会計の基礎知識

勘定科目の基礎:消耗品費の仕訳のやりかた

最終更新日:2021/06/09

消耗品費の仕訳のやりかた

会社で使用する備品で購入時10万円未満の物もしくは使用可能期間が1年未満の物を消耗品費と呼びますが、明確な法的区切りはなく曖昧なところがあります。

使用者としての使用目的がはっきりしている領収証のあるものについては、一定基準を満たすことで消耗品費として経費扱いすることができます。

本記事では、消耗品費の仕訳について解説します。

目次

freee会計

freee会計なら会計帳簿作成はもちろん、日々の経理業務から経営状況の把握まで効率的に行なえます。ぜひお試しください!

消耗品費とは

購入したものが以下いずれかの基準を満たす場合、消耗品費として経費扱いすることができます。

  • 購入金額が10万円未満であること
  • 使用可能期間が1年未満であること

例えば、日々の事務作業で使う文房具や名刺、作業に使う手袋等などは、消耗品費として計上されます。仕事用に購入したソフトウェアなども、購入金額が10万円未満の場合は原則消耗品費として計上することができます。

10万円以上の消耗品を購入した場合は、減価償却の対象となるため、単年度で処理できません。

【関連記事】
減価償却の計算をおこなう適切なタイミングとは?

摘要(てきよう)への記入例

各種帳簿や伝票には、摘要(てきよう)という欄があります。各種帳簿に置ける摘要欄には、取引について詳しく記すメモ欄の役割を果たしています。

摘要欄に最低限記載する項目として以下が挙げられます。

  • 購入品の名称
  • 購入数
  • 購入先の店名
  • そのほか必要と思われる情報

例:ボールペンを30本購入した場合
  • 品名:ボールペン
  • 購入数:30本
  • ◯◯商店
領収証に「文房具代として」と記載されていた場合でも、帳簿には具体的に記載する必要があります。

帳簿は後に税務署のチェックを受けるものです。具体的な記録を心がけることで、会社の経理体制に対する信用に繋がり、無用な税務調査を回避できます。

仕訳の具体例

業務上、必要な消耗品は品目がたくさんあるため、用途ごとにジャンル分けして整理しておくことが大切です。

事務用品

  • ボールペン・鉛筆
  • ノート
  • ファイル
  • 印鑑
  • 各種封筒
  • 名刺
  • 請求書や領収書等の各種伝票
  • コピー用紙・ファックス用紙
  • コピー機用トナー・プリンタ用インク など

パソコン用品

  • パソコン本体
  • キーボード
  • マウス
  • USB・USBケーブル
  • LANケーブル など

パソコンは購入時にキーボードやマウスがセットになっているケースも多いです。その場合、セットで10万円未満でなければ消耗品費に該当しないので注意しましょう。

また、パソコンで利用するソフトウェアやライセンスも10万円未満の場合は消耗品費として扱います。

通信機器

  • 固定電話
  • 携帯電話
  • ファックス機器
  • カメラ など

日常的に使用する社内の備品

  • ティッシュペーパー・トイレットペーパー
  • ゴミ袋
  • 石鹸・洗剤
  • 電球・蛍光灯
  • 社内用のお茶やコーヒー など

記帳する際に気を付けたいポイント

消耗品費はなるべく毎日欠かさず記帳するようにしましょう。日常の下書きとして帳簿に直接書き入れていけば、税務署が確認する際にも支出に関する大きな根拠となり、信頼性が高まります。

帳簿に記載するときは消せるペンは使わず、一般的な油性ボールペンを使い、訂正箇所は二重線を引いて余白に正しい情報を記入します。その日の入出金が終了したら、当日の差引状況を書き入れ、現金出納帳の残高と照らし合わせることも大事です。

日々の記録を行うことで、月末の入出金記録が非常に楽になります。

幅広い品目を消耗品費に計上できるため、使い勝手が良い勘定科目な分、費用額が大きいと税務署から指摘を受ける可能性があります。なんでも消耗品費に適用するのではなく、きちんと分類することが大切です。

消耗品費と雑費の違い

少額すぎて領収書がない又は必要ないような出費や他の勘定科目に分類できない費用は、消耗品費ではなく雑費として計上します。

具体的には、クレジットカードの年会費や銀行の振込手数料、またゴミの処分費用や清掃費用、サービスのキャンセル費用などです。

ただし、あまりにも雑費が多すぎると、使途不明金の疑いを受けてしまうため、経費として認められないどころか税額が多くなることも考えられます。

消耗品費と同様、雑費は非常に便利な科目ですが、多用すると使途不明金の疑いを受け、経費として認められない恐れもあります。特に損益計算書で、雑費の項目が他の項目よりも多くなるようなことは避けなければなりません。消耗品費と雑費は適切な分類を怠らないようにしましょう。

中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

消耗品の要件として10万円未満という基準がありましたが、一定の要件を満たす中小企業の場合、30万円未満の減価償却資産を購入し事業の用に供した場合でも、その費用を損金として単年度で処理して構わないという特例があります。
※平成18年4月1日から令和4年3月31日までの間に取得などしたものに限ります。

具体的な要件は以下の通りです。

  • 資本金が1億円以下であること
  • 大規模法人に発行済株式の2分の1以上を所有されていないこと
  • 複数の大規模法人に発行済株式の3分の2以上を所有されていないこと
  • 常時使用する従業員の数が1,000人以下
  • 青色申告者であること
引用:国税庁「No.5408 中小企業者等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例

まとめ

どんな企業でも、消耗品費は非常によく使う勘定科目です。

しかし、金額等の適用ルールは厳密に守ること、日常的に細かく記録を付けていかなければ、期末に帳尻が合わなくなったり消耗品費が異常に膨らんだりしかねません。

領収証やレシートをきちんと保管の上、適切な分類を行い、帳簿と合致するよう正確な記録を行うことが大事です。詳細な経費記録は税務署が優良企業として良い印象を抱く土台となります。消耗品は少額のものから10万円近いものまでさまざまです。

高額のものだけではなく、日頃使う少額のものもしっかり計上することが、効果的な節税に繋がります。

経理をもっとラクにするために、freee会計を活用しましょう

freee会計を使えば、日々の経理業務に使う時間を大幅に短縮できます。

クラウド会計ソフトfreee

「自動で経理」で日々の帳簿付けを手軽に

銀行口座やクレジットカードを同期することにより、利用履歴を取り込めます。

取り込んだ明細は、「自動で経理」という機能を使ってカンタンに帳簿付けできます。収入・支出の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、資金の移動なども記帳できます。

経営層にもわかりやすく伝わるレポートもかんたんに

「資金繰りレポート」では、今後のお金の出入りを踏まえた上で、資金ショートを起こさないか確認できます。直接法のキャッシュ・フロー計算書作成にも活用できます。

会計freeeの資金繰りレポート機能

「収益レポート」を使えば、

  • ある部門の収益状況を時系列で確認する
  • 費用・収益の発生状況をグラフから確認する
  • 利益水準が高い月は何月だったのか

などを確認できます。

会計freeeの収益レポート機能

決算関連の書類作成にも対応

貸借対照表と損益計算書が即座に作成できます。

会計freeeの貸借対照表出力イメージ

会計freeeの損益計算書出力イメージ

ほかにも効率的な経理を実現するために数多くの機能があります。

  • 仕訳帳・総勘定元帳のCSV/PDF出力
  • 見積書/請求書/納品書の発行
  • 入金確認や消込、帳簿への反映
  • 支払管理や振込ファイルの自動作成
  • 証憑管理(電子帳簿保存対応)etc...

今すぐfreee会計を使ってみたい方は、freee会計アカウントの新規作成(無料)ページからお試しください。

freee会計

freee会計

freee会計なら会計帳簿作成はもちろん、日々の経理業務から経営状況の把握まで効率的に行なえます。ぜひお試しください!