受発注の基礎知識

支払調書は発行義務がある?注意点や課題とは

支払調書とは、フリーランスなどの個人に業務を発注して報酬を支払ったときに作成する法定調書の1つです。年間の支払金額や源泉徴収税額を記載した書面ですが、どのように作成すればいいのか分からないケースも多いと言えます。

この記事では、支払調書の基本的なとらえ方や作成方法、課題などについて詳しく紹介します。

目次

支払調書とは?

支払調書とは、主に企業がフリーランスの方に業務を発注して報酬を支払うときに、年間で支払った報酬額や源泉徴収税額を集計した書類のことです。正式には、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」であり、企業は年に1回、1月31日までに税務署へ提出する必要があります。

支払調書の提出が求められる理由は、フリーランスなどの個人事業主が正しく税金を申告しているかを税務署が確かめるためだと言えます。報酬を支払う企業に対して支払調書の作成と提出を求めることで、報酬を受け取った個人の申告内容と合っているかを確認します。

支払調書の提出範囲

支払調書は提出が必要な範囲が定められています。提出義務がある範囲を押さえておくことが肝心です。

支払調書の対象となる職種

支払調書の対象となる職種は広範囲にわたります。

企業として多いのは、弁護士・税理士・社会保険労務士などの士業の方に報酬や契約金を支払うケース、デザイナーやライターなどのクリエイターに支払うケース、また演劇やテレビ等の芸能に関する出演者に支払うケースなどがあり、それぞれ年中に支払った金額が一定の金額を超えるものについて、支払調書が必要になります。

参考:国税庁『「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等

対象外となるケース

支払調書の作成が必要になるのは、「特定の役職および同一人物との間で、一定以上の金銭の移動が発生した場合」となります。

そのため、一度しか支払われない芸術・文化賞における受賞賞金、懸賞・コンクールの開催時に発生する選考料や賞金などは対象外です。

支払調書の発行の必要性と提出の義務

発注者の場合、法人では源泉徴収義務者であるため、自動的に支払調書の発行・提出義務が生じます。しかし、支払調書はあくまで税務署に対して提出する義務がある書類であり、報酬を支払った相手に対して交付をする義務はありません。

フリーランスなどの報酬を受け取る側からすれば、支払調書の写しをもらったほうが確定申告のときに計算がラクになるメリットがあります。多くの企業が慣例的に支払調書の写しを、報酬を受け取った側に送付していますが、あくまで義務ではない点を押さえておきましょう。

支払調書の提出義務や必要性について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

【関連記事】
支払調書とは? 記載項目や提出方法について解説

提出しなかった場合のリスク・罰則

支払調書の提出義務があるにもかかわらず、忘れていた場合には所得税法上の罰則が課される可能性があります。国税庁が公表している「源泉徴収のしかた 令和2年版」によれば、以下のように記されています。

給与等の支払を受ける人に支払明細書を交付しなかったり、偽りの記載をして交付(電磁的方法により提供)したりした者は、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処すこととされています(所法 242 ①七)。

支払調書の書き方、必要な項目

支払調書の作成では発注者側が、誰に対してどのような内容で報酬を支払い、いくら源泉徴収を行ったのかを明らかにする必要があります。

具体的には、以下のような項目を記載します。

  • 支払いを受ける者
  • 区分(支払い内容)
  • 細目(案件名・支払い回数など)
  • 支払金額
  • 源泉徴収税額
  • 摘要(消費税に関する記載など)
  • 支払者
引用:国税庁「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引

消費税の記載については、原則として税込金額です。しかし、消費税が明確に分けられている場合は、消費税分を除いた金額に対して源泉徴収を行うことも認められています。

マイナンバーは必要?

税務署に提出する支払調書には、マイナンバーの記載が必要です。提出時に慌ててしまわないためにも、事前にマイナンバーを確認しておきましょう。

一方で支払調書の写しを支払先に送付する場合は、マイナンバーを記載してはいけないルールであるため、入念にチェックすることが大切です。

支払調書の発行方法

支払調書の発行方法として、以下の3パターンがあります。

  • 国税庁のフォーマット
  • エクセルで発行
  • ソフトを使って発行
それぞれの発行方法について見ていきましょう。

国税庁のフォーマット

国税庁のサイトにアクセスすれば、支払調書のフォーマットをダウンロードできます。また、各税務署でも用紙の取得が可能です。

1つ注意点としては、「令和◯年分以後の支払調書」といった形で更新されるので、フォーマットのデータは毎年新たにダウンロードを行いましょう。

エクセルで発行

PCを使ってエクセルで作成する場合は、国税庁のWebサイトからダウンロードできる支払調書のフォーマットを基に、記載項目に漏れがない形で作成しましょう。支払調書の作成数が多い場合、エクセルでデータを管理しておくと、毎年の作成がラクになるはずです。

ソフトを使って発行する

会計ソフトを利用している場合、支払調書に記載すべき源泉徴収税額などを自動入力できるものもあるので便利です。入力や計算の手間を減らすことができ、作業を効率化できます。

支払調書における注意点

支払調書の作成時に注意すべきポイントとして、日頃の発注業務をミスなく行っておくことが大切です。会計ソフトなどに入力した金額が誤っていれば、支払調書を作成するときの確認作業に時間を取られてしまいます。

また、ミスがあった際に記録を確認できる仕組みを整えておくことも重要です。紙の書類で保管をしている場合、必要な書類を探すだけでも手間がかかってしまいます。電子データで保存をすればスムーズに必要な書類を確認でき、保存場所にも困らないのでおすすめです。

企業であれば、支払調書の作成は毎年行わなければならない業務です。しっかりと仕組みを整えておくことで、作成・提出がラクになります。支払調書を作成する担当者の意見もふまえながら、支払調書の作成方法や受発注業務の見直しに取り組んでみましょう。

支払調書をスマートに発行するには

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まとめ

外部のリソースを活用するとき、フリーランスの方に特定の業務を依頼することは多いと言えます。受発注業務を適切に行うだけでなく、年に1回は支払った報酬や源泉徴収税額などを記載した支払調書を税務署に提出する必要があるので注意しましょう。

支払調書の作成をスムーズに行うのは、クラウド上で受発注管理が行えるfreee受発注を利用すると便利です。日々の業務を効率化するために、積極的に活用してみてください。

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紙は受け取ったその場でパシャリ

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