会計の基礎知識
総勘定元帳について知っておきたい基礎知識
総勘定元帳は、適切に会社の会計処理をおこなうために、作成しなければならない帳簿のひとつです。
総勘定元帳の具体的な役割や、一般的な会計ソフトを使った作成方法も含め、 最低限知っておくと役立つ情報をまとめていますので、確認していきましょう。
【関連記事】総勘定元帳をエクセルで作成する方法
目次
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総勘定元帳の概要と一般的な作成方法とは？
市販や無料で提供されている会計ソフトを導入している会社であれば、通常は自動的に作成することができます。
すなわち、経理担当者がおこなうべきことは、取引が発生するたびに、その内容と金額を各勘定科目に分けて入力することのみです。 入力された仕訳内容に応じて、仕訳帳から総勘定元帳の作成に至るまで、あっという間に完了する仕組みとなっています。
なお、総勘定元帳の中には、自分の会社で使用する勘定科目がすべて網羅されていなければなりません。 入力ミスなどによる過不足がないか、定期的に確認することをおすすめします。
会社の業種や業態によっては、独自の勘定科目を設定する場合があり、使用する勘定科目の種類や総数は各会社によって異なります。
総勘定元帳と仕訳帳の違い
総勘定元帳と仕訳帳は、ともに日々の取引内容を記録した帳簿です。
2つの帳簿は、取引に関する情報の整理方法が、互いに異なるものだという点を理解しておきましょう。
特定の日付の取引内容を知りたい場合には仕訳帳、特定の勘定科目の残高や増減を知りたい場合には総勘定元帳を確認するのがおすすめです。
仕訳帳では、会社のすべての取引が日付順に仕訳として記録されています。 したがって、過去の取引の全体的な内容や金額を確認したいときには、 日付順に並んでいる仕訳帳の仕訳を検索することで、簡単に取引情報を探し出すことが可能です。
一方、総勘定元帳の中には、勘定科目ごとに取引の動きが日付順に整理されています。 たとえば、現金勘定で、借方（左側）に金額が入力されていれば、現金が増えたことを表し、 貸方（右側）に入力されていれば、現金が減った取引であることを表しています。 特定の勘定科目の残高や増減の内容を知りたい場合に、総勘定元帳を見れば一目で分かるのが利点のひとつです。
ただし、総勘定元帳の各勘定科目を見ただけでは、取引の全容をすぐに把握することが難しい場合があります。 たとえば、借方（左側）および貸方（右側）の仕訳が、2つ以上の勘定科目によって作成されるような仕訳があげられます。 そのような複雑な仕訳となる取引の場合には、該当する日付の仕訳帳を合わせて確認することで、取引全体の内容を把握していきましょう。
総勘定元帳を使用するメリット
総勘定元帳を使用する主なメリットとしては、以下の2つがあげられます。
まず、一つ目のメリットは、勘定科目ごとの残高管理を簡単におこなうことができる点です。すなわち、総勘定元帳の中には、各勘定科目の動きがすべて網羅されているので、容易に残高を把握することが可能です。 たとえば、借入金の残高がいまどれくらいあるか知りたい、という場合には、総勘定元帳の借入金の残高を見れば分かるので便利です。
二つ目のメリットは、各勘定科目の分析をおこなう際に活用できる点です。 通常、決算時期になると、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成しなければなりません。
ちなみに、一般的な会計ソフトを導入していれば、たいていの場合、パソコンで簡単に財務諸表の自動作成・印刷が完了できます。 これらの財務諸表を自動作成・印刷したあとに、各勘定科目の残高が適切でない場合、誤りの原因を見つける分析作業が必要です。
そのようなときには、総勘定元帳で残高の内訳や取引の動きを検索していけば、どこが誤ったのか、発見しやすくなります。
総勘定元帳の保存期間
総勘定元帳は、仕訳帳とともに税法上の保存期間が義務づけられている帳簿です。 具体的には、原則として対象となる事業年度の確定申告書を提出する期限の翌日より、7年間保存しなければなりません。
たとえば、平成29年3月31日に終了する事業年度の会社であれば、その事業年度の確定申告書の提出期限は、平成30年5月31日です。
平成29年度の総勘定元帳は、その7年後の平成37年5月31日まで保存する必要があります。 なお、総勘定元帳のほか、仕訳帳や現金出納帳、売上帳などの各種帳簿や、注文書や契約書などの取引に関係する書類はすべて同様に保存期間が設けられています。
青色申告書を提出している事業者で、欠損金が生じた事業年度分については、総勘定元帳などの保存期限が延長となりますので注意が必要です。
具体的には、平成30年4月1日以降に開始する事業年度で欠損金が発生した場合、総勘定元帳などの保存期間は10年となります。 なお、平成30年3月31日より前に開始した事業年度で欠損金が発生している事業年度については、各種帳簿類の保存期間は9年です。
最後に
会社の経理業務を進めるにあたり、総勘定元帳の概要と役割を知っておくことで、スムーズに作業を進めることができる場合もあります。
また、税務調査が入ったときには、総勘定元帳は基本的に提出しなければならない帳簿のひとつです。 帳簿内容の正確性と管理方法には十分に注意しましょう。
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