会計の基礎知識

予実管理表の作り方を解説

最終更新日:2021/02/08

予実管理表の作り方を解説

年初や月初になると経営目標を立てて、その目標を達成するために社員一丸となって働くという会社がほとんどではないでしょうか。

この時に予実管理を徹底することで、着実に営業目標に向かって会社を誘導していくことができます。そして、その目標を達成するためには、誰が見ても把握することができる予実管理表が必要不可欠です。

ここでは、予実管理表の作り方について解説します。

目次

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予実管理とは

予実管理とは、経営目標の達成を実現するために、「予算」と「実績」を管理することをいいます。

企業を成長させるためには、いつまでにどれくらいの売上を出して、どのタイミングでどれくらいの人員を補充するか、などの経営目標が必要になります。この経営目標を高い精度で予測することで、戦略を立てることが可能になってきます。

この予実管理を分かりやすく数値化してまとめた表を、予実管理表といいます。

この表は、目標となる予算の数値に対して、実際どれくらい達成したのかを把握するために作成されます。もし予算に比べて、実績が低かった場合は経営目標を下方変更する必要が出てきますし、逆に大幅に高くなっることもあります。

ですが、予実の数値に大きなブレ幅があるのは、経営目標の精度が低いことを意味しています。もちろん外的要因によって想定外のブレが発生することもありますが、予実管理表をしっかりと作っておくことで、そのブレ幅を可視化していち早く戦略面から対応することが可能になってくるのです。

予実管理表を作るメリット

予実管理表を作るメリットは予算と実績を数値化することで、企業の業績の弱点がわかることでしょう。

弱点がわかれば数値をもとに改善していくために、対策を講じることができます。過去1年分の月次試算表からデータをとることで、売上、経費、利益、または損失など細かく確認していきます。

月次試算表は、資産や負債などの残高科目、また売上や経費など損益科目があります。

試算表について詳しく知りたい方は、「試算表の作り方とは? 試算表の種類と見るべきポイント」をご覧ください。

予実管理表では、損益科目を抽出して前年同月など、過去の実績から予算をたてていきます。予算をたてたら、予算を達成できるように社員が一丸となって業務に勤しむことになるでしょう。予算をたてることで利益目標ができ、実績と比較することで目標までの達成率を把握することができます。

損益科目ごとの達成率を把握することで、毎月の売上や販売費などの予算と実績の差を確認して、乖離が大きいようであれば早急な対策をとることができるメリットがあります。

予実管理表で予算を決めていく際には、すぐに達成できるような数値を目標にしないのがポイントです。

達成できるかできないかを見極めて、今まで通りの手段では達成が少し難しい数値の設定をしていきます。予算は目標の数値として捉えることもでき、どうしたら予算達成できるのかを、試行錯誤することで企業全体の力が増していくでしょう。また、予算と実績を数値化して比較することで、強みや弱点が視覚化できるのは大きなメリットだといえます。

予実管理も目的は、赤字になることなく、最終利益がでれば問題ないということではありません。予実管理は、企業の道標として設定し、それを可視化するために予実管理表を活用しましょう。

ただし、予実管理表は作成すること自体を仕事としてはいけません。

本業で利益を上げることを仕事とし、予実管理表はあくまでも企業での経営会議などで確認する資料の一部であることを念頭に置きましょう。

予実管理表を作るポイント

予実管理表を作るポイントを紹介します。

年間の予算を立てる

予実管理表を作成するときに、まず必要になってくるのが予算です。この予算とは、「売上」「売上原価」「販売費」「営業利益」「営業外費用」が該当します。

すでに事業をされている方は、昨年以降の実績を元に予算を立てていくとスムーズでしょう。このときに過去実績をそのまま予算にするのではなく、企業をどのように成長させたいかを加味した、低すぎない目標値を予算にすることをおすすめします。

これから起業して事業を開始する場合は、過去の実績はありませんが、2年目に向けてどれくらい成長したいか仮説ではありますが、予算を組み立てていきます。

もし季節的要因などがある業種の場合は、年間予算を12分割するのではなく売上変動に合わせて予算も調整する必要があります。

毎月予実管理を行う

予算を組み立てたら、月末か月初に実績を入力していきましょう。実績を入力することで、予算とのズレを把握することができるので、すぐに改善策を練ることが可能になります。

予算と実績の比較検証をする

実績を入れたことで、予算とのズレを把握することができるのは前述しました。このズレが小さければ良いですが、もし大幅な解離があった場合はその原因を追求する必要があります。

例えば急にお店の改装工事をすることになり、その間の営業がストップしてしまった場合は、その日数分の売上が下がるので分かりやすいです。しかし、大きな理由はないけれども売上は予想血よりも大幅に下落している場合は、すぐに問題追及をして改善していかないと長期に渡って売上に影響を及ぼす可能性があります。

対策を練り実行する

明確な原因がなかったとしても、複数の仮説を出してそれぞれを改善する施策を実行する必要があります。ひょっとしたらその仮説の中のひとつが原因かもしれませんし、全てが影響している可能性があります。

仮説の中でもクリティカルな項目から対策を打っていきましょう。この時は売上だけを見るのではなく、その施策を打つときに発生する支出に関してもしっかりと見る必要があります。

売上の改善が比較的大きく、支出とのバランスも良い項目を選定して実行しましょう。一番NGなのが、色々と対策や施策を考えたけど、実行に移さないことです。

予実管理表をExcelで作る手順

予実管理表を作成するポイントは分かったので、実際にどのように予実管理表を作成するか紹介します。様々なツールがありますが、今回はExcelで作ってみます。

1.エクセルの新規作成で、下記のように各項目を入力します

Excel 入力画面

2.当日発生・当日予算・前年同月に数値を入力し、差額・予算比の算定式を追加します

Excel 入力画面

3.利益の算定式を追加します

Excel 入力画面

4.今回作成した予実管理表です

Excel 入力画面

上記の予実管理表は月次報告のための一般的な予実管理表です。

勘定科目は売上から売上原価を差し引き、売上総利益を出しています。さらに下部にある営業利益は、販売費として給料手当などを差し引くことで数値を出しています。経常利益は、営業外収益を営業利益に加算して、営業外費用を差し引いた金額として数値を出すと良いでしょう。

この予実管理表では、「売上」「売上総利益」「営業利益」「経常利益」が予算よりも実績の方が高い数値になると良く、販売費などの経費は予算よりも実績の方が低い数値が良いものとなります。

予算達成率は売上総利益が96.6%%に対して、営業利益は88.8%、さら経常利益で87.1%と下がっていくのがわかります。売上が良くても販売費用が予算以上にかかっている科目があることは注意しなければなりません。

さらに前年前年同月と比べてみましょう。売上が101.8%と上がっていますが、売上原価が106.1%と上がっているため売上総利益は-4.3%下がっているのが分かります。

しかし、販売費などの経費が85.7%で大きく下がっている(販売費は100%以下の数字の方が良い)ため、予算目標達成とはなりませんが営業利益では前年同月を148.2%と大きく超えているのがわかります。

累計で利益が出ているか確認する

上記の表は3カ月の累計となります。月次予実管理表と合わせて作成することで、当期は予算に対して実績がどの程度進捗しているのか確認できます。月次でみていくことも大切ですが、累計で利益がでているのか、また最終的には決算で利益をだしていることが最も大切なことです。

予算管理表は毎月分作成していくものですが、単月ばかりを見ていて「今月は達成した」「今月は未達だった」と一喜一憂していると通期での利益が大幅に下落していたという可能性もあります。

もちろん単月の売上を達成するために動くことは大切ですが、年間を通して目標を達成するためには、現状何が足りていて何が足りていないのかを予実管理表を通して把握することが重要です。

まとめ

予実管理表を作成して活用していくことで、企業の現在の予算に対する実績の達成率がわかります。経営者や幹部だけが予実管理を活用するのではなく、従業員の一人ひとりが予算や実績を意識していくことで利益を伸ばしていくことができるはずです。

そのために、企業それぞれに合った予実管理表を作成して活用していきましょう。

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