会計の基礎知識

総勘定元帳をエクセルで作成する方法

最終更新日:2019/11/19

総勘定元帳をエクセルで作成する方法

 「総勘定元帳」とは、仕訳帳と同じく決算書を作成する際に欠かせない「主要簿」の一つですが、この二つには違いがあります。すべての取引を日付順に記録していく仕訳帳に対し、総勘定元帳は、仕訳帳の内容をもとに、すべての取引を勘定科目ごとに記録していきます。
そのため、ある特定の勘定科目の合計金額や残高などを調べる場合に向いた記帳方法です。この記事では、総勘定元帳の内容やエクセルを使った作成方法について見ていきます。

目次

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総勘定元帳とは

 総勘定元帳とは、勘定科目ごとに取引の動きが日付順に整理された帳簿です。 特定の勘定科目の残高や増減の内容を知りたい場合に、総勘定元帳を見れば一目で分かります。

ただし、総勘定元帳の各科目を見ただけでは、取引の全容を把握しにくいため、その場合は仕訳帳を照らし合わせて内容を確認します。

また、総勘定元帳は仕訳帳とともに税法上の7年間の保存が義務づけられています。原則、税務調査の際には、総勘定元帳は基本的に提出しなければなりませんので、帳簿内容の正確性と管理方法には十分に注意しましょう。

総勘定元帳をエクセルで作成する際のメリット・デメリット

総勘定元帳は、決算時にも、税務調査時にも必要な重要書類のため、エクセルで作成することにはメリットとデメリットがあります。

エクセルで作成するメリット

・簡易的に作成できる

経理の知識が豊富な方であれば、業務パソコンには必ず入っているであろうエクセルを起動するだけで仕訳帳や総勘定元帳の型を作ることができるので、手っ取り早く手を付けやすいと言えるでしょう。

エクセルで作成するデメリット

・間違いやすい

総勘定元帳は仕訳帳から情報を転記していくことで完成します。転記作業の中で、1行ずれてしまったり、数字だけ別の行をコピーしてしまうといった人為的ミスは非常によく発生します。

そもそも仕訳帳作成の時点で、年に数回発生する同じような取引なのに、日付違いで勘定科目が別のものを使ってしまっている、といった初歩的なミスも経理初心者の場合は起こり得ます。

総勘定元帳や仕訳帳は7年間保存義務のある重要な書類です。経理経験が少ない方や、作成に時間をかけたくない方は、税理士などへご相談された方がいいでしょう。

自分で作成したいという方は、インターネット環境があればどこでも使い始められる、クラウド会計ソフトの利用をお勧めします。クラウド会計ソフトであれば、有料購入前に無料でお試しができるので、自分にあっているかどうか確かめやすいでしょう。

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記載項目とレイアウト

 エクセルで総勘定元帳の作成にチャレンジする場合は、まず総勘定元帳の記入欄にどんなものが含まれるか、覚えていきましょう。記入欄の内容は、すべて仕訳帳から正確に転記してください。

日付:取引の行われた日付を記入してください
摘要:相手側の勘定科目を記入してください。この場合、相手の勘定科目が複数ある場合は「諸口」と書きます。
仕丁:その仕訳が記入されている仕訳帳のページ数を記入します。
借方・貸方:仕訳帳の借方・貸方欄に従って、金額を記入します。
借・貸:借方金額の方が大きければ「借」、借方金額の方が大きければ「貸」と記入します。
残高:残高式の場合、その時点での残高を記入します。総勘定元帳の作成方法にはほかに「標準式」という方法があります。

 では、実際にエクセルで総勘定元帳を作成していきましょう。今回は、現金勘定の帳簿を残高式で記帳していきます。


 まず、一番上の行のセルを7つ分つなげ、勘定科目名である「現金」と書き込みます。この際、右上に勘定口座の口座番号を入れるのを忘れないでください。ここでは仮に「1」としておきます。次に、下の行のセルに、左から順に「日付」「摘要」「仕丁」「借方」「貸方」「借・貸」「残高」と記入します。記入が終わったら「罫線」をクリックして、格子状に線を引いてください。
これで基本的なレイアウトが出来上がりました。

表1

仕訳帳を見ながら正確に転記していきます。ちなみに「資産」である現金勘定の場合、借方がプラス、貸方がマイナスを意味します。

表2

※3ケタごとにカンマを打つのを忘れずに

仕訳帳の内容を総勘定元帳に記帳することで、この時の現金勘定の残高内容が一目でわかるようになります。この場合、10月5日は仕入を行ったので、残高が一時的に500,000円下がっています。

数式を使って残高計算

 取引の残高の増減を手作業で行うのは非常に煩雑なので、数式を使って簡単に計算をしましょう。この場合、10月1日の残高が1000000円なので、2日以降の残高を計算するためには、2日目の残高の欄に「1日の残高+2日の借方-2日の貸方(=G3+D4-E4)」という式を入れ、他の残高のセルをドラッグしながらctrlキーを押したままDキーを押して数式をコピーする必要があります。

表3

 しかし、この方法だとまだ計算していない残高の欄にも数字が勝手に入ってしまうので「2日目の借方(D4)と貸方(E4)の数字が0であった場合は空白を表示するようにして、そうでない場合には残高の計算結果を表示する」ように設定しなければなりませんが、先ほどの数式を「=IF(AND(D4=0,E4=0),"",G3+D4-E4)」と書き換えれば、未記入のセルに数字が反映されません。その後、同様に他の残高のセルをドラッグしながら「ctrl」キーを押したまま「D」のキーを押して数式をコピーしてください。

表4

10月2日に借入金として300,000円と入力すると残高が1,300,000円となりますが、それ以降の残高には空白が表示されている状態になります。

総勘定元帳は、決算書作成に欠かせない重要な帳簿です。エクセルを上手に活用し、ミスのない帳簿作成を心がけてください。

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他のソフトではあらかじめ勘定科目を知らないと入力しにくいですが、会計freeeでは勘定科目がわからない場合も、よくある取引例がついた候補一覧から選択できるようになっています。

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