決算とは年に1回の行事であると考えている方がほとんどだと思います。たしかに税務申告をするための決算作業は年に1回で十分かもしれませんが、会社の経営状況を把握するために月ごとの月次決算を行うことは経営者にとって大きなメリットがあります。

この記事では月次決算の目的やメリット、年次決算との違いや業務の流れを紹介します。
[執筆：吉田由佳（公認会計士）]

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• 決算書とは
• 月次決算の目的
• 月次決算のメリット
• 月次決算のデメリット
• 年次決算との違い
• 月次決算の業務の流れ
• 準備すること
• 月次決算の締め日
• 月次決算のチェックリスト
• 大変な法人決算と税務申告を効率的に行う方法
• まとめ

月次決算とは、1ヶ月ごとに決算を締めることを指します。

はじめて自社の財務状況は決算を締めるまでわからないものです。よって、年1回の決算だけでは自社の経営判断をタイムリーに行うことができません。

月次決算を行う目的は、月ごとの会社の損益、財産の状況を可視化することで、単月、四半期、あるいは季節ごとの変化を把握・理解できるようにし、素早い経営判断を実現させることにあります。

1ヶ月ごとに決算を行うことで、会社の経営状況をこまめに把握できます。月次決算をすることで、年間売上及び損益の着地見込みが予想しやすくなります。年の途中で、当初に計画した予算と現時点の実績がかけ離れていたり、当初予測していなかった売上や費用がかかることもあります。そのため、月次決算の結果を利用して、適宜予算を修正したり、年間の業績見込みを修正することができます。

さらに、年間の業績予想の見込みをタイムリーに知ることで、経営戦略や営業方針の転換を臨機応変に実施することができます。

年次決算だけでは、年間の記帳・決算作業が一時期に集中してしまいます。決算日から税務申告期限まであわてて作業することになるため、記帳のミスや抜け漏れも発生しやすくなるでしょう。

この記帳作業にかかる時間や工数を月次決算によって分散させれば、決算期の負担を減らすことができます。

業種・業態によっては、1ヶ月ごとの経営状況から年間の経営状況を判断できない場合があります。

たとえば、季節ごとに売上高が変わる小売業や飲食業、年間の特定の時期に売上が計上されるソフトウェア受託開発などの場合、月ごとに貴重される内容が人件費や費用だけになり、年間の業績予測が立ちません。

このような業種・業態の場合は経営判断の材料とするのではなく、あくまで年次決算の作業を分散や費用の確認を行うために利用するとよいでしょう。

月次決算を行うためには、月初3～7営業日は作業時間を取る必要があります。個人事業主や小規模企業で記帳の人員がいない場合は自分自身で記帳をするか、アルバイトを雇う、あるいは会計事務所に記帳代行を依頼することも選択肢として挙げられます。

年次決算では、貸借対照表や損益計算書の作成、税務申告、外部への報告が必要となります。そのため、決算整理仕訳の記帳、税務申告書の作成、外部公表資料の準備もしなければなりません。

それに対し、月次決算は会計ソフトへの記帳作業と内部報告用の月次決算書を作成するだけでよいという点で異なります。

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月次決算をする上で、まずは日々支払った経費の請求書、領収書、銀行口座の入出金明細、その月に発生した売上に関する資料を用意する必要があります。取引件数が多ければ多いほどこれらの証憑の数も多くなるので、月ごとに一か所にまとめて封筒やファイルに保管しておくことが望ましいです。

また、月次決算をするには、経理担当だけではなく営業や販売、人事総務などの部署や担当者の情報を集めなければなりません。そのため、各部門の担当者に月次決算をする上で必要な資料や証憑、いつまでに経理までに届けてほしいかなどを事前に伝えておくとよいでしょう。

上記の事前準備をすることで、月次決算の早期化にもつながるため、事前準備は入念にしておきましょう。

通常年次決算は決算日後1ヶ月程度かかることがありますが、月次決算でそのような長期間かかるとタイムリーな状況を把握することができません。そのため、月初3～7営業日で決算作業を完了する必要があります。

月次決算を正確に早く行うため、月次決算チェックリストを利用しましょう。主なチェック項目は以下のとおりです。

会社の金庫に現金や通帳、ネットバンキングの入出金明細にて、月末残高がいくらなのかを確認します。

次に、その月末残高が帳簿上の現金預金勘定残高と一致しているかを確認します。もし差異があるなら、原因を特定して正しい残高を帳簿に記帳しましょう。

月次棚卸を実施している場合は、月末時点で未販売の製品や商品、材料、切手やサンプル品などの貯蔵品が社内にどれくらいあるかをカウントし、それらが帳簿残高と一致しているか確認します。

棚卸の実施が月次ではなく半年ごと、または年1回の場合は、商品に関する記録をもとに正しい月末残高を記帳します。

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当月に精算した仮払金や確定した仮受金の振替を行います。また、入金漏れや支払い漏れがないかどうかも確認します。

当月に支払や受取が行われておらず、次月以降に支払いや収入があるものについては、未払費用や未収収益として経過勘定に計上します。特に、月次決算中に自社に到着する請求書の未払計上が漏れることが多いので注意が必要です。

年間の賞与や退職金に係る引当金相当額を年次決算で計上する場合、月次決算にて年間計上額の12分の1を計上します。

減価償却対象の固定資産があれば、年間の減価償却費を月割り計算して計上します。

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例えば、年払や数か月に1度の支払費用がある場合、月次決算にて月割計上します。

月次決算手続きがひととおり完了したら、一度貸借対照表を確認します。もしマイナス残高になっている勘定科目があれば、どこかでミスが生じているので見直しをしましょう。

決算書の貸借対照表の借方と貸方が同じ金額になっているか確認しましょう。一致しない場合はどこで差異が発生しているのか見直しをしましょう。

月次決算が仮で一通り終えたら、貸借対照表及び損益計算書の単月と累計について、前年同期の数値の増加と減少項目を比較します。

どの勘定科目が、何を原因として増えたのか？減ったのか？を把握することで、経営計画に活かすことができます。季節的変動なのか、イレギュラーな事態が発生しているのか理解できます。

さらに、通常とは異なる増減を発見することで、記帳の誤りを発見することができます。「この月にこの科目が動くのはおかしい」、「たしかこの月にはこの科目が計上されるはずだ」という疑問を持ち、よくよく仕訳までさかのぼってみると、誤った仕訳が計上されていたり、仕訳が漏れていることもあります。

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月次決算は決算作業の時間を毎月取る必要があるものの、経営状況をリアルタイムに把握するために、自社の人員リソースのバランスを考えて実施することが望ましいでしょう。限られた業務時間内で行うために、日々の記帳業務はクラウド会計ソフトを利用し、記帳作業の効率化を進めるのも有効です。

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