会計の基礎知識

経費とは?計上できる・できない費用や注意点についてわかりやすく解説

経費とは?計上できる・できない費用や注意点についてわかりやすく解説

経費とは、事業活動を進めるうえで必要な費用を指します。売上から経費を差し引いた金額を利益とし、その金額をもとに所得税や法人税を計算します。ただし、誤った計上・申告はペナルティの対象となるため注意が必要です。

本記事では経費について、計上できるものとできないもの、計上のメリット・デメリットの視点で解説します。また、経費計上に関する注意点や、経費計上のミスによるペナルティにも触れています。

目次

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経費とは

経費とは、事業活動を行ううえで必要になる費用のことで、「経常費用」の略称です。例外はありますが、業務上必要な支出であれば飲食代や交通費、スマートフォンの利用料金なども経費として認められます。

「経費で落とす」とは?

「経費で落とす」とは、業務を通じて発生した費用を経費として計上することを指します。

事業の運用にあたっては、事業運営のための設備費や備品代、取引先との打ち合わせ時にかかった飲食代など、さまざまな費用がかかります。これらの費用を、法人においては従業員が一度支払ったのちに改めて会社が精算するものおよび、会社が直接支払ったものも経費として計上する際に「経費で落とす」といいます。

なお、法人をはじめ事業者に課される税金のほとんどは、収益から経費などの費用を差し引いた課税所得をもとに計算します。そのため、経費計上できるものは漏れなく計上しましょう。

経費に計上できるもの

経費に計上できるものには、以下が該当します。


人件費雇用により発生する費用全般
消耗品費耐用年数1年未満、もしくは10万円未満の用品購入時にかかる費用
接待交際費事業に関連する飲食代・謝礼など
旅費交通費業務上発生した移動を対象とした費用
研究開発費サービス・事業の新規開発にかかる費用
新聞図書費事業で使用する書籍・DVD・情報サイトの登録料などの費用
通信費事業におけるインターネット・電話などにかかる費用
広告宣伝費インターネット・テレビを通じてサービスを宣伝するのに必要な費用
地代家賃事務所・店舗・駐車場など事業に関連する家賃
減価償却費事業用の車両・建物などの固定資産取得費用を使用期間に分割して計上する
福利厚生費社員旅行や新年会など、従業員を対象とした給与以外の費用
修繕費設備・建物などの維持管理や修理にかかる費用
支払手数料金融機関への振り込み手数料など
租税公課事業税・印紙税・自動車税・登録免許税・固定資産税など

経費に計上できないもの

以下に挙げる費用は、経費に計上できません。


法人税・法人住民税・法人税など事業の所得に対する税金
(税務上の損金としては計上できない)
・個人事業主の場合、所得税・住民税
社会保険料・個人事業主の国民健康保険・国民年金など
・家族従事者の社会保険料も同様
事業に関連しない費用飲み会費・趣味の道具の購入費・日用品代など事業の売上に関連しないもの

なお、経費・費用と混在しやすいものに「損金」が挙げられます。

費用・経費が「企業会計における費用・経費」を示すのに対し、損金は、「法人税上の原価・費用・損失」のことです。費用や経費として計上できても、損金としては認められないもの、また、その反対もあります。そのため、企業会計として経費を計算するときと、法人税や所得税を算出する際の損金を計算する時は、その項目を正しく把握する必要があります。

損金と費用の違いについて詳しく知りたい方は、別記事「損金とは?費用・経費との違いから、算入・不算入の事例までわかりやすく解説」をご確認ください。

経費計上のメリットは節税対策

経費計上のもっとも大きなメリットは、節税対策になることです。

売上から経費を差し引き、課税所得を減らすことで節税対策になります。税金は課税所得に対して課せられ、所得が増えた分税金の金額も上がります。経費として計上できるものは漏れなく計上することで課税所得の減額ができ、結果的に節税につながります。

ただし、節税対策になるからと経費にならないものまで計上してしまうと、ペナルティの対象となるため注意してください。

経費計上のデメリット

経費計上には節税対策という大きなメリットがあるものの、事務負担の増加や会計上の利益減少といったデメリットもあります。

事務負担が増加する

経費の計上にあたっては、費用の内容や金額が分かる領収書やレシート、振込み証明などの書類が必要です。そのため、経費計上することでこれらの書類を保管・管理する業務負担が発生します。

会計上の利益が少なくなる

会計上の利益は、「売上ー経費」で求められます。よって、計上する経費の金額が多いことは、会計上の利益が減っているといえます。利益が少なくなると金融機関からの借入などで不利になることから、多額の経費の発生はデメリットにつながると考えられます。

経費申請を期日までに行わなければならない理由

経費は企業を運営する上で必ず発生するものであり、従業員が一時的に立て替えなければならないこともあります。従業員が立て替えた経費は、勤務先が指定する期日まで経費の申請を行わなければなりません。

月次決算に必要な情報であるため

月次決算とは、企業の経営状態を正しく把握するために実施されます。経費を正しく管理することは、事業全体の収支を正確に把握するためにも重要です。

企業が毎月や特定の期間ごとの収支を正確に管理するためには、従業員が決められた期日までに経費を申請しなければなりません。最悪の場合、自身が立て替えた費用も戻って来なくなる可能性もあります。

法人税に影響するため

法人税額の計算式は、以下のとおりです。

(課税所得 × 法人税率)ー控除額

経費を正しく申請しないと、余計な税金が発生するかもしれません。企業が事業にかかった正しい経費を把握するためにも、従業員は立て替えた経費を期日までに申請しなければなりません。


出典:国税庁「2法人税の基本的な仕組み」

経費計上に関する注意点

経費計上に関する主な注意点は以下のとおりです。

経費計上に関する注意点

  • 勘定科目は同じものにする
  • 経費として計上できる固定資産税は事業用の部分のみ
  • 個人事業主は家賃・水道光熱費を家事按分しなければならない
  • 家族分の給与は原則経費にならない

勘定科目は同じものにする

経費計上する費用が同じ内容であれば、同じ勘定科目を使い続けましょう。これは、期ごとの費用の変動などを適切に管理し、後から確認しやすくしやすくするためです。

たとえば、広報・PR活動でSNSを使用するためのインターネット費用を、前期では「通信費」として計上していたのにもかかわらず、今期では「広告宣伝費」としてしまうと、勘定科目ごとの内容が変動してしまい比較することができません。そのため、一度決めた勘定項目は継続して使い続ける必要があります。

経費として計上できる固定資産税は事業用の部分のみ

事業用の固定資産税は、「租税公課」として経費計上できます。ただし、経費として計上できる固定資産税は、事業用の部分のみに限られます。なお固定資産税は、土地や家屋といった固定資産税評価額に、標準税率である1.4%をかけることで算出可能です。

個人事業主は家賃・水道光熱費を家事按分しなければならない

自宅を事業所として使用している個人事業主は、家賃・水道光熱費を固定資産税と同様に家事按分しなければなりません。生活における全体の使用量ではなく、事業に使用している分だけを経費として計上してください。

家事按分の計算の仕方などについて詳しく知りたい方は、別記事「家事按分とは?個人事業主が知っておくべき経費計上の仕方や計算方法についてわかりやすく解説」をご覧ください。

家族分の給与は原則経費にならない

生計をともにする家族を対象に支払う給与などは、原則経費計上できません。ただし、青色申告をする個人事業主が家族に支払う給与については青色事業専従者給与として経費計上できます。

なお、白色申告を利用する個人事業主は、事業に従事する家族の数などに応じて一定額の経費計上を認めていますが、その要件は青色事業専従者給与に比べて厳しく、控除の範囲も狭くなっています。


出典:国税庁「No.2210 やさしい必要経費の知識」

誤った経費計上によるペナルティ

誤った経費計上は、以下に挙げるペナルティの対象となるため注意してください。

以下は経費計上に関する直接的なペナルティではなく、誤った経費計上により「税金に関する不自然な申告がされた」と判断されることで発生するペナルティです。

誤った経費計上によるペナルティの例

  • 過少申告加算税
  • 無申告加算税
  • 不納付加算税
  • 重加算税

過少申告加算税

過少申告加算税とは、本来納めなくてはならない税金よりも少ない金額で税金を申告した場合に科されるペナルティです。過少申告加算税は、税務署の調査を受けた後に修正申告をした、税務署から申告税額の更正を受けた場合などに科されることもあります。

過少申告加算税の金額は、再計算された差額分の税金の10%相当です。ただし、新たに納めるべきとされた税額が、当初の申告納税額もしくは50万円のいずれかを超えている場合は、超過部分のみ15%となります。


出典:国税庁「No.2026 確定申告を間違えたとき」

無申告加算税

無申告加算税とは、納税すべき税金を申請期限までに納税しなかった場合に科されるペナルティです。無申告加算税の税額は納付本税額のうち50万円までの部分には15%、50万円以上の部分は20%の割合で計算されます。


出典:国税庁「No.2024 確定申告を忘れたとき」

不納付加算税

不納付加算税とは、源泉徴収による国税が、法定期限までに納付されなかった場合が対象となるペナルティです。不納付加算税の対象になってしまうと納付本税額における10%の割合で税額が加算されてしまいます。


出典:国税庁「加算税制度が納税者の税務コンプライアンスに及ぼす影響」

重加算税

重加算税とは、納税に関する事実の隠蔽や、偽装を対象に科されるペナルティです。経費の内容を故意に偽り申請した場合などにかされます。重加算税の税率は、過少申告加算税・不納付加算税の場合が納付本税額の45%、無申告加算税の場合が納付本税額の50%です。


出典:国税庁「加算税制度(国税通則法)の改正のあらまし」

まとめ

経費は、計上できるものとできないものを理解し、正しく計上しなければなりません。正しい経費計上を行わない場合、各種加算税がペナルティとして科されるため注意が必要です。

経費として認められるものは事業に関連する費用のみであり、プライベートで使用した費用は該当しません。誤った経費計上は税金の申告・納付のミスにつながり、内容によってペナルティが発生します。経費のルールを理解し、正しく経費計上を行いましょう。

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よくある質問

経費に計上できるものとできないものは?

人件費や消耗品費など、事業を行ううえで発生する費用が経費として計上できます。対して、法人税や法人住民税、社会保険料や事業に関連しない費用は経費計上できません。

詳しくは記事内「経費とは」をご覧ください。

経費計上を誤るとどうなる?

過少申告加算税・無申告加算税・不納付加算税・重加算税がペナルティとして科されます。

なおこれらは、経費計上に関する直接的なペナルティではなく、誤った経費計上による「不自然な申告」であると判断されたことで科せられるペナルティです。

詳しくは記事内「誤った経費計上によるペナルティ」をご覧ください。

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