会計の基礎知識

現金出納帳の基礎知識

現金出納帳とは

現金出納帳とは「お金の入出金を記録」し「帳簿の残高と現金残高が一致しているかどうかを確認する」帳簿のことです。イメージとしては、家庭のお金の出入りを記録する家計簿に似ています。会社組織においても、個人によっても何らかの商売をするにあたっては「お金の流れ」を記録しておく必要があります。

商売の基本であり最も重要なことは、「いくら支払い(支出)」「いくらのお金を得る(入金)」ことができたのか、これにつきます。現金出納帳は支払いの場合、いつ、何のために、どこに、いくら支払ったのか金額を記載します。逆に入金の場合も、いつ、何のために、どこから、いくらお金が入金されたのかを記載します。

現金出納帳は重要な会計帳簿になりますので、作成し保存しておくことが必要です。フリーランスのような個人事業者であっても確定申告を行う際に、報酬や経費などの申告をすることになるので記載しておいて損することはありません。

現金出納帳の必要性

現金出納帳をつける必要性は「お金の流れを可視化すること」「不正を防止すること」の2つが考えられます。それぞれについて解説します。

現金出納帳

お金の流れを可視化することができる

現金出納帳が必要な理由の1つは、お金の取引を可視化することができるということです。スーパーを経営している企業であれば、スーパーの店舗では現金取引が行われています。また、取引先に対する仕入代金の支払いなどもあるでしょう。

どこでどのように入出金があったか、企業全体として記録していないと正確な数値を判断することができません。現金出納帳をつけていることで、どこからどのような形でお金の入出金があったのかを可視化することができます。

不正を防止することができる

会社組織において、経理は1人で行う業務ではありません。現金出納帳が必要な理由の1つとしては、会社組織内においての不正なお金の使い込みを防止すること。通常、会社の従業員が会社のお金を使うこととして、出張の旅費や宿泊費などの必要経費があります。

必要経費は、大抵の場合は領収書を経理へ提出し、立替経費精算して給与振込時に一緒に支払われます。この時、1人の経理が提出された領収書をあたかも自身が立て替えたもののように改ざんすることもできます。

経理担当者が1人でない理由はここにもあり、現金出納帳が正確につけられていることで、小さい、大きいに限らず不正な金額の出金がないかどうかを確認することができます。

現金出納帳に記載されている項目の解説

現金出納帳には以下6つの項目に分かれており、「日付」「科目」「摘要」「収入金額」「支出金額」「差引残高」があり、その他に「合計金額」「繰越金額」を記入する必要があります。

それぞれの項目について以下に解説していきます。

現金出納帳の記載項目
① 日付
お金の入金もしくは支払いがあった日付を記入する項目です。日付順に記入していき、同じ日に収入や支出があった場合、それぞれ別の欄に記載していく必要があります。
また、領収書の立替精算の振込などは領収書の日付を記載するのではなく、精算日の出金として記載します。
② 科目
収入や支出などお金がどこから入ってきて、どのような費用になるのか分類したものを記載します。科目は「交通費」「光熱費」「雑費」など様々です。
③ 摘要
収入・支出など取引先との間に起こる取引内容など何のためにお金の出入りがあったのかを具体的に記載します。また、お金の出入り口についても「○○銀行へ入金・□□銀行より出金」と記載します。
④ 収入・支出金額
入金・出金した金額を記載します。消費税については税込金額を記載します。
⑤ 差引残高
日次で行う差引残高は次の計算式によって算出されます。
差引残高=前日の差引残高+当日の収入金額-当日の支出金額です。

月次や年次の差引残高を算出する場合も同様に
差引残高(月または年度)=前月(前年)の繰越金+(月または年度)収入合計-(月または年度の)支出合計を記載します。

また、月次や年次の差引残高は月(年)の収入・支出金額と月(年)の繰越金額を計算しておく必要があります。

現金出納帳をあつかうときに注意すべき点

次の差引残高で金額が合わない場合は、転記ミスはないか、記帳の桁違いはないか、誤った入出金はないか、など原因を探る調査をその日のうちに行います。それでも過不足金の原因が不明の場合は現金過不足という科目を使用し処理します。

ここでの注意点は、経理担当者は1円でも過不足金があった場合、決して自身で過不分の金額を抜いたり、補填したりを行ってはいけないということです。

現金過不足が生じたということは業務の過程で何らかのミスがあったということです。ミスに目を瞑るのではなく、次に同じミスが起きないように改善をしていくことが大切です。当日原因がわからなくても後日判明する可能性がありますし、何より経理担当者の仕事の評価が下がります。

冒頭にお伝えしたように、現金出納帳はお金の入出金の記録と差引残高の確認をするために必要で、そしてそれを正確に行うことこそ現金出納帳の全てといってよいでしょう。

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