クラウド会計とは、クラウド上で利用できる会計ソフトのことで、インターネット環境があれば場所や端末に関わらず使用できます。クラウド会計を導入することで銀行口座やクレジットカードとの連携により取引内容の自動仕訳ができるなど、会計業務の効率化が図れます。

本記事では、クラウド会計と従来のインストール型の会計ソフトとの違いやメリット、導入する際の注意点などについて解説します。

• クラウド会計とは
• クラウド会計ソフトと従来の会計ソフトの違い
• アップデートの違い
• 費用の違い
• 使い方の違い
• クラウド会計ソフトのメリット
• インターネット環境があればどこでもアクセスできる
• 法改正に対応しやすい
• 自動仕訳ができる
• 他の経理業務サービスとの連携ができる
• クラウド会計ソフトのデメリット
• 月額または年額のランニングコストが発生する
• 操作はインターネット環境に依存する
• クラウド会計ソフトの費用
• クラウド会計ソフトの導入に必要な準備
• 操作はインターネット環境に依存する
• 連携できる銀行口座やクレジットカードを確認する
• 仕訳によく用いる勘定科目を決めておく
• 顧問税理士に委託している場合は対応可否を聞いておく
• クラウド会計ソフトを使用する際の注意点
• 顧問税理士に委託している場合は対応可否を聞いておく
• クラウド会計ソフトの利用権限の管理
• e-Taxに対応できるようにする
• まとめ
• 経理を自動化し、日々の業務をもっとラクにする方法
• よくある質問

クラウド会計とは、クラウド上で利用できる会計ソフトを指し、インターネット環境さえあれば端末や場所を選ばずに使えます。従来のインストール型の会計ソフトに対して、「クラウド型会計ソフト」とも呼ばれます。

クラウド会計はクラウド上で利用できるという特性上、端末や場所を選ばずに利用できる、複数人による同時アクセスが可能、データがクラウドサーバー上で保存できる、自動仕訳や他サービスとの連携が可能といったさまざまなメリットを持ちます。

従来の会計ソフトは、ソフトウェアをパソコンにインストールして使用することから、「インストール型会計ソフト」とも呼ばれています。クラウド型会計ソフトとインストール型会計ソフトにはアップデートの違いのほか、費用や使い方にも違いがあります。

従来の会計ソフトは、端末にソフトをインストールして利用することから、アップデートの際は再インストールが必要です。そのため、法改正などに対応するためにはバージョンアップされたソフトを再インストールする手間が発生するだけでなく、ソフトによっては追加費用がかかってしまうこともあります。

しかし、クラウド会計はアップデートが自動で行われるため、常に法改正の内容に準じた最新の状態で会計ソフトを利用できます。

従来のインストール型会計ソフトは買い切り型がほとんどであるのに対し、クラウド会計ソフトは、月額や年額制で利用料金を支払います。

そのため、インストール型会計ソフトは、初期費用こそ大きくなるもののランニングコストはかかりません。一方のクラウド型会計ソフトは、初期費用は抑えられますが、定期的なランニングコストが発生します。

従来のインストール型会計ソフトは、ひとつのソフトに対して1ライセンスのみが付与されるものがほとんどです。そのため、利用できるのはソフトをインストールした端末のみであり、複数人での利用には向いていないといったデメリットがあります。

一方で、クラウド会計ソフトは、インターネット環境さえあれば、場所や人数の制限なしにソフトを利用できます。そのため、利用者が複数いる場合やアカウントを共有して使用したい場合には、クラウド型会計ソフトが向いているでしょう。

クラウド会計ソフトには、以下のメリットがあります。

従来の会計ソフトにはなかった上記のようなメリットから、昨今、クラウド会計を利用する企業も増えてきています。

クラウド会計ソフトは、インターネットに接続できる環境であれば、さまざまな場所からアクセスすることができるのが特徴です。

また、IDとパスワード、会計ソフトが対応している端末であればアクセスができるため、会計ソフトの利用のために複数の端末でソフトをインストールしたり、データを移し替えたりする必要がありません。そのため、出先や移動中のスキマ時間などを利用してクラウド会計ソフトに接続し、データを確認することもできます。

近年、会計法や財政法は数年ごとに改正されています。法改正に応じて会計業務の作業内容は細かく変更をしなければなりませんが、クラウド会計はソフトを提供する管理側がシステムのアップデートを行うため、利用者がアップデート作業を行う必要はありません。また、基本的にはアップデートによる費用も発生しません。

そのため、法改正の影響で会計業務にかかる負担を軽減することができます。ただし、システム上のアップデート中は、システムの利用に制限がかかることがあります。

クラウド会計ソフトには基本的に、領収書や請求書などをアップロードするだけで自動で仕訳をしてくれる自動仕訳機能が備わっています。取引内容を確認し、勘定科目を割り振り記帳するといった手間を省けるため、業務にかかる負担が大幅に軽減できるでしょう。

また、自動仕訳された情報をもとに財務諸表や確定申告書の作成も行えます。

クラウド会計システムのほかに、給与計算や経費精算等の経理業務サービスを利用している場合、同じ会社のサービスであれば連携できることがほとんどです。各システムに集計されたデータを自動的に共有して業務が行えるため、会計業務だけではなくバックオフィス全体を通して業務効率化が図れます。

そのため、バックオフィス業務を全体的にシステム化したい場合には、クラウド会計ソフトの他にも経理業務サービスが使えるものを導入することがおすすめです。

クラウド会計ソフトのデメリットは、以下のとおりです。

クラウド会計ソフトの導入を検討する際は、これらのデメリットも考慮した上で会社に合っているかどうか判断しましょう。

クラウド会計ソフトは、買い切りではなく定額制で毎月または毎年利用料を支払います。一般的には、年額での契約の方が総額を安く抑えられます。

そのため、クラウド会計ソフトの利用にあたっては固定費が発生することとなります。導入の際には、固定費を考慮した上でキャッシュフロー計画を立てましょう。

クラウド会計ソフトの使用時には、インターネット環境が必須となります。導入にあたっては、快適に操作が行える十分なインターネット環境が整備されているか確認してください。

インターネット環境が整っていないと、操作性が落ちたり、データ連携がスムーズにできなかったりと、かえって業務の作業効率が落ちてしまう可能性があります。

クラウド会計ソフトは、備わっている機能によって費用が異なります。初期費用は無料なものがほとんどで、月額費用はもっとも機能の少ないシンプルなものであれば1,000円程度が相場です。導入にあたっては、必要機能が備わっているかを確認した上で、予算と相談してソフトを検討しましょう。

機能のほか、ソフトによっては利用できるアカウント数によっても費用が異なります。個人事業主が一人で利用する場合には1アカウントのみのプランを、会社で複数人が利用する場合には複数アカウントが発行できるプランを選択するなど、想定される利用者数に合わせてプランを選択しましょう。

ソフトによっては、サポートが充実しているプランを用意しているものもあります。ソフトの利用者が会計業務に慣れていないほか、ソフトを最大限に活用したいといった場合には、サポート込みのプランを選択することで社内リソースを割かずに従業員の教育も行えます。

クラウド会計ソフトのスムーズな導入・利用のために、事前に以下の準備をしておきましょう。

会計データをExcelなどの表計算ソフトで作成・管理している場合は、導入した会計ソフトへのデータ移行が必要です。移行方法はファイルを会計ソフトにエクスポートするのが一般的ですが、会計ソフトによって異なる場合があります。そのため、データの移行方法を事前に確認しておきましょう。

データ移行がスムーズに行えなかった場合、クラウド会計ソフト上であらためて移行前のデータを手入力しなければならない可能性があります。

銀行口座やクレジットカードと連携できる機能を持つクラウド会計ソフトを導入する場合、自社で使用している銀行口座やクレジットカードが連携可能なものかどうか、事前に確認しましょう。

連携可能な口座やクレジットカードについては、各会計ソフトの公式ホームページや、問い合わせで確認できます。

クラウド会計ソフトでは、取引に用いる勘定科目のカスタマイズが可能です。そのため、仕訳によく用いる勘定科目を決めておくことで、毎回の取引登録がスムーズになります。仕入・交通費・交際費など、一般的な勘定科目を定めた上で、企業独自の勘定科目があればあらかじめ登録しておくといいでしょう。

会計業務を顧問税理士に委託している場合は、クラウド会計ソフトへの対応が可能かどうか確認しておきましょう。稀ではありますが、クラウド会計ソフトには対応していない会計事務所もあります。

顧問税理士にクラウド会計ソフトを利用してもらう場合には、税理士や会計士のメンバー招待が無料でできるクラウド会計ソフトを選ぶと、データ共有がスムーズに行えます。

クラウド会計ソフトを導入して使用する際は、以下の点に注意が必要です。

手書きで作成された領収書や請求書などの書類は、紙のまま保存するか電子帳簿保存法で認められたスキャナ保存をするか選択することができます。ただし、スキャナ保存をする場合は、あらかじめ電子帳簿保存法にあるスキャナ保存の要件を満たしている必要があります。

スキャナ保存の要件の詳細については、別記事「スキャナ保存とは？内容・要件をわかりやすく解説」をご覧ください。

また、電子帳簿保存法の改正に伴い、2024年1月1日以降は電子データで受け取った書類は必ず電子データのまま保存しなければなりません。

電子帳簿保存法の改正について詳しく知りたい方は、別記事「電子帳簿保存法とは？対象書類や保存要件・改正内容についてわかりやすく解説」をご覧ください。


出典：国税庁「スキャナ保存関係」

出典：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

複数人でアカウントを共有しクラウド会計ソフトを利用する場合は、閲覧・編集・管理ができる権限をそれぞれ事前に設定しておくと導入がスムーズに進みます。

たとえば、会計業務の管理者には管理者権限を、実際の会計作業を行う従業員には編集（入力）権限を付与し、それ以外の従業員には閲覧権限のみを付与します。このように権限を分けることで、入力の重複や誤ってデータを削除してしまうといったミスを低減できます。

クラウド会計ソフトは、確定申告などに必要な書類も作成できるものがほとんどです。そのため、オンライン上で確定申告などの手続き・申告ができるe-Taxの利用登録をしておくと、書類を印刷する手間や一部の本人確認の手続きも省略でき、各種申告がスムーズに行えます。

ただし、e-Taxの利用にあたっては事前に利用登録をしておく必要があります。詳しくは、国税庁のサイト「e-Tax 国税電子申告・納税システム ご利用の流れ」をご確認ください。

クラウド会計とは、インターネットに接続することで場所や端末を選ばずに利用できる会計ソフトのことです。インストール不要で、ログインのみですぐに利用できるため、従来のインストール型会計ソフトよりも使い勝手が良くなりました。

さらに、クラウド会計に備わった自動仕訳機能や他サービスとの連携機能により、会計業務がより効率化できます。ただし、利用にあたっては、料金が定額制であるため固定費がかかる点や、動作がインターネット環境に依存してしまう点には注意してください。

経理業務には日々の入出金管理だけでなく、請求書や領収書の作成から保存まで多岐にわたります。

シェアNo.1のクラウド会計ソフト(*1)「freee会計」では、面倒な仕訳や入力作業を自動化、必要書類も簡単に作成でき、経理業務にかかる時間を半分以下(*2)に削減できます。
※1.シミラーウェブ、ローカルフォリオ(2019年10月)
※2.自社調べ。回答数1097法人。業務時間が1/2以上削減された法人数

また、関連書類はクラウド内で保存が可能です。管理にかかるコストも削減でき、書類の破損や紛失の心配もありません。

数あるソフトの中でも、freee会計を導入するメリットをご紹介します。

銀行口座やクレジットカードを同期することにより、利用明細を自動的に取り込むことができます。取り込んだ明細から勘定科目の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、資金の移動などの記帳も可能です。

明細を手入力ではなく自動的に取り込むため、入力の手間や漏れなく正確な帳簿を作成できます。

会社を経営するうえで重要なのはお金の流れです。freee会計では、お金の流れをリアルタイムで把握できるレポートを自動で作成できます。

たとえば「資金繰りレポート」を作成すると、今後のお金の出入りを踏まえた上で現金の残高推移を確認することができます。現金の動きを把握することで、資金ショートの防止につながります。

freee会計では、中小企業の決算関連書類を自動的に作成できます。

＜freee会計で出力可能な書類の一例＞

• 貸借対照表・損益計算書
• 仕訳帳・総勘定元帳
• 現金出納帳 など

PDFやCSVファイルに出力することも可能なため、士業の方への共有や社内での資料作成にも活用できます。

ほかにもfreee会計には、効率的な経理を実現するための機能が豊富に備わっています。

＜freee会計の機能例＞

• 見積書/請求書/納品書の発行
• 入金確認や消込、帳簿への反映
• 支払管理や振込ファイルの自動作成
• 証憑管理（電子帳簿保存対応）etc...

freee会計は、30日間の無料お試し期間を設けています。無料お試し期間でもサポート機能の利用も可能なので、気になる方はまず無料でお試しされることをおすすめします。

今すぐfreee会計を使ってみたい方は、freee会計アカウントの新規作成（無料）ページからお試しください。

クラウド会計は、インストール型会計とは異なり固定費がかかります。また、インターネット環境がない場所での使用はできないことも、クラウド会計のデメリットです。

詳しくは記事内「クラウド会計ソフトのデメリット」をご覧ください。

クラウド会計ソフトでは、自動仕訳や銀行口座との連携などができるため、会計業務の効率化が図れます。また、自動的に法改正に対応できることも、クラウド会計ソフトならではの機能です。

詳しくは記事内「クラウド会計ソフトのメリット」をご覧ください。