会計の基礎知識

会計ソフトを購入した際の仕訳(勘定科目)を解説

最終更新日:2021/09/09

会計ソフトを購入した際の仕訳(勘定科目)を解説

勘定科目の仕訳は、ものによってはどの科目に仕訳すればよいのか迷ってしまうことがあります。例えば、会計ソフトを購入した場合は、どの勘定科目に仕訳するのが正しいのでしょうか。

本記事では、クラウド型・インストール型それぞれの会計ソフトの勘定科目について解説します。

目次

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勘定科目とは

勘定科目とは、発生した取引の内容を第三者が見ても分かるように分類するもので、帳簿に記入する科目のことをいいます。

例えば、経費と一括りでいっても実際には電話代や交通費、接待費など様々です。これらを分類するのが勘定科目になります。それでは、どのような種類があるのか、よくある勘定科目の一覧を紹介します。

勘定科目 内容
売上高 サービスや商品を提供して発生した売上
雑収入 事業の売上以外で得た収入
給与・賃金 従業員の給与
外注費 外部スタッフに支払った金額
水道光熱費 事業用途で使用した水道代や電気代など
旅費交通費 業務で使用した交通費や、出張の際に発生した宿泊費など
接待交際費 事業用途で発生した接待や贈答品の購入で使用した費用
通信費 電話代やインターネット通信費など

他にも数多くの勘定科目があります。

では、会計ソフトを購入した際に発生する勘定科目は、どこに分類されるのでしょうか。次の項目で説明したいと思います。

会計ソフトの勘定科目はインストール型かクラウド型かで分かれる

会社の事業拡大に伴い、従業員が増えると、その分経費も多く発生します。経理処理が増えると、担当者の負担も大きくなっていきます。このような状況を改善するために、会計ソフトの導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

もちろん会計ソフトを導入するのは、企業だけではありません。むしろ個人事業主の方が、会計ソフトを導入するメリットは大きいといえます。

勘定科目は帳簿を記入するために使用することは先ほど説明しましたが、この帳簿をつける最大の理由に確定申告があります。確定申告を青色申告で行う場合は、この帳簿付けが必要になるのです。しかし、この帳簿付けを手作業で行うのは手間と時間がとてもかかってしまいます。これらを解決してくれるのが、会計ソフトになるのです。

個人事業主の確定申告に関しては、「フリーランスの確定申告」を参照してください。

会計ソフトは、大きく分けてインストール型とクラウド型の2つのタイプに分けることができます。

  • インストール型:パッケージのソフトを買い切りで購入します。
  • クラウド型:月額費用を毎月支払います。プランが分かれていることが多く、自分にあった内容を選択できるのが特徴です。
インストール型とクラウド型にはそれぞれのメリットとデメリットがあるため、一概にどちらの方が良いというのはいえませんが、以前はインストール型のみを販売だった会計ソフトも、近年ではクラウド型での販売をしている場合が多いです。

会計ソフトの種類や比較に関しては、「会計ソフトの種類と比較方法」の記事を参照してください。

インストール型とクラウド型の違いは簡単に説明しましたが、どちらを導入するかによって勘定科目が異なってきます。次の項目では具体的にそれぞれどのような特徴があって、勘定科目はどうなるのか説明します。

クラウド型の特徴と勘定科目

クラウド型の会計ソフトの特徴と勘定科目を説明します。

クラウド型の特徴

クラウド型の特徴として、経理処理の仕訳が非常に簡単にできることがあげられます

通常は会計の知識がないと、経費処理ひとつするにしてもどの勘定科目に該当するのかわかりません。しかし、クラウド型の会計ソフトでは、仕訳データを自動的に取り組んで振り分けてくれる機能を搭載している製品がほとんどです。そのため、、会計知識がほとんどなくても時間をかけずに簡単に仕訳することができます。

また、クラウド型はインターネット環境が、どこでも利用することができます。もちろんパソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからも簡単に操作することが可能です。

クラウド型の勘定科目

クラウド型の会計ソフトを購入した場合は、毎月支払いをしていくタイプとなるため、主に通信費として経費処理をしておくのがいいでしょう。消耗品費として処理するのも問題ありませんが、勘定科目は一度決めたら変えてはいけません。

インストール型の特徴と勘定科目

インストール型の会計ソフトの特徴と勘定科目を説明します。

インストール型の特徴

インストール型では経理処理の知識がある程度あることが前提になっていることが多く、経費の勘定科目については自分で判断しなければなりません。経理の知識や経験がほとんどない状態ではインストール型では難しいかもしれません

ただ簿記の知識があり仕訳がすんなりできるのであれば、インストール型もいいでしょう。ただし、気を付けておくべきことは、インストール型の会計ソフトはインストールしたパソコンでしか使えないことです。パソコンの入れ替え時は設定の変更など煩雑になり、複数のパソコンでは利用できないなどのデメリットがあります。

インストール型の勘定科目

インストール型の会計ソフトを購入した場合、「消耗品費」で経費処理をするのがいいでしょう。クラウド型と違うのは買い切りタイプとして一度購入してしまえば終わりとなります。ただし税法改正などがあった際にバージョンアップをしなければなりません。

毎年何かしら変わることが多く、毎年バージョンアップ版の購入が必要となる可能性もあります。

そのため費用を抑えるためにインストール型を購入したとしても、クラウド型の購入費用とほとんど変わらないことになります。

インストール型を購入した場合の実際の仕訳例

会計ソフトのクラウド型は「通信費」、インストール型は「消耗品費」の勘定科目を選択することが一般的なことを解説しました。

ここからは、実際に仕分けの例をみていきましょう。

10万円未満の場合

例:8月25日に66,000円のインストール型会計ソフトを現金購入した場合

税金計算する際は、すべてが損金となります。

日付 借方 貸方
8月25日 消耗品費 66,000円 現金 66,000円

消耗品費は、取得原価が10万円未満のものに使用するのが一般的です。99,000円のパソコンを購入した場合でも、勘定科目は「消耗品費」となります。

10万円以上20万円未満の場合

取得原価が10万円以上のインストール型ソフトの場合は、通常「無形固定資産」として計上し、減価償却の処理を行います。

例:198,000円(税込)のインストール型会計ソフトを購入し、8月25日に普通預金より引き落としされる場合

日付 借方 貸方
8月25日 ソフトウェア 198,000円 普通預金 198,000円

そして、仕訳した年度末に減価償却した金額を記帳します。

減価償却費は、取得価額×定額法の償却率で算出します。

自社で利用する会計ソフトの耐用年数は5年のため、
198,000円×0.2=39,600円 となります。

なお、取得価額には固定資産本体の価額だけではなく、引取運賃や運送保険料、取付手数料などその本体を実際に使うためにかかった費用も含みます。

日付 借方 貸方
12月31日 減価償却費 39,600円 ソフトウェア 39,600円

しかし、以下で解説する2つの特例を使用することで、一括償却や3年間損金として処理することが可能になります。

1.一括償却資産の損金算入

一括償却資産の損金算入の制度では、3年間に分けて均等償却ができます。この制度を利用できるのは、10万円以上20万円未満の資産のケースに限ります。

日付 借方 貸方
8月25日 一括償却資産 198,000円 普通預金 198,000円

年度末に減価償却するケースでは、以下のように計上します。

198,000円×0.334(3年の償却率)=66,132円

日付 借方 貸方
12月31日 減価償却費 66,132円 一括償却資産 66,132円

2.中小企業の特例に該当する事業者の場合

中小企業の特例に該当する場合は、10万円以上30万円未満の資産を「消耗品費」としての経費計上ができます。

日付 借方 貸方
8月25日 消耗品費 198,000円 普通預金 198,000円

20万円以上の場合

取得原価が20万円以上の場合は、一括償却資産は使用できません。20万円以上の無形固定資産「ソフトウェア」として減価償却が必要になります。

例:330,000円(税込)のインストール型会計ソフトを購入し、8月25日に普通預金より引き落としされる場合

日付 借方 貸方
8月25日 ソフトウェア 330,000円 普通預金 330,000円

上述と同様に、年度末に減価償却した金額を記帳します。

330,000円×0.2=66,000円(耐用年数5年)

日付 借方 貸方
12月31日 減価償却費 66,000円 ソフトウェア 66,000円

償却年数は利用目的によって異なるため、詳しくは国税庁の「ソフトウエアの取得価額と耐用年数」をご覧ください。

このように、金額や特例によって勘定科目が変わってくるので注意しましょう。

【関連記事】
減価償却費とは?計算方法と青色申告における特例について

クラウド型を購入した場合の実際の仕訳例

クラウド型の会計ソフトは、インストール型と違ってとてもシンプルになります。料金の違う2パターンで紹介します。

1:月額費用5,500円(税込)の場合

借方 貸方
消耗品費 5,500円 現預金 5,500円

2:月額費用330,000円(税込)の場合

借方 貸方
消耗品費 330,000円 現預金 330,000円

クラウド型会計ソフトの借方は、金額に差があったとしても消耗品費になります。税務処理は、すべて損金として処理しましょう。

クラウド会計ソフト freee会計の勘定科目

クラウド型のfreee会計は中小企業やフリーランスの個人事業主向けにできているのが特徴です。会計や簿記の知識がなくても自動で仕訳ができ、手動で仕訳をする際にも勘定科目ごとに説明が入っているので安心です

自動で仕訳機能では、銀行やクレジットカードのWEB口座を登録することでクラウド型の会計ソフトfreeeと同期することができます。

WEB口座とfreeeが同期することで、何か利用したものがあればfreeeで取り込んだ情報をもとに勘定科目を推測して自動で仕訳をしてくれます。

そんなことが可能なのかと思われますが、高速道路を利用した料金としてETCとあれば、旅費交通費と推測され、「docomo」「au」「SoftBank」などであれば携帯電話の料金であることから通信費と推測して仕訳がされるようです。

この自動仕訳がされた後に承認ボタンを押すことで完了しますが、自動で仕訳がされることで経理処理の大幅な削減が可能となります。

また、手動で仕訳をする際にもほとんど手間はかかりません。勘定科目を選んでいくとヘルプとして関連項目が出てきす。飲食費、営業関連の支払い、また物品の購入などが出てきます。勘定科目にはそれぞれ具体的な説明が入っていますので、会計知識がなくても簡単に仕訳ができます。

まとめ

中小企業の経営者やフリーランスの個人事業主は、経理処理で手間や費用をほとんどかけられないのが現状ではないでしょうか。税理士に委託をして確定申告をしているから大丈夫だと回答するのであれば、会計ソフトを導入するまでもないかもしれません。

税理士も費用がそれなりにかかっているはずです。会計ソフトを導入するにも費用はかかりますが、税理士より抑えることができ、経理処理を覚えることもできます。

費用を抑えて会計処理をしていくために、会計ソフトを導入することを検討してみましょう。

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