出金伝票とは、取引や費用の発生によって、会社の保有する現金が出ていったことを記録する伝票です。現金取引が発生した際の管理や証拠書類として活用され、経理処理の正確性を保つうえで重要な役割を果たします。

本記事では、出金伝票を使用する場面や基本的な書き方、作成時の注意点について解説します。

• 出金伝票とは
• 入金伝票・振替伝票との違い
• 出金伝票が使われる場面
• 慶弔費や接待交際費を支払った場合
• 自動販売機で飲料を購入した場合
• 電車やバスなどの交通費を支払った場合
• 領収書を紛失した場合
• 出金伝票の書き方
• ①取引のあった日付を記入する
• ②支払先を記入する
• ③勘定科目を記入する
• ④摘要を記入する
• ⑤取引金額を記入する
• 出金伝票を作成する際の注意点
• 改ざん防止を徹底する
• 消費税法にもとづく区分を行う
• 領収書やレシートと同様に保管する
• 出金伝票があればインボイス不要なケースもある
• 出金伝票のテンプレートを入手するには
• まとめ
• はじめての経理でも、自動化で業務時間を1/2以下にする方法
• よくある質問

出金伝票とは、企業や個人事業主が現金での支払いを行った際に作成する伝票です。これは、事業活動における現金支出を記録する重要な書類の一つで、取引の透明性と正確な会計処理を確保するために欠かせません。

出金伝票は、支払いの詳細（日付・支払い先・支払目的・金額など）を明確に文書化することで、後の帳簿記入の根拠になります。現金での支払いがあったにもかかわらず領収書が発行されない場合なども、出金伝票への記録によって支払いの状況を詳細に説明することができます。

入金伝票は現金が入ってきたことを記録します。顧客に商品やサービスを提供した際、その対価として現金を受け取ったことを記録するために作成するものです。

一方の振替伝票は、現金支払い以外で金銭のやり取りが行われた場合などに作成する伝票です。銀行振込やクレジットカード決済、小切手や手形の受け渡しなどが発生したケースで使用します。ただし振替伝票は借方・貸方の両方に勘定科目と金額を記載する必要があります。

前述のとおり、出金伝票に記録するのは現金での支払いが発生した場合です。企業が実際に出金伝票を使う場面としては、以下のようなケースが挙げられます。

なお、出金伝票に記録する際は、その裏付けとなる領収書を添付するのが原則です。しかし、現金を支払ったにもかかわらず領収書を受け取れないケースも起こり得るため、その場合は出金伝票の摘要欄に支払いの詳細を記録することで補完します。

取引先に対するお祝い金やお見舞い金などの慶弔費は、出金伝票に記録します。慶弔費は領収書を発行してもらえないことが多いため、出金伝票への記録とともに、証明として参加したことがわかる書類や招待状などもあわせて保管するとよいでしょう。

また、接待交際費が割り勘になり領収書を発行してもらえなかった場合も同様です。その際は、取引先の参加者や参加人数を出金伝票の摘要欄に記録します。

たとえば会議やセミナーの出席者に飲料を配るために、現金で自動販売機を利用した場合も出金伝票に記録します。

自動販売機は領収書が発行されないため、出金伝票の摘要欄に飲料の価格や本数、購入した目的などを記載しておくことで経費として計上できます。また、会議やセミナーの開催を証明できる資料や書類も保管しておくことで、出金伝票の必要性を補足できます。

電車やバスなどの交通費を現金で支払ったときも出金伝票に記録します。

出金伝票に記録するときは、行き先や移動の目的を証明できる資料があると、事業活動で移動したことを説明できます。

現金での支払いに対して領収書を受け取ったにもかかわらず、紛失してしまった場合、まずは領収書の発行元に再発行を依頼するのが望ましいといえます。しかし発行元に再発行の義務はないため、対応してもらえるとはかぎりません。その場合は出金伝票の摘要欄に詳細を記録することになります。

ただし、領収書がないと税務署の調査で現金の支払い先に確認が入ることもあります。出金伝票には必要な情報を正しく記載し、支払いの状況を詳細に説明できるようにしておきましょう。

出金伝票には、現金の支払いが発生した経緯などの情報をなるべく詳しく記載する必要があります。具体的な項目は、以下のとおりです。

日付には現金を支払った日を記載します。出金伝票を作成した日付ではありません。

支払先には、現金を支払った相手先を記載します。購入・利用した店や企業名などが支払先に該当します。

勘定科目には「消耗品代」「旅費交通費」「接待交際費」「慶弔費」など該当する科目を記載します。勘定科目の記載ルールが社内で決まっている場合は、ルールに従って記載します。過去の帳簿で使用した勘定科目があれば、それに合わせるとよいでしょう。

摘要には取引の内容を記載します。取引の内容は誰が見てもわかるように、交通費であれば乗車区間、慶弔費なら相手方の名前を記載しておきましょう。接待交際費の場合は、取引先や利用した店名、参加人数なども記載しておきます。

取引金額には、実際に取引で支払った現金の額を記載します。割り勘の場合は、総額にかかわらず自分が支払った金額のみ記載します。

出金伝票を作成する際には、以下の点に注意が必要です。

出金伝票はあくまでも自己申告であるため、税務調査の際に細かく調査される可能性があります。調査が入った際に疑われないように、内容が証明できる書類をあわせて保管し、正しく管理することが重要です。

税務調査では、伝票番号を確認されるケースがあります。伝票の一部が抜けていると不正を疑われる可能性もあるため、誤って記載してしまった場合も書き損じた伝票は処分せずに保管しましょう。

軽微な修正で済むようなら、別の伝票に書き直さず、訂正印を押して対処する方法もあります。第三者による意図的な修正とみなされないように、修正液の使用は控えましょう。

出金伝票を使用する場合、軽減税率を考慮し消費税法にもとづいた区分をしたほうがよいでしょう。特に飲食店など、税率が混在する店舗を経営している場合は額が大きくなるため重要です。

軽減税率の対象となるアルコール類・外食を除く飲食料品や定期購読契約をしている新聞などについては、標準税率が適用される場合の取引とは伝票を分けたり、税率が異なることを明記したりしておきましょう。

なお、3万円未満の取引であれば、請求書や出金伝票などの保存を要せず、法定事項を記載した帳簿を保存することで仕入税額控除の適用が可能でした。ただし2023年10月以降はインボイス制度の導入開始にともない、一部の例外を除いて、出金伝票では仕入税額控除が適用されません。

出金伝票は、法律で決められた期間の保管が必要です。法人税法上では、領収書やレシートと同様に7年間、会社法上では保管期間が10年間とされています。

なお、青色申告書を提出した事業者で欠損金額が生じた事業年度の場合には、10年間の保存義務があります。

出金伝票などの帳簿のみで、仕入税額控除が認められる例外的なケースがあります。たとえば、以下のような取引が該当します。

出金伝票は文房具店や100円ショップなどで入手できます。しかし、伝票発行の機会が多い場合など、必要な時にすぐに作成できるようテンプレートを作成しておくのもおすすめです。

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出金伝票は、現金の支払いがあった場合に現金の支出を記録する伝票です。

支払いに対して領収書が発行されないケースでも摘要欄に詳細を記録することで補完は可能ですが、原則として領収書の添付が必要であることを覚えておきましょう。

出金伝票は、現金での支払いがあった場合に支出を記録するために使用します。

具体的な場面については記事内「出金伝票が使われる場面」で解説しています。

出金伝票には取引のあった日付などの情報を、できるだけ詳細に記載する必要があります。

具体的な記載項目については記事内「出金伝票の書き方」をご覧ください。