会計の基礎知識

会計システムの選び方。
導入の際に会計担当が注意しておきたいポイント

会計システムとは

経理業務における関係者図

会計業務に関わる担当者にとって非常に重要な「会計システム」の選択。どんなシステムを採用するかによって業務効率が大きく左右されますし、決して安くない初期費用がかかる場合もありますので、導入後はそう簡単に変更出来ません。選定ミスは避けたいものです。
では、そもそも会計システムとは何か、種類別の特徴や導入までの流れ、ポイントなどを確認してみましょう。

どんな機能を持ったものか

会計機能イメージ

企業の会計を記録・管理・処理するシステムであり、法によって定められている帳簿類の出力・管理や税務申告のための機能などを持つものです。 主に、以下のような機能を包含するものです。

  • 売掛金台帳・・・売掛金の発生および回収を記録する。
  • 買掛金台帳・・・買掛金の発生および支払を記録する。
  • 総勘定元帳・・・会計取引を記録する。
  • 請求書作成・・・顧客やクライアント向けの請求書の作成。
  • 棚卸資産(在庫)・・・企業の棚卸資産(在庫)を管理する。
  • 発注管理・・・企業の注文情報を管理する。
  • 受注処理・・・顧客の注文を記録し管理する。
  • 経費管理・・・従業員によるビジネス活動の経費を記録する。
  • 賃金台帳・・・給料、賃金、関連する税金などを記録する。

現在の会計システムの種類

会計システムの一例として以下の種類があります。

基幹システム連携型

基幹システムが取り扱う顧客・生産・購買・在庫・人事管理などの業務との連携により、会計関連データが自動仕分けされ効率的な計上処理が可能になります。会社規模やニーズに合わせて機能のカスタマイズが可能な点も特徴です。

年商10億以上、中堅企業と呼ばれる規模の会社に導入されることが多いタイプになっています。 デメリットを挙げるとすれば、初期費用が数百万円~数千万円と高額であることと、基幹システム自体に寿命があり、10年から15年で再構築の必要があることです。

インストール型ソフト

PCソフトとして家電量販店などで販売されているものがこれに当たります。 デメリットとしては、利用する端末ごとにインストールする必要がある、手動更新が必要な場合がある、会計や簿記に関して全くの素人では扱いが難しい場合があることなどが挙げられます。

ただサポート体制は充実しているようなので、サポートを重視したい方は検討候補となるでしょう。

クラウド型

最近ではクラウド型の会計システムも進化し、便利になってきました。フィンテック活用により、中小企業の会計・経理業務に劇的な変化をもたらすことが期待されているようです。

クラウド型の会計システムは、以下のようにメリットが多くあります。

  • インストール不要
  • 利用端末に縛られず、ネット環境さえあればどこでも使用可能
  • 複数人での共有や作業も容易
  • 月あたり数千円からの低価格でも導入可能
  • 会計関連の知識がないとしても操作がしやすい
  • 法改正などで大幅なデータ変更が必要な場合も自動で修正やバージョンアップ
  • データはネット上に保存のため、端末の故障によるデータ紛失のリスクがない

デメリットを挙げるとすれば、データをネット上に保存するのでネットワークセキュリティ面の厳重管理が必要ということでしょう。
IDやパスワードの管理はもちろんのこと、万全を期すなら公衆Wi-Fiなどを使用している時の作業は避けた方が良いかもしれません。

会計システム導入に向けた提案の流れ

会計システムを導入する際には、一般的に以下のようなプロセスを踏むことになるでしょう。

  1. 会計システム導入のためのプロジェクトを立ち上げる
  2. 自社の状況を分析・整理
  3. 新しい会計システムに求める要項ようをまとめ、見積もり依頼
  4. 見積もりを元にシステム選定

財務・管理会計それぞれから見た時の検討事項・注意点

財務会計の主な業務は、仕訳入力・決算・税務報告業務などです。
仕訳・元帳・決算書出力および仕訳データの取り込みなどの基本機能はほとんどの会計システムパッケージに含まれているものですが、入力作業をどれほど簡略化出来るか(仕訳パターンのテンプレ化や、ドリルダウンなどの機能)はパッケージごとに個性があり、重要なポイントになるかもしれません。

現場の声としては、データを他システムから取り込む上での自由度・柔軟さが求められているようです。

管理会計の主な業務は、予算管理・部門別管理・配賦業務などです。 ほとんどの会計システムパッケージには予算管理や部門別管理などの基本機能は備わっています。採算性や収益性の向上のための経営診断ツールを充実させているパッケージもあり、この点を重視して検討する方もいるようです。

まとめ

会計帳簿を作成するという機能についてはタイプ別にそれほど大差はないようですが、付加機能があったり操作性が違ったり、会計システムごとの個性があります。メリットとデメリット、自社の規模などを考慮して選定しましょう。

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