会計の基礎知識

「小口現金出納帳」と「現金出納帳」の違いとは

最終更新日:2021/02/02

「小口現金出納帳」と「現金出納帳」の違いとは

会社の規模に関わらず、小口現金を管理する方法としては、小口現金出納帳もしくは現金出納帳に記入する方法があります。

記帳の残高と実際の現金残高が一致するように、現金出納帳に毎日記入するのと、部署ごとに一定期間記入して金銭管理部門に提出して不足分を補充する小口現金出納帳を利用するのとでは、どちらが簡単なのでしょうか?

この記事では、小口現金出納帳と現金出納帳を比較して、どちらの方が小口現金の管理が簡単で確実なのかを確認していきます。

まず出納帳を作成したい方は、こちらの記事も合わせてご覧ください。

【関連記事】
出納帳をエクセルで作成する方法

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目次

小口現金出納帳とは

小口現金出納帳(こぐちげんきんすいとうちょう)とは、小口現金(会社で必要とされる最低限の現金)を使って行われた支払いの都度、小口現金の補給や支払い内容(明細)を記録するための帳簿のことです。

小口現金の定義

会社に大きなお金を置いておくわけにはいかないので、当座預金などの金融機関に預けておくのがほとんどです。しかし、会社に全くお金がないと交通費(出張時の交通費含め)などの少額の現金での支払いができません。もちろん、交通費を手形で支払うこともできません。

そんな時のために、会社には少額の現金が用意されています。この現金を小口現金といいます

現金出納帳(金銭出納帳)とは

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)とは、別名「金銭出納帳」のことで、現金の出納(出し入れ)を日々記録し、台帳の残高と実際の残高が一致しているかどうかを確認するために使用します。現金出納帳は補助簿に分類されます。

また現金出納帳は、この補助簿の中でも仕訳帳を補助する補助記入帳として位置づけられています。原則として毎日記録するものなので、事業を行う上では必ず用意しておきたい帳簿です。

現金出納帳についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの「現金出納帳の基礎知識」も参照してみてください。

小口現金を使う機会

小口現金出納帳

小口現金を使う機会は、会社の中で日常的に発生します。

例えば、消耗品の購入や出張経費の精算、交通費などの小口の経費を前もってお金を管理する部署が各部署に振り分ける現金のことを小口現金と言います。一定期間が経過すると、その領収書をお金を管理している部署に持ち込んで仕訳し、不足分を補充します。

小口現金は便利な反面、利用申請や上司の承認が必要となるため、効率が悪く、経理担当者の負担が増える可能性があります。また、精算前に現金を手渡すため、たとえ少額であっても紛失や盗難、横領などには十分注意が必要です。

小口現金出納帳と現金出納帳どちらが便利か

現金出納帳は、現金の出納を毎日記録し、帳簿の金額と一致しているかどうかを確認するための帳簿のことでした。   

小口現金出納帳は、小口現金の出納を内容別に仕訳して記帳し、小口現金の出納の内容を記録しておくための帳簿です。   

では、この2つの帳簿はどちらが便利なのでしょうか?

いずれの場合も、毎日のように期限や補充の内容が書かれていても、お金の管理部門への報告は、翌月の頭か月末に行われます。報告が終わった後は、お金の管理部門が最終チェック行いますが、現場でのチェックは担当者ごとに異なります。

小口現金が社内に1つしかない場合、通常は現金出納帳と小口現金出納帳は同じになります。そのため、お金の管理部門は小口現金の精算を待ってから直接現金出納帳を作成することができます。しかし、複数の部署に小口現金がある場合には、お金の管理部門が小口現金の精算を待ってから現金出納帳を作成するのは非効率なので、各部署ごとに小口現金を管理する小口現金出納帳を作成した方が良いでしょう。

現金出納帳は、帳簿の分類上、補助簿のうち補助記入帳のことをいいます。補助記入帳とはいえ、現金を管理するための帳簿なので、企業にとっては欠かせない存在です。

特に個人事業主の場合は、事業用の現金と個人用の現金を混同してしまう危険性がありますので、その点に注意して記帳をすると良いでしょう。

前述したように、現金出納帳の現金残高と実際の現金残高が一致しているかどうかを確認する必要があります。

まとめ

会社の規模に関わらず必要な小口現金の管理方法を2つご紹介しました。

小口現金が複数ある場合は、小口現金ごとに小口現金出納帳を作成し、締めごとにお金の管理部門などに報告するが効率的といえるでしょう。この場合、お金の管理部門が作成した現金出納帳は、小口現金ごとの出納を記録することで済みます。   

いずれにしても、毎日出納帳に記入して残高を確認しておくことで、実際の現金残高と帳簿の残高が一致しないといった問題に直面することが少なくて済むでしょう。

出納帳には今回紹介したもの以外にも、いくつか種類があります。もっと知りたい方は「知っているようで意外と知らない?出納帳の種類と基礎知識」をご覧になってみてください。エクセルでの作成方法を知りたい方は「出納帳をエクセルで作成する方法」をご覧ください。

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