総勘定元帳とは、企業が行ったすべての取引を勘定科目ごとに記録した帳簿のことです。会社の会計業務を適切に行うために必要な主要簿のひとつに該当し、法律でも作成や保管が義務付けられています。

本記事では、総勘定元帳の役割や使用するメリット、作成方法、保存期間などを解説します。

• 総勘定元帳とは
• 総勘定元帳と仕訳帳との違い
• 総勘定元帳作成の目的
• 総勘定元帳のメリット
• 総勘定元帳の保存の注意点
• 総勘定元帳の保存期間
• 総勘定元帳の作成・保存が適切でないと罰則が科される場合も
• 総勘定元帳の書き方
• ①記載形式を選ぶ
• ②作り方を選ぶ
• ③総勘定元帳の書き方
• まとめ
• 【注目】総勘定元帳をもっとかんたんに作成する方法 - freee会計
• よくある質問

総勘定元帳とは、企業が行ったすべての取引を勘定科目ごとに分類し記載した帳簿です。会社の会計業務を適切に行うために必要な主要簿のひとつであり、財務諸表（決算書）の作成にも使用されます。

総勘定元帳は、日付順に会社の取引を記録した「仕訳帳」から転記して作成します。すなわち、仕訳帳がなければ総勘定元帳を作成することはできません。

複式簿記の帳簿の種類は、下表の通りです。

会計帳簿の主要簿に分類される「総勘定元帳」と「仕訳帳」はともに、作成・保存が法律で義務化されています。

先述のとおり、総勘定元帳と仕訳帳は複式簿記における主要簿で、どちらも必ず作成しなくてはならない帳簿です。それぞれに役割が異なり、特徴は以下のとおりです。

勘定科目と仕訳帳について詳しく知りたい方は、別記事「勘定科目とは？必要性や主な勘定科目一覧、設定する際のポイントについて解説」と「仕訳帳とは？書き方や仕訳例、基礎知識を解説」も合わせてご確認ください。

総勘定元帳は各勘定科目の取引をすべて網羅しているため、科目ごとのお金の動きを把握しやすくなります。また、総勘定元帳は決算にも欠かせない帳簿であり、損益計算書や貸借対照表、試算表などの決算書は総勘定元帳をベースに作成されます。

このように、会社の経営状況を確認、把握するための情報源としても、総勘定元帳は必要不可欠な帳簿といえます。

総勘定元帳は前述のとおり、勘定科目ごとに分けて記載する帳簿です。そのため、以下のようなメリットがあります。

勘定科目ごとに記帳をする総勘定元帳は、勘定科目ごとの動きや残高を確認するのに最適です。

たとえば、現在の借入金残高を確認したい場合、総勘定元帳の「借入金の残高」部分を確認すれば、未返済の借入状況を簡単に確認できます。

貸借対照表や損益計算書、キャッシュフロー計算書などの財務諸表の各勘定科目の残高が一致しない場合、誤りの原因を明らかにするためには、帳簿から紐解く必要があります。勘定科目ごとに整理された総勘定元帳を使って残高の内訳や取引内容を確認することで、不一致の原因が見つけやすくなります。

総勘定元帳は税法により、作成、保存が義務付けられています。税務調査が行われる際など、提出が必要になる場面もあるため、スムーズに提出できるよう適切な管理を心がけましょう。

総勘定元帳の保存期間は、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日を起算日とし、所得税法で7年、会社法では10年の保存が義務付けられています。

欠損金の繰越控除を受ける事業年度についても原則として10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要なため、法人の場合、総勘定元帳の保存期間は10年見ておくと安心といえるでしょう。 なお、総勘定元帳とあわせて、取引に関する書類等の保存も必須です。

総勘定元帳や仕訳帳、売上帳といった帳簿の提出を求められた際、正当な理由なく拒んだり、虚偽の記載をした帳簿書類などを提出いた場合には、加算税（過少申告加算税・無申告加算税）が最大10％加重される場合があります。

提出を求められた場合にはスムーズに対応できるよう、総勘定元帳は適切に管理しましょう。

ここからは、総勘定元帳を作成するにあたり、選ぶべき形式や作成方法、具体的な書き方について順を追って解説していきます。

総勘定元帳の記載形式には、「標準式」と「残高式」の2種類があり、それぞれの特徴は以下のとおりです。

記帳方法は異なりますが、「標準式」と「残高式」で導き出される結果は同じです。それぞれの形式について解説します。

「貸借」が明確に分かれている標準式には、取引の内容を把握しやすいというメリットがあります。ただし、残高を求めるには借方金額の合計と貸方金額の合計の差を計算する必要があります。

＜標準式のサンプル＞

残高を常に記載する残高式では、現金や売掛金など現在の金額をすぐに把握できるというメリットがあります。残高式は、会計業務での主流の記載形式です。

＜残高式のサンプル＞

総勘定元帳は、「手書き」「表計算ソフト」「会計ソフト」などの方法で作成できます。必要な事項が記載されていれば作成方法は問われませんが、それぞれの特性を理解し、事業規模や状況にあわせて選択しましょう。

また、手書きや表計算ソフトへの手入力などで総勘定元帳を作成する際には、転記のミスや抜け漏れがないよう細心の注意を払うだけでなく、総勘定元帳の内容と実際の取引実績が合っているかの確認もルーティンワークに組み込んでおくと安心です。

総勘定元帳は、ノートなどに手書きで記入しても問題ありません。ヒューマンエラーによるミスのおそれはありますが、実際に手を動かして整理しながら記入することで、経営状態を把握しやすくなるというメリットもあります。

表計算ソフトを使用する場合は、ExcelやGoogleスプレッドシートを用いることが一般的です。これらの表計算ソフトは、パソコン環境による仕様の違いが少ないことが特徴です。テンプレートを用意すれば、複雑な帳簿づけも簡単に行うことができます。

Excelを使用した総勘定元帳の作成方法は、「総勘定元帳をエクセルで作成する方法とは？記帳方法や残高の計算方法も解説」で詳しく解説しています。

総勘定元帳の作成だけでなく、経理業務全体の効率化を図るなら、会計ソフトの導入を検討してみましょう。

会計ソフトを使用することで、仕訳帳をもとに総勘定元帳の自動作成も可能です。手書きや表計算ソフトでの記帳にかかる手間や時間が軽減するだけでなく、ヒューマンエラーによるミスを減らすことにもつながります。

総勘定元帳は、仕訳帳の内容を元に、勘定口座の借方・貸方に日付や金額を繰り返し転記して作成します。転記までの流れは、以下のとおりです。

「勘定口座」とは、勘定科目ごとの増減や発生の記録、計算などを行う帳簿上の場所を表します。

具体的な取引を例に、仕訳帳から総勘定元帳への転記方法について解説します。ここでは「残高式」を使用した総勘定元帳への転記を想定しています。

取引が発生したので、仕訳帳に以下を記入します。この時、仕訳は以下のようになります。

＜仕訳＞

ここで使用されている勘定科目は「現金」と「売上」なので、総勘定元帳の「現金」と「売上」の勘定口座を開き、記載します。そのうえで、総勘定元帳には以下の項目を転記します。

相手勘定科目とは、仕訳における借方勘定科目と貸方勘定科目のうち、どちらかに着目した場合のもう一方の勘定科目を指します。「現金」の総勘定元帳では相手勘定科目となる貸方の「売上」の内容、「売上」の総勘定元帳では相手勘定科目となる借方の「現金」の内容を記載します。

＜総勘定元帳：現金＞

＜総勘定元帳：売上＞

相手勘定が複数ある場合は、「諸口」という勘定項目を用いて記入します。以下の取引を例に確認していきましょう。

取引が発生したので、仕訳帳に以下を記入します。この時、仕訳は以下のようになります。

＜仕訳＞

仕訳帳では、「売掛金」に対して「普通預金」と「支払手数料」という2つの勘定科目を用いて詳細に記載します。このように、借方や貸方において複数の勘定科目を使う仕訳を「複合仕訳」といいます。

複合仕訳を総勘定元帳に転記するときは、「諸口」を用い、以下のように1行にまとめましょう。

＜総勘定元帳：売掛金＞

総勘定元帳の「諸口」から具体的な内容を知りたい場合は、同日の仕訳帳に戻ることで確認できます。

総勘定元帳は、会計業務を行う上で重要な主要簿のひとつです。決算書作成に必要なほか、財務諸表の作成にも深く関連します。日常の経営状況を把握し、改善へと導くためにも重要な帳簿であるため、正確さや管理方法には細心の注意を払うようにしましょう。

総勘定元帳のような帳簿をエクセルでつけていくと、徐々に入力が面倒になったり、入力漏れが発生したり、管理が煩雑になるリスクがあります。

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他のソフトではあらかじめ勘定科目を知らないと入力しにくいですが、freee会計では勘定科目がわからない場合も、よくある取引例がついた候補一覧から選択できるようになっています。

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総勘定元帳とは、すべての取引を勘定科目ごとに分類し、記載する帳簿です。仕訳帳とともに重要な帳簿として会計帳簿の主要簿に分類されており、複式簿記で作成しなければならないとして法律で義務化されています。

詳しくは記事内「総勘定元帳とは」をご覧ください。

総勘定元帳は、勘定科目ごとに日々の取引を記録し、勘定科目ごとの取引日や残高などが確認できる帳簿です。一方、仕訳帳は日付順に会社の取引が記録されているもので、過去の取引の金額や内容を確認できます。

詳しくは記事内「総勘定元帳と仕訳帳との違い」をご覧ください。