会計の基礎知識

「小口現金出納帳」と「現金出納帳」の違いとは

会社の規模の大小にかかわらず小口現金の管理をする帳簿には、小口現金出納帳もしくは現金出納帳へ記入する2通りの方法がありますが、どちらが便利なのでしょうか。

帳簿上の残高と実際の現金残高が一致しているのか確認するために、毎日記帳する現金出納帳への記入が容易なのか、それとも一定期間各部署で記入して金銭管理部門に提出し、不足分を補給してもらう小口現金出納帳で管理する方が容易なのでしょうか。

今回は、小口現金出納帳と現金出納帳を比較してどちらがより簡易かつ確実に小口現金の管理が可能になるのかについて紹介していきましょう。

小口現金出納帳とは

小口現金(会社においてある必要最低限の現金)を使用して、各支払いの内容ごとに記帳し、小口現金の補給や支払い明細の記録をするための帳簿を小口現金出納帳といいます。

小口現金の定義

会社内には大金を置いておけないので、当座預金など金融機関に預けておくのがほとんどです。しかし、会社に全くお金がなければ、交通費や出張時の交通費などといった少額の現金での支払いができません。もちろん、交通費などは手形で支払うわけにもいきません。

このような事態のために、少額の現金が会社には用意されています。この現金のことを小口現金といいます。

現金出納帳との違い

現金出納帳とは

現金の出し入れを毎日記録して、帳簿上の残高と実際の残高が一致していることを確認するための帳簿です。この現金出納帳は帳簿の分類では、補助簿になります。

また、この補助簿の中でも仕訳帳を補助する補助記入帳に位置付けられています。毎日記帳することが原則なので、事業を行う上では必ず用意すべき帳簿なのです。

小口現金を使う機会

小口現金出納帳イメージ

小口現金を使用する機会は、会社内で日常的に発生します。

例えば、消耗品を購入する時や出張経費の精算、交通費などといった小さな出費のために前もって金銭管理をしている部署から各部署に配分してある現金を小口現金と言います。一定期間たってたまった領収書を金銭管理している部署へ持っていき仕訳をし、足りない分を補給するといった流れが効率的です。

小口現金は便利な一方で、利用する際の申請や、それを受ける上長の承認が必要となるため、業務効率が悪くなり、経理担当者の業務負担が増える可能性があります。また、精算前の現金を従業員に手渡すことになるため、たとえそれが少額だとしても、紛失や盗難、さらには横領といった点について十分に注意が必要です。

小口現金出納帳と現金出納帳どちらが便利か

現金出納帳は、現金の出し入れを毎日記録して帳簿の金額と一致していることを確認できるようにする帳簿のことでした。
小口現金出納帳は、小口現金の各支払額を内容ごとに仕訳して記帳し、小口現金の補給と支払いの明細を記録しておくための帳簿です。

この2つの帳簿、どちらが便利なのでしょうか。
小口現金は、2つの補給のタイミングが考えられます。 1つ目は補給を翌月(翌週)の初めに行う場合です。 2つ目は補給を月末(週末)に行う場合です。

いずれの方法でも締め切りと資金の補給に関する記述を毎日行っていても、金銭管理部門への報告は翌月の初めもしくは月末の締め日になってしまいます。報告した後は金銭管理部門において最終的な確認を行いますが、現場での確認は担当者ごとに相違があります。

社内にある現金が1つの小口現金のみであれば、現金出納帳と小口現金出納帳は通常同じになるはずです。そのため、金銭管理部門が小口現金の精算を待ってから、直接現金出納帳を作成することもできます。しかし、複数の部署に小口現金がある場合は、小口現金の精算を待って金銭管理部門で現金出納帳を作成するのは非効率ですので、部署ごとにそれぞれの小口現金を管理するために小口現金出納帳を作成しておいた方がよいでしょう。

現金出納帳は、帳簿の分類では補助簿のうち補助記入帳になります。補助記入帳とはいえ、現金の管理をする帳簿なので、企業にはなくてはなりません。
特に、個人事業の場合、事業用の現金と個人用の現金とが混同してしまう恐れがあるので意識して記帳していくことをおすすめします。

この、現金出納帳は上述したように現金出納帳の現金残高と実際の現金残高が一致しているか確認することが必要です。

まとめ

会社の規模の大小にかかわらず、必要な小口現金の管理方法について2通りの方法を紹介してきました。

小口現金が複数あるような場合は、小口現金ごとに小口現金出納帳を作成し、締めごとに金銭管理部門などへ報告するという方法の方が効率的といえるでしょう。その場合は、金銭管理部門が作成する現金出納帳では、各小口現金への出納を記録することで済みます。

いずれにしても、出納帳へ毎日記入し、残高を確認することで、後になって実際にある現金残高と帳簿の残高が一致しないといった問題に直面せずに済むでしょう。

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