会計の基礎知識

支払調書とは。記載項目や提出方法について解説

会計に慣れていない方にとって「支払調書」は、聞きなれない言葉かもしれません。

これは弁護士や税理士などに対して報酬やオフィスビルの賃料などの支払いをおこなった場合などで、 一定の要件に該当するときに税務署へ提出すべき書類です。

ここでは支払調書とはどのような書類か、記載する項目の内容や源泉徴収票との違い、提出方法などをご紹介します。

支払調書とは?どんなときに必要なの?

支払調書(しはらいちょうしょ)とは、法人などの源泉徴収義務者や不動産業者である個人が 「誰に対して、どのような内容で、年間いくら支払ったのか」を税務署に報告するための書類です。

提出するタイミングは原則、「支払いが確定した日の属する年の翌年1月31日まで」。 このときに支払調書のほか、給料などの支払金額も合計した法定調書合計表を提出します。

税務署に提出する支払調書は、次のようなものがあります。

【主な支払調書】
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 不動産の使用料等の支払調書
  • 不動産等の譲受けの対価の支払調書
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書 など
企業が支払調書を提出することで、税務署はその企業のお金の流れを正確に調査できるようになります。 これにより、法人税や所得税が正しい金額で申告されているかどうかがわかるのです。

参考:国税庁法定調書の種類及び提出期限|法定調書関係|税務手続の案内

支払調書の提出義務とは?条件は?

支払調書を提出する必要があるかどうかは、支払内容の区分とその金額により決まります。 たとえば、平成28年分の「不動産の使用料等の支払調書」については、「同一の方に対する平成28年中の支払金額の合計が15万円を超えるもの」が対象でした。

賃貸ビルの賃料や駐車場の使用料などを、個人のオーナーに年間15万円以上払っていた場合に該当します。 また、法人に支払う不動産の使用料等については、権利金、更新料等が15万円を超えていれば提出する必要があります。

つまり、決められた金額以下であれば、税務署に支払調書を提出する必要はありません。 規定以上の金額を支払っている法人および不動産業者である個人については、提出義務者となります。

支払調書に記載されている項目

支払調書には、いくつか記載すべき項目があります。 「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」を例にご紹介します。

「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の記載項目

項目 説明
支払を受ける者 住所または所在地、氏名または名称、個人番号または法人番号を記入します
区分 報酬や料金の名称を記入します(原稿料、講演料、弁護士報酬、税理士報酬など)
細目 区分により記載します(印税の場合は書籍名、教授・指導料の場合は講義名など)
支払金額 その年度中に支払いが確定したものを記入します
源泉徴収税額 その年度中に源泉徴収すべき税額を記入します
(摘要) 診療報酬のうち、家族診療分がある場合・災害により被害を受け、報酬・料金等に対する源泉所得税の徴収の猶予を受けた税額がある場合・広告宣伝のための賞金が金銭以外のものである場合・ 支払を受ける者が、「源泉徴収の免除証明書」を提出したものである場合に記入します
支払者 報酬や料金を支払った人の住所(居所)または所在地、氏名または名称、電話番号、個人番号または法人番号を記入します

実際の記入例も見てみましょう。

以下は、国税庁で公開されている平成28年分の見本です。 「外交員報酬を支払った場合」に支払調書を作成すると、このような内容になります。

【出典】国税庁 平成28年分 給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引 より

上の記載例では、「支払を受ける者」が個人であるため、個人番号(マイナンバー)を右づめで記載します(左端を空白にします)。 支払内容については、1月から12月までの報酬支払総額が2,400,000円、うち未払金額200,000円です。 源泉徴収税額についても、確定分を98,016円、未払分を8,168円としています。

支払調書の種類が変わると、記載する項目の内容も変わってきます。 「不動産の使用料等」の支払調書を作る場合は、物件の所在地や建物の構造、単位あたりの賃借料も必要です。

支払調書と源泉徴収票との違い

  1. 支払調書:報酬や料金を支払った相手に対して、法的な発行義務はない
  2. 源泉徴収票:給与を支払った相手に対して、必ず発行する義務がある

企業側の立場から見ると、支払調書は税務署に提出する必要はありますが、報酬や料金を支払った相手に対しての発行義務はありません。 仮に支払い相手にも1部渡しているのであれば、「仕事上の付き合いで」という厚意で発行しているのが実情です。

よくある話で、「源泉徴収票と勘違いした取引先が、支払調書が欲しいと言ってきた」というケースがあります。 法的な発行義務はありませんのでやんわりと断ってもよいのですが、仕事の関係上、写しを用意して渡すこともあるでしょう。

ここで1点、注意が必要です。それは「相手のマイナンバー(個人番号)を記載できない」という点です。 国税庁のFAQのとおり、支払調書ではマイナンバーの取扱いにも注意が必要です。

報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書は、所得税法上、本人に交付する義務がないため、報酬等の支払調書の写しを本人に交付する場合には、 番号法上の特定個人情報の提供制限を受けることとなることから、マイナンバー(個人番号)を記載することはできません。


支払調書の提出方法

税務署への支払調書の提出方法には、以下の3つがあります。

【支払調書の提出方法】
  • 書面による提出
  • 光ディスク(CDやDVDなど)に電子データを記録して提出
  • e-Tax(国税電子申告・納税システム)からの提出

書面で提出する場合は、税務署から送付されてくる書類を利用するか、 税務署のホームページから「手書き用」または「入力用」のPDFファイルをダウンロードして作成します。 電子データで提出したい方は、CDやDVDに保存して税務署に持ち込むことも可能です。 ただし、光ディスクによる提出は事前申請も必要になります。

税務署に行かずに済む方法として、e-Taxを利用する方法もあります。 これはインターネット経由で提出する電子申告のシステムで、電子証明書を取得し、e-Tax開始の届出を税務署に提出するなどの手続きをおこなったのちに利用できます。

1,000枚以上の支払調書を提出したい場合は、光ディスクまたはe-Taxからの提出が義務付けられています。

法定調書を提出しなかった場合、どうなる?

提出義務者であるにもかかわらず支払調書を提出しなかった場合や書類に偽りの記載をして提出した場合には、所得税法上で罰則が課せられることがあります。

最大で懲役1年以下の懲役または罰金50万円以下の罰則が科せられます。1月31日の期限に遅れないように、正しい内容で作成・提出しましょう。

まとめ

支払調書は企業にとって、会計の健全性を税務署に示すための大切な書類です。

マイナンバーの導入により取扱いの煩雑さも課題になっていますが、ミスや提出遅れのないように作成していきましょう。

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