支払調書とは、フリーランスなどの個人に業務を発注して報酬を支払ったときに作成する法定調書の1つです。年間の支払金額や源泉徴収税額を記載した書面ですが、どのように作成すればいいのか分からないケースも多いと言えます。

この記事では、支払調書の基本的なとらえ方や作成方法、課題などについて詳しく紹介します。

• 支払調書とは？
• 支払調書の提出範囲
• 支払調書の対象となる職種
• 対象外となるケース
• 支払調書の発行の必要性と提出の義務
• 提出しなかった場合のリスク・罰則
• 支払調書の書き方・必要な項目
• マイナンバーは必要？
• 支払調書の発行方法
• 国税庁のフォーマット
• エクセルで発行する
• ソフトを使って発行する
• 支払調書における注意点
• 支払調書をスマートに発行するには
• まとめ
• フリーランス・業務委託先への発注を効率化する方法

支払調書とは、主に企業がフリーランスの方に業務を発注して報酬を支払うときに、年間で支払った報酬額や源泉徴収税額を集計した書類のことです。正式には、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」であり、企業は年に1回、1月31日までに税務署へ提出する必要があります。

支払調書の提出が求められる理由は、フリーランスなどの個人事業主が正しく税金を申告しているかを税務署が確かめるためだと言えます。報酬を支払う企業に対して支払調書の作成と提出を求めることで、報酬を受け取った個人の申告内容と合っているかを確認します。

支払調書は提出が必要な範囲が定められています。提出義務がある範囲を押さえておくことが肝心です。

支払調書の対象となる職種は広範囲にわたります。

企業として多いのは、弁護士・税理士・社会保険労務士などの士業の方に報酬や契約金を支払うケース、デザイナーやライターなどのクリエイターに支払うケース、また演劇やテレビ等の芸能に関する出演者に支払うケースなどがあり、それぞれ年中に支払った金額が一定の金額を超えるものについて、支払調書が必要になります。

参考：国税庁『「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等』

支払調書の作成が必要になるのは、「特定の役職および同一人物との間で、一定以上の金銭の移動が発生した場合」となります。

そのため、一度しか支払われない芸術・文化賞における受賞賞金、懸賞・コンクールの開催時に発生する選考料や賞金などは対象外です。

発注者の場合、法人では源泉徴収義務者であるため、自動的に支払調書の発行・提出義務が生じます。しかし、支払調書はあくまで税務署に対して提出する義務がある書類であり、報酬を支払った相手に対して交付をする義務はありません。

フリーランスなどの報酬を受け取る側からすれば、支払調書の写しをもらったほうが確定申告のときに計算がラクになるメリットがあります。多くの企業が慣例的に支払調書の写しを、報酬を受け取った側に送付していますが、あくまで義務ではない点を押さえておきましょう。

支払調書の提出義務や必要性について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

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支払調書とは？ 記載項目や提出方法について解説

支払調書の提出義務があるにもかかわらず、忘れていた場合には所得税法上の罰則が課される可能性があります。国税庁が公表している「源泉徴収のしかた 令和2年版」によれば、以下のように記されています。

給与等の支払を受ける人に支払明細書を交付しなかったり、偽りの記載をして交付（電磁的方法により提供）したりした者は、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処すこととされています（所法 242 ①七）。

支払調書の作成では発注者側が、誰に対してどのような内容で報酬を支払い、いくら源泉徴収を行ったのかを明らかにする必要があります。

具体的には、以下のような項目を記載します。

• 支払いを受ける者
• 区分（支払い内容）
• 細目（案件名・支払い回数など）
• 支払金額
• 源泉徴収税額
• 摘要（消費税に関する記載など）
• 支払者

引用：国税庁「給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引」

消費税の記載については、原則として税込金額です。しかし、消費税が明確に分けられている場合は、消費税分を除いた金額に対して源泉徴収を行うことも認められています。

税務署に提出する支払調書には、マイナンバーの記載が必要です。提出時に慌ててしまわないためにも、事前にマイナンバーを確認しておきましょう。

一方で支払調書の写しを支払先に送付する場合は、マイナンバーを記載してはいけないルールであるため、入念にチェックすることが大切です。

支払調書の発行方法として、以下の3パターンがあります。

• 国税庁のフォーマット
• エクセルで発行
• ソフトを使って発行

それぞれの発行方法について見ていきましょう。

国税庁のサイトにアクセスすれば、支払調書のフォーマットをダウンロードできます。また、各税務署でも用紙の取得が可能です。

1つ注意点としては、「令和◯年分以後の支払調書」といった形で更新されるので、フォーマットのデータは毎年新たにダウンロードを行いましょう。

PCを使ってエクセルで作成する場合は、国税庁のWebサイトからダウンロードできる支払調書のフォーマットを基に、記載項目に漏れがない形で作成しましょう。支払調書の作成数が多い場合、エクセルでデータを管理しておくと、毎年の作成がラクになるはずです。

会計ソフトを利用している場合、支払調書に記載すべき源泉徴収税額などを自動入力できるものもあるので便利です。入力や計算の手間を減らすことができ、作業を効率化できます。

支払調書の作成時に注意すべきポイントとして、日頃の発注業務をミスなく行っておくことが大切です。会計ソフトなどに入力した金額が誤っていれば、支払調書を作成するときの確認作業に時間を取られてしまいます。

また、ミスがあった際に記録を確認できる仕組みを整えておくことも重要です。紙の書類で保管をしている場合、必要な書類を探すだけでも手間がかかってしまいます。電子データで保存をすればスムーズに必要な書類を確認でき、保存場所にも困らないのでおすすめです。

企業であれば、支払調書の作成は毎年行わなければならない業務です。しっかりと仕組みを整えておくことで、作成・提出がラクになります。支払調書を作成する担当者の意見もふまえながら、支払調書の作成方法や受発注業務の見直しに取り組んでみましょう。

クラウド型の会計ソフトfreee会計では、支払調書を作成することが可能です。また、受発注業務のプロセスを短縮化できるfreee受発注も併用すれば、入力ミスを防いで簡単に振り替えることができます。

電子帳簿保存法にも対応したサービスであるため、必要なデータの確認や保存が手軽に行えます。支払調書を作成する際は、freee受発注をぜひ活用してみましょう。

外部のリソースを活用するとき、フリーランスの方に特定の業務を依頼することは多いと言えます。受発注業務を適切に行うだけでなく、年に1回は支払った報酬や源泉徴収税額などを記載した支払調書を税務署に提出する必要があるので注意しましょう。

支払調書の作成をスムーズに行うのは、クラウド上で受発注管理が行えるfreee受発注を利用すると便利です。日々の業務を効率化するために、積極的に活用してみてください。

フリーランスや業務委託先との取引が多い企業にとって、手間がかかるのが発注業務です。

一口に発注業務といっても、契約や発注、請求など対応すべき作業は多岐にわたり、管理が行き届かないケースがあります。たとえば、法令にもとづく適切な発注ができていなかったり、請求書の提出期日が守られなかったり、請求書の不備で差し戻しが発生したりなどの課題が挙げられるでしょう。

このような課題を抱えている発注担当者におすすめしたいのが、業務委託管理システム「freee業務委託管理」です。

freee業務委託管理を活用すると、フリーランスや業務委託先への発注に関する手続きや取引情報のすべてを一元管理できるようになります。契約締結から発注、業務期間のやり取り、納品、検収、請求、支払いまで、一連の対応をクラウド上で完結できるため、管理コスト削減や業務効率化、取引に関するトラブルのリスク低減などのメリットをもたらします。

また、フリーランスや業務委託先との過去の取引履歴や現在の取引状況の管理も可能です。発注実績や評価を社内共有しやすく、業務委託の活用による従業員のパフォーマンス向上が期待できます。

freee業務委託管理の主な活用メリットは以下のとおりです。

初めて取引を行うフリーランスや業務委託先と契約を締結する際、freee業務委託管理を使えば、クラウド上でのスムーズなやり取りが可能です。

契約書はそのままクラウド上に保管されるため、契約情報をもとに発注内容を確認したり、契約更新時のアラート通知を受け取ったりすることもできます。

発注書の作成・送付は、フォーマットに業務内容や報酬、納期などを入力するだけで完了します。

また、発注業務をメールや口頭でのやり取りで行っていると、管理上の手間がかかるのはもちろん、発注内容や業務進捗などを把握しづらいこともあるでしょう。freee業務委託管理は発注内容が可視化され、プロジェクトの業務進捗や残予算をリアルタイムに把握するうえでも役立ちます。

発注業務でもっとも忘れてはならないのが、請求管理です。報酬の支払い漏れや遅延は企業の信用に関わるため、情報の一元管理によって正しく効率的に行う必要があります。freee業務委託管理ならフリーランスや業務委託先が請求書を発行する際も、ワンクリックで発注書に連動した請求書を作成可能。請求書の回収状況が一覧で確認できるほか、請求処理に関する上長や経理担当者の承認作業もクラウド上で行えます。

確定申告の際に必要な支払明細書（支払調書）も、フリーランスや業務委託先ごとに発行できます。発行した支払明細書（支払調書）はPDFでダウンロードしたり、メールで送付したりすることも可能です。

近年、発注側の企業がフリーランスや業務委託先に対して優越的地位を濫用するリスクを防ぐため、下請法やフリーランス保護新法（2024年10月施行予定）にもとづく適切な発注対応が求められています。また、インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たす書類の発行・保存も不可欠です。

こうした法令に反する対応を意図せず行ってしまった場合も、発注側の企業に罰則が科される可能性があるため、取引の安全性を確保する必要があります。freee業務委託管理なら既存の法令はもちろん、法改正や新たな法令の施行にも自動で対応しているため、安心して取引を行うことができます。

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