会計の基礎知識

現金出納帳とは?作成するメリットや記載項目について解説

現金出納帳とは? 作成するメリットや記載項目を解説

現金出納帳とは、現金の入出金や残高を確認する帳簿のことです。

経理業務を税理士に委託している場合も、「これだけは自分で作成してください」と言われるケースが多いため、作成する上でのルールや注意点を理解しておく必要があります。

本記事では、現金出納帳の具体的な記載項目や書き方、現金出納帳の作成をより簡単にするための方法などを解説します。現金出納帳を実際に作成したい方は、別記事「現金出納帳をエクセルで作成する方法(無料テンプレート付き)」をあわせてご確認ください。

目次

現金出納帳とは

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)は、現金の入出金を記録する帳簿のことです。「いつ、何のために、どこに(どこから)、いくら支払った(受け取った)のか」を記載することで、現金取引の内容を明らかにします。

会計帳簿は「主要簿」と、主要簿を補うための「補助簿」に分類され、現金出納帳は補助簿にあたります。補助簿は必ずしも作成が必要なわけではなく、事業モデルや商習慣などに応じて作成すればよいとされています。

なお、現金取引はほとんど発生しない場合も、お金の流れは何かの手段で把握しておくことが重要です。クラウド会計ソフトなどを用いて銀行口座の入出金データを同期しておくと、会社全体のお金の流れがリアルタイムに把握できます。

現金出納帳と小口現金出納帳の違い

現金出納帳とよく似た帳簿に「小口現金出納帳(こぐちげんきんすいとうちょう)」があります。

どちらも入出金の記録をするという点では用途は同じですが、小口現金出納帳は会社や店舗に置いてある少額の現金を記録するために使われます。

たとえば、日々発生する消耗品の購入費・従業員の交通費・出張費などは、銀行口座ではなく事務所やオフィスの金庫などに保管されていることが一般的です。

事務所やオフィスが複数ある場合は、現金出納帳ひとつですべてを記録するよりも、各拠点ごとに小口現金出納帳を作成したほうが管理がしやすくなります。

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現金出納帳を作成するメリット

現金出納帳を作成する主なメリットは以下の2つです。

現金出納帳を作成するメリット

  • お金の流れを可視化できる
  • 不正を防止できる

お金の流れを可視化できる

たとえば、小売店を経営している企業であれば、店舗で現金取引が行われるケースがほとんどです。また、仕入れや備品購入の際、現金で支払うこともあるでしょう。

現金出納帳を作成することで、どのようなかたちでお金の入出金があったのかを可視化することができます。

不正を防止できる

会社組織において、従業員による不正は起こり得ないとは言い切れません。万が一のトラブルが起きてしまわないように、事前の対策が不可欠です。

仮に、現金の抜き取りや持ち出しといった不正が起きたとしても、現金出納帳を作成しておけば、不正な出金の流れをすぐに確認できるようになります。

現金出納帳の記載項目

現金出納帳には最低限必要な以下6つの項目に分かれており、「日付」「科目」「摘要」「収入金額」「支出金額」「差引残高」があります。その他に「合計金額」「繰越金額」を記入する場合もあります。

それぞれの項目について以下に解説します。

現金出納帳の記載項目

① 日付

お金の入金もしくは支払いがあった日付を記載する項目です。同じ日に収入や支出があった場合は、それぞれ別の欄に記載します。

また、領収書の立替精算などは領収書の日付を記載するのではなく、実際に支払われた精算日の出金として記載します。

② 勘定科目

勘定科目とは、取引の内容をわかりやすく分類するための簿記の科目のことです。勘定科目の一例は以下のとおりです。

勘定科目概要
仕入販売した商品の仕入れ高や製造原価
減価償却費法定耐用年数に応じて費用として計上する償却資産額
地代家賃事務所や店舗の賃借料やリース代
水道光熱費電気代、ガス代、水道代
通信費郵便代、電話代、インターネット回線料、運送料
福利厚生費備品、社員旅行などの費用
旅費交通費電車、バス、タクシーなどの交通費
接待交際費取引先などとの飲食代、贈答品代、慶弔費
広告宣伝費新聞や雑誌などへの出稿費用
損害保険料火災保険料、自動車保険料など
修繕費建物や機械、備品などの管理修繕費用
消耗品費事務用品など耐用年数が1年未満で、価格が10万円未満のもの
荷造運賃費荷造りに必要な費用
租税公課事業関係で支払う税金
給料手当従業員へ支給される給与や賞与、各種手当
専従者給与経営者と生計を同じくする家族に対する給与
外注工賃外部業者へ支払う発注費用
利子割引料借入金の利子や手形の割引料など
雑費いずれの費用にも当てはまらない費用
仮払金内容や金額が未確定で一時的に支払われたお金のこと。確定した時点で該当する科目への振り替えを行う
立替金取引先や従業員などに対して一時的に支払いを立て替えたお金のこと

③ 摘要(てきよう)

取引内容の詳細を記載する項目です。具体的に「何をいくつ購入したか」「どこからどこまで移動したか」「どの銀行に入金したか」などを記載します。

④ 収入・支出の金額

取引の金額を記載する項目です。税込の金額を記載します。

⑤ 差引残高

取引後の残高を記載する項目です。日次の残高と月次・年次の残高はそれぞれ以下の計算式で算出できます。

差引残高の計算式

日次の残高
残高 = 前日の差引残高 + 当日の収入金額 - 当日の支出金額

月次・年次の残高
残高(月または年度)=
前月(前年)の繰越金 +(月または年度)収入合計 -(月または年度の)支出合計

なお、月次や年次の場合は、月(年)の収入・支出金額と月(年)の繰越金額を計算しておく必要があるので、注意しましょう。

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現金出納帳の書き方

現金出納帳は特に様式が決まっているわけではありませんが、いくつか書き方のルールがあります。

月末や期末で締める場合

月や期が変わるタイミングでは、まだページに余っている行があっても必ず新しいページに移動します。

月末になったら最後の行の下に二重線を引き、その下の行の摘要欄に「〇月合計」と記載して、収入と支出それぞれの合計金額を書きましょう。

また、合計金額を記載した下の行の摘要欄に「次月繰越」と記載して、繰り越す残高を書きます。

令和 ✕ 年科目摘要 収入支出残高
 前月繰越32,900
11消耗品費ノート購入 50032,400
 9旅費交通費品川→目黒 タクシー代 1,00031,400
 20水道光熱費水道代 5,00026,400
 25水道光熱費電気代 6,00020,400
 1月合計32,90012,50020,400
 次月繰越20,400

次のページに移動する場合

1ページを使い切ってページを移動する場合は、最初の行の摘要欄に「前頁より繰越」と記載し、次の行から入出金の記録をしていきます。

新しい月や期に変わるタイミングでページを移動する場合は同様に「期首繰越」「前月繰越」と記載をします。

現金出納帳を扱うときに注意すべき点

帳簿上の残高と実際の現金残高が合わない場合は、転記ミスはないか、記帳の桁違いはないか、誤った入出金はないかを念入りに確認しましょう。

どうしても過不足金の原因がわからない場合は、「現金過不足」という勘定項目で実際の現金残高に合わせて調整をし後日、原因が判明したら取り消しを行います。期末の決算までに原因が分からないままだった場合は、「雑損失」もしくは「雑収入」として処理をします。

ここでの注意点は、経理担当者は1円でも過不足金があった場合、決して自身で過不分の金額を抜いたり、補填したりを行ってはいけないということです。

現金過不足が生じたということは業務の過程で何らかのミスがあったということです。ミスに目をつむるのではなく、次に同じミスが起きないように業務改善をしていくことが大切です。

現金出納帳は現金取引を正しく管理するための帳簿です。なるべく現金過不足が発生することがないように、注意して取り扱いましょう。

まとめ

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)は、現金を「いつ、何のために、どこに(どこから)、いくら支払った(受け取った)のか」を記載し、現金取引の内容を明らかにします。

会計帳簿の「補助簿」に該当するため、必ずしも作成が必要しなければならないものではありません。ただし、現金取引はほとんど発生しない場合も、お金の流れは何かの手段で把握しておくことが重要です。

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