフトはソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して月額もしくは年額の使用料を支払うことで、インターネット経由から利用することができるのです。

インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば利用ができ、細かい設定などは必要ありません。

クラウド会計を導入することで、今までは会社の備え付けのパソコンでしか対応できなかった経理作業を、自宅のパソコンやスマホから操作することが可能となりました。

会計データもパソコン本体ではなく、クラウドサーバー上にバックアップされるため、万が一会社のパソコンが故障したり、ウイルスに感染したりしてもデータを失う心配はありません。

クラウド会計のスマホ利用

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトにはさまざまなメリットがあります。

メリット1:常に最新の状態で会計ソフトを利用できる

従来までの会計ソフトは、インストールした後にバージョンアップした場合、その都度新たにソフトを購入しなければいけません。再度インストールをしなければならず、手間と費用が余分にかかっていました。

これに対し、クラウド会計ソフトの場合は、常に最新の状態で利用することができ、バージョンアップをしても再度インストールする必要がありません。たとえ会社のパソコンを買い換えたとしても、インターネットにさえ繋げば問題なく利用することができます。

メリット2:銀行口座やクレジットカードとのデータ連携ができる

銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴などを、会計ソフトに入力する手間は、経理業務の中でもかなりの割合を占めているのではないでしょうか。

クラウド会計ソフトは、ネットバンキングやカード会社のデータと自動的に連携して明細を取得するよう設定が可能です。これにより、入出金や利用履歴は自動で会計ソフトに反映されるため、手入力する手間を削減できます。

メリット3:法改正にも対応

法改正があった場合、クラウド会計ソフトをサービス提供している会社側で更新します。消費税なら軽減税率に対応するようになるなど、常に最新の法令に沿った入力や出力が可能です。

メリット4:安心のバックアップ

クラウド会計ソフトに入力したデータは、会社のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。

従来型の会計ソフトを使っている場合、万が一のためにデータをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。これらの手間が、クラウド会計ソフトを導入することですべて解消します。

クラウド会計ソフトのデメリット

クラウド会計ソフトには多くのメリットがありますが、デメリットについても理解しておきましょう。

デメリット1:維持費がかかる

クラウド会計ソフトは、月額や年額使用料を支払いながら会計ソフトを使用するサービスなので、毎月一定の維持費がかかります。

デメリット2:慣れが必要

従来型の会計ソフトに慣れていると、クラウド会計ソフトは非常に便利な反面、すべての機能を使いこなせるまでに時間がかかります。その場合は全ての機能を初めから使いこなそうとするのではなく、サービス提供会社のサポート機能を利用しながら、クラウド会計ソフトを理解していきましょう。

このように一部デメリットはありますが、事前に理解していればそこまでネックにはならないでしょう。

企業はクラウド会計ソフトをどう活用していくべきか

クラウド会計ソフトを導入することで、その企業の業務効率は格段に上がります。

会計以外の業務もクラウドソフトを利用している場合は、別の提供会社であってもデータを連携することができます。

例えば、クラウド営業管理ソフトとクラウド会計ソフトを連携している場合、営業管理ソフトで請求書を作成するとクラウド会計ソフトが自動で売掛金の仕訳を作成することが可能になります。

また、あらゆる会計データがクラウド上で連携できることで、転記による人為ミスも少なくなり、月次の売上や費用を把握できるスピードが早くなります。その結果、これまでよりもより正確でタイムリーな情報分析ができるようになります。

企業がクラウド会計ソフト、クラウド業務管理ソフトを積極的に活用することで、業務効率化はもちろん、経営面においても重要な情報を提供できるようになるでしょう。

クラウド会計ソフトの導入方法

これから経理を始める新設企業の場合

クラウド会計の場合は、これまでのインストール型の会計ソフトと違い、家電量販店などでパッケージを購入せず、インターネット上でメールアドレスとパスワードを設定するだけで使い始めることが可能です。

多くのクラウド会計ソフトは有料契約の前に、無料のお試し期間を用意しています。使いやすさなどを確認して自身に合ったソフトを選びましょう。

新設したばかり企業は、経営者の方が経理も行うケースが多いです。そのため、経理の専門知識がほとんどない方でも簡単にお試しできるよう、使い方サポートを提供しているので、無料のお試し時点でも積極的に活用することをおすすめします。

クラウド以外のソフトで経理を行っている場合

クラウド会計の登場により、携帯電話を乗り換えるように、既存のインストール型のソフトからクラウド会計ソフトに乗り換える企業や個人事業主も非常に増えてきました。

期の途中の場合、既に入力を進めてしまっているから乗り換えるのは今期が終わってからと期の切り替えのタイミングでクラウド会計ソフトを利用し始めるケースが多いようです。

しかしながら期の途中で既に入力を進めていても、クラウド会計ソフトの中ではインストール型のソフトからデータを簡単に移行できる機能を持っている場合も多いです。移行方法も詳細にヘルプページで紹介されているほか、サポートを利用することができるので、スムーズにデータ移行も実施できるでしょう。

【参考ヘルプページ】弥生会計からクラウドfreee会計に仕訳データを移行する手順

税理士に経理業務を任せている場合

税理士に記帳代行や経理作業を一括で任せている方もいるでしょう。その場合は確かに楽ではあるものの、リアルタイムに経営数字を把握できなかったり、月々の契約料金が高くつくケースが多いです。

クラウド会計ソフトを利用すれば、日々の経理業務は自動化ができるので従来の会計ソフトよりも作業コストを削減できます。

経営数字をもっとリアルタイムに把握できるようになりたい方やクラウド会計に興味がある方は、無料のお試しだけでも行ってみると良いでしょう。

サポートを受けながら自社でも運用できるイメージを持つことができた場合は、顧問税理士に「今のやり方を変えてみたい」と相談しましょう。税理士もクラウド会計を導入する事務所がどんどん増えています。顧問税理士から「クラウド会計」という話を聞いたことがない場合でも、聞いてみると「実は他の顧問先で使っている」というケースも非常に多いです。

「普段税理士と疎遠だからあまり相談しづらい...。」と悩んでいる方は、クラウド会計を導入することをきっかけに、税理士自体を変更する選択肢も考えてみても良いでしょう。

導入シェアNo.1のクラウド会計ソフト freee会計とは

クラウド会計ソフト freee会計は経理が初めての方でも、忙しくて手間をかけたくない方も、簡単に経理・決算ができるソフトです。クラウド会計ソフトの中でも、特にfreee会計が選ばれる理由は大きく2つ。

  • 簿記の知識がなくてもラクに会計処理ができる
  • 自動で記帳が完了する

それぞれ具体的に紹介していきます。

簿記の知識がなくてもラクに会計処理ができる

freee会計では、貸方・借方など複式簿記の会計用語はほとんど出てきません。事業主が行うことは、収入と支出を入力すること。あとはソフトの裏側で、しっかりと複式簿記の計算が行われ決算書の作成まで行なってくれます。

他のソフトではあらかじめ勘定科目を知らないと入力しにくいですが、freee会計では勘定科目がわからない場合も、よくある取引例がついた候補一覧から選択できるようになっています。


freee会計 勘定科目

「パソコンなどもあまり得意でなかった妻でもカンタンにfreeeの使い方を覚えることができました。」
ー 株式会社 森守

自動で記帳が完了する

freee会計は、他のクラウド型と同様に銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取得。

取得した明細に、勘定科目を選んであげるだけで仕訳ができてしまいます。それだけでなく、定期的に入金や出金がある物は、勘定科目のルール設定さえしておけば、freee会計が自動で記帳まで完了します。


freee会計の明細取得機能

「明細を自動で取得し手入力なしで記帳できるため、経理の時間を約1/10に短縮することが出来ました。」
ー 有限会社 増田園

クラウド会計ソフト シェアNo.1

会計freee

有料課金ユーザー企業数が22万を越えるクラウド会計ソフト freee会計。 日々の経理や決算もまとめて効率化! まずは無料でお試しください。

記帳以外の経理作業負担も軽減

freee会計には帳簿付け以外にも経費精算に便利なスマホアプリでの領主書の画像読み取りや、請求書発行、レポート作成など、経理担当者の作業を楽にする機能もたくさん搭載されています。

機能を誰でも使いこなせるよう、電話やチャットサポートなど導入前の設定から導入後の運用の課題まで、経験方なスタッフがスピーディに対応してくれます。サポート利用者のアンケートではサポート総合満足度94%を達成しています。

freee会計のサポート

「当時は経理を全く知らずに勘定項目や請求書の消込みでつまづきfreeeのチャットで何回も聞いていました。素人相手にも根気強く教えていただいて、今では経理も朝飯前です。」
ー 株式会社イン・ザ・コム

freee会計の利用料金

月払いと年払いの2種類のお支払い方法があり、年払いの場合2か月分お得となっています。有料利用前に最大1ヶ月無料でお試し利用ができます。

個人事業主向け

  • 月額払い 1,180円(税抜き)〜
  • 年額払い 11,760円(税抜き)〜

法人向け

  • 月額払い 2,380円(税抜き)〜
  • 年額払い 23,760円(税抜き)〜

freee会計が気になる方は、まずはお気軽に無料でお試しを始めて実際の使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。

無料お試し時点でも、有料登録をしなければ自動で課金はされません。使い方がわからない場合はチャットでのサポートが利用できますし、法人向けには電話でのサポートもには用意されています。

気になる方はまず無料でお試しされることをおすすめします。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、クラウド上で情報を管理するからこそ実現できるメリットがたくさんあります。まずはメリットとデメリットをよく理解した上で、導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。

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