保育園の会計業務は、社会福祉法人会計基準への対応や複雑な補助金管理、自治体への報告など、専門的で負担が大きいのが実情です。手作業やExcelで管理しようとすると、ミスが発生しやすく、決算期や監査対応に膨大な時間がかかってしまいます。

会計ソフトは、こうした煩雑な業務を自動化・効率化し、担当者の負担を軽減するツールです。導入することで、日々の業務時短はもちろん、経営状況のリアルタイムな把握も可能になり、安定した運営につながります。

本記事では、認可・認可外保育園の会計業務における課題や会計ソフトを導入するメリット、失敗しないための選び方について解説します。

• 保育園の会計業務における課題
• 複雑な社会福祉法人会計基準がある
• 補助金や委託費の管理が煩雑になりやすい
• 自治体への報告書作成の負担が大きい
• 保育園が会計ソフトを導入するメリット
• 日々の経理業務を大幅に時短できる
• 経営状況をリアルタイムで把握できる
• 保育料や補助金管理のミスを防止できる
• 監査や報告書作成がスムーズに進む
• 保育園の会計ソフト選びで比較するポイント
• 無料期間にUI・UXの相性を確認する
• 社会福祉法人会計基準の対応有無
• セキュリティ対策の充実度
• 給与計算などほかのシステムとの連携の有無
• 導入時のサポート体制
• 保育園で会計ソフトを運用するコツ
• 保育園独自の業務マニュアルを作成する
• 担当者を複数人にして属人化を防ぐ
• 定期的に操作方法を学ぶ園内研修会を実施する
• 保育園に会計ソフトを導入した成功事例
• SSMotherホールディングス株式会社：2ヶ月かかる月次決算を10日に短縮
• 社会福祉法人昊天宮保育園：バックオフィス業務の時間を30%削減
• 保育園の複雑な会計業務を効率化するならfreee会計がおすすめ
• まとめ
• よくある質問

保育園の会計業務には、特有の会計基準や補助金管理、行政報告など多くの課題があります。まずは現状の課題を正しく把握しましょう。

特に社会福祉法人が運営する認可保育園の会計業務は、一般企業とは異なる専門的なルール「社会福祉法人会計基準」に対応しなければなりません。

社会福祉法人会計基準は、施設ごとに会計を分ける「拠点区分」や事業内容で分ける「事業区分」といった独自の考え方にもとづいています。勘定科目も「施設型給付費収益」など、特殊なものが使われます。

たとえば、法人が保育園と学童保育を運営する場合、それぞれ別の帳簿として管理が必要です。これをExcelで管理しようとするとシートが複雑化し、入力ミスや集計漏れの原因となります。

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国や自治体からの補助金・委託費は保育園の重要な収入源ですが、その管理の複雑さが経理業務を圧迫しています。

たとえば認可保育園の補助金は「施設型給付費」や「処遇改善等加算」など種類が多く、それぞれに計算根拠や申請要件、報告様式が定められています。Excelの別シートで個別に管理していると、入力ミスや計算式の誤りに気づきにくいでしょう。

特に、園児数や職員配置で毎月変動する数値を、手作業で集計しなおすのは膨大な手間です。管理上のわずかなミスが収入減に直結するおそれもあり、担当者はプレッシャーの中で作業しなければなりません。

年に一度の指導監査や年度末に集中する自治体への報告書作成が、経理担当者の業務負担を増大させています。

認可保育園における行政報告では、「資金収支計算書」や「事業活動計算書」といった社会福祉法人会計基準特有の形式で、決算書類一式を提出する必要があるためです。

日々の会計データをExcelなどで管理している場合、1年分のデータを報告様式に手作業で転記・集計し直さなければなりません。合計額が合わなければ、ミスした箇所を探すために何日も費やすことになります。

この決算・報告業務のために担当者がつきっきりになる場合もあり、本来の業務が停滞する原因となっています。

保育園で会計ソフトを導入する主なメリットは以下のとおりです。

多くの会計ソフトには、銀行口座やクレジットカードの取引明細を自動で取得し、AIが勘定科目を推測して仕訳を提案してくれる機能があります。

また、スマートフォンで撮影した領収書を読み取ってデータ化する「OCR機能」を使えば、面倒な手入力作業そのものを削減可能です。

給食の材料費や備品購入の経費も、1件ずつExcelに入力する必要がなくなり、担当者は自動提案された仕訳の内容確認だけで済みます。

月末の繁忙期でも余裕が生まれ、担当者は予算管理など別の業務に時間を使えるようになります。

クラウド型の会計ソフトなら会計データを一元管理し、取引が発生するたびに即時反映されるのがメリットです。そのため、Excel管理のようなタイムラグなども解消されます。

複数の保育園を運営している社会福祉法人であっても、法人全体の財務状況をすぐに確認ができます。

たとえば、急な設備投資に迫られた際に、パソコンやタブレットから会計ソフトにアクセスすれば、最新の資金繰りや収支状況をグラフで確認できます。迅速かつデータに基づいた経営判断を下しやすくなるでしょう。

社会福祉法人会計基準に対応した会計ソフトには、補助金管理に適した勘定科目が設定されています。また、保育ICTシステムとの連携機能が備わっている会計ソフトもあります。

複雑な手計算や複数システムへの二重入力が不要になるため、ミスが発生するリスク自体を減らせるのがメリットです。

たとえば以下のような計算も、設定したルールどおりに自動処理されるため、正確な会計処理を実現しやすいでしょう。

会計ソフトの活用で正確性を担保すれば、認可・認可外問わず保育園への信頼を守ることにもつながります。

年に一度の「指導監査」や「自治体への報告」に必要な書類が自動で作成されるため、決算期の業務負担が軽くなることも、会計ソフト導入のメリットです。

社会福祉法人会計基準に対応した会計ソフトなら、日々の取引データが基準に沿って蓄積されています。認可保育園の担当者はそのデータをもとに、「資金収支計算書」や「事業活動計算書」といった決算書類一式をボタン1つで出力することも可能です。

一例として、会計ソフトの導入前後で、下記のような変化が期待できます。

監査で特定の取引について質問された際も、すぐに総勘定元帳や仕訳データを画面で提示できるため、質疑応答もスムーズに進むでしょう。

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保育園の会計ソフト選びには、基準対応やセキュリティ対策など重要なポイントがあります。導入後の失敗を防ぐためにも、それぞれの内容を理解して選定に役立てましょう。

有料プランで契約する前に、無料のお試し期間がある会計ソフトで仕様や機能面の確認をしてみましょう。オーバースペックにならないよう、どこまでの機能が必要かどうかをこのタイミングで見極めるのも重要です。

会計業務にかかわる保育士全員に会計ソフトを試してもらい、使い心地についての意見をまとめ、総合的に判断しましょう。

社会福祉法人が運営する認可保育園の会計業務は、「社会福祉法人会計基準」という専門的なルールに準拠する必要があります。

たとえば、施設ごとに会計を分ける「拠点区分」などの特殊な勘定科目が必須です。この基準に準拠していない会計ソフトの場合、Excelで集計し直さなければなりません。

そのため、社会福祉法人会計基準に標準機能で対応している会計ソフトを選びましょう。対応したソフトであれば、日々の入力データをもとに「資金収支計算書」や「事業活動計算書」が自動で作成されます。

社会福祉法人 with freeeは、社会福祉法人会計基準に標準機能で対応しています。複雑な決算書類の作成や行政報告の負担を軽減しやすいため、会計知識に不安がある方でも安心です。ぜひ社会福祉法人 with freeeの詳細をご確認ください。

保育園は、園児や保護者の個人情報、経営の根幹となる財務データといった機密情報を扱います。万が一情報漏えいやデータ消失が起きた場合、保育園の運営に深刻な影響を与え、保護者からの信頼を失いかねません。

このリスクを避けるため、特にクラウド型の会計ソフトを利用する場合、セキュリティ対策が万全かを確認しましょう。

以下は、会計ソフトのウェブサイト上で確認すべき項目の一例です。

大切なデータを安心して預けるためにも、セキュリティ対策が講じられている会計ソフトを選定しましょう。

保育園では、給与計算や園児管理など複数のシステムが別々に動いていることが多く、同じ情報を二重入力する手間や転記ミスも課題となっています。

この非効率をなくすため、会計ソフトが給与計算や保育ICTシステムと連携できるかどうかも、選定時の重要な比較ポイントです。システムを連携できれば、二重入力をなくして業務全体の自動化が進みます。

たとえば、下記のようなメリットがあります。

現在利用しているシステムがある場合は、検討中の会計ソフトとのデータ連携が可能かを確認しましょう。

会計知識に不安がある職員にとって、勘定科目の設定や期首残高の入力といった初期設定は、導入時につまずきやすい課題です。問題発生時に相談先がなければ、会計ソフトの導入そのものがうまくいかない可能性もあります。

そのため、「導入時の初期設定」や「操作方法の習熟」を支援してくれるサポート体制があることも確認ポイントです。

具体的には、次のような点を確認しましょう。

サポート費用も含めた総額で判断し、導入から運用まで安心して任せられる体制が整っているかを見極めましょう。

会計ソフトを導入したら、保育園内で運用体制をルール化することが大切です。ここからは、会計ソフトをうまく運用するための具体的なコツを解説します。

会計ソフトを円滑に運用するためには、提供元が用意する公式マニュアルとは別に、「自園の業務フローにあわせた独自マニュアル」の作成が必要です。

公式マニュアルは全機能を網羅しているため情報量が多く、担当者が日常業務で使うにはわかりにくいでしょう。

たとえば以下のように、具体的な業務に絞って作るのがおすすめです。

操作画面のスクリーンショットを貼り付けたうえで操作説明を加えると、誰が見てもわかりやすいマニュアルが作成できます。

マニュアルがあれば新任担当者が加わった際の教育時間を短縮し、業務品質の標準化につながります。

会計業務を特定の職員一人だけに任せる「属人化」を避け、複数人が操作できる体制を整えましょう。

もし担当者が急に休職や退職をした場合、経理業務が滞ってしまうおそれがあります。業務がブラックボックス化すれば、ミスを誰もチェックできない状態に陥りかねません。

対策として、下記のような体制づくりが一例です。

日頃から複数人体制を構築しておけば、急な事態にも対応でき、長期的に安定した組織運営が可能になります。

定期的に園内研修会を実施し、操作方法を学ぶ機会を設けることが、職員全体のスキル向上とソフトの活用につながります。

会計ソフトは、インボイス制度や法改正への対応、機能改善などで日々アップデートされるのが特徴です。便利な新機能が追加されても、知らなければ業務を効率化できません。

たとえば、半年に一度は下記のような場を設けましょう。

こうした継続的な学びの場を設けることで、会計ソフトの機能を十分に活用し、園全体の業務改善を促進できます。

会計ソフトは、導入後にどれくらい業務が改善されるかが重要です。実際にクラウド会計ソフト「freee会計」を導入して業務効率化に成功した、2つの事例を解説します。

保育事業を展開するSSMotherホールディングス株式会社では、運営園数の急増に伴い、将来のさらなる事業拡大を見据えた会計業務の内製化が課題でした。

そこで事業が拡大しても本部で管理できる柔軟性や、保育園運営への適性を評価し、クラウド会計ソフトfreeeを導入しました。

その結果、以前は2ヶ月かかっていた月次決算が、導入後半年にしてわずか10営業日に短縮されました。特に500名を超える保護者からの入金管理において、銀行口座の自動同期機能が役立ち、仕訳の自動補完機能も作業時間短縮に貢献しています。

また、経営陣自らソフトにログインして経営数値を直接確認できるようになったことで、経営判断の迅速化にもつながっています。

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認定こども園の昊天宮保育園は、以前は給与計算を含む会計業務を外部委託していました。しかし、職員数が55名から75名へと増加するにつれ、会計処理や行政への提出書類も増大しました。

特に、市へ提出する補助金申請は様式変更などで年々複雑化しており、現場でしかわからない情報を外部委託先に伝えることに難しさを感じていたようです。このまま業務量が増え続ければ、外部委託では対応しきれないと懸念していました。

そんな中、取引銀行からDX化の一環としてfreeeを勧められ、内製化を決意しました。導入にあたっては、freeeのチャットサポートを活用して細かい仕様を何度も確認し、安心して作業を進められたと言います。

その結果、これまで外部に依頼していた複雑な報告書の作成や会計データの確認が、園内で迅速に出力・対応可能になりました。また、以前は複雑で断念していた社会保険の算定基礎届などの電子申請も、freee上でスムーズに完結できているとのことです。

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保育園の複雑な会計業務を効率化し、経営の質を高めるには、クラウド会計ソフトの活用が重要です。

freee会計は、銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取り込みます。AIが仕訳の提案もするため、日々の面倒な手入力作業そのものを削減しやすくなります。

保育ICTシステムと連携させれば、園児ごとの保育料請求データもスムーズに取り込めるため、二重入力の手間や転記ミスを防げるでしょう。

また、社会福祉法人 with freeeを併用することで、社会福祉法人が運営する認可保育園の会計で必須の「社会福祉法人会計基準」に準拠した会計処理が可能です。

「資金収支計算書」や「事業活動計算書」といった専門的な決算書類も、日々のデータをもとに自動で作成されます。会計知識に不安がある担当者でも直感的に操作しやすく、決算期の残業やヒューマンエラーを防ぎやすいのがメリットです。

経営者がリアルタイムで保育園の経営状況を把握でき、迅速な判断が可能になるため、ぜひfreee会計の詳細をご確認ください。

保育園の会計業務には、社会福祉法人会計基準への対応や複雑な補助金管理、行政報告といった課題があります。

会計ソフトを導入すると、このような業務を自動化・効率化して職員の負担を軽減しやすくなります。また、経営状況がリアルタイムで可視化されるため、迅速な経営判断にも役立ちます。

本記事で解説した、社会福祉法人会計基準への対応や無料での操作性確認、サポート体制といった比較項目を参考に、自園に最適なソフトを選びましょう。

保育園が会計ソフトを導入するメリットは、日々の入力作業や決算書作成が自動化され、業務負担が軽減される点です。

銀行連携などで手入力とミスが減り、専門知識がなくても監査や報告に必要な「資金収支計算書」などを正確に作成できます。

詳しくは、記事内「保育園が会計ソフトを導入するメリット」をご覧ください。

社会福祉法人が運営する認可保育園の場合、保育園用の会計ソフト選びで重要なのは、「社会福祉法人会計基準」に標準対応していることです。この基準に対応していないと、監査や報告に必要な専門書類を作成できません。

また、無料試用版で操作性を試し、会計知識がなくても使えるかを確認しましょう。サポート体制やセキュリティ対策もあわせて比較検討してください。

詳しくは、記事内「保育園の会計ソフト選びで比較するポイント」をご確認ください。

パソコンが苦手な人でも会計ソフトを使いこなせます。近年の会計ソフトは直感的な操作画面が特徴で、専門知識がなくても使いやすい設計です。

銀行連携やレシート読み取り機能により、キーボードでの入力作業そのものが大きく削減されています。

詳しくは、記事内「無料で操作性を確認できるか」で操作性の確認方法をご覧ください。