確定申告の基礎知識

店舗経営者の方へ 確定申告で経費で落とせる範囲とは?

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2月となりましたのでそろそろ確定申告にむけての準備をしなきゃ…という方も多いのではないでしょうか。
個人事業者の方にとって、毎年の確定申告の手間や税金の負担は頭痛の種でもあります。
税金は売上から経費を引き算して計算しますので、税金の金額を少しでも小さくするためには経費の金額を少しでも大きくする必要があります。
しかし当然ながら、経費として処理できる範囲にはルールがありますので、本来は経費として処理できないものを経費として処理してしまうと、後になって税務署から修正を指示されてしまうこともありますので注意が必要です。

経費として計上できる範囲はお仕事の内容・種類によって違います。
今回は、店舗経営者の方向けに経費として処理できる範囲について解説します。

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「売上をあげるために必要な出費」はすべて経費OK

経費として計上することのできる支出は、「売上をあげるために必要な出費すべて」ということができます。
例えば得意先の人と親睦を深めるためにスナックに行ったというのであればそれは立派な接待交際費ですし、従業員の士気を高めるために全員で焼肉を食べに行ったというのであればそれは厚生費として経費処理して問題ありません。
逆に、仕事と関係のない友人と飲みに行った場合や、家族にプレゼントを買って帰ったような支出は経費として処理することはできないことになります。
このあたりは、社会常識を照らし合わせてお考え頂き、ちゃんと第三者へ説明できるようなものであれば問題ないといえます。

領収書をしっかりと保管しよう

支払を必要経費として認めてもらうためには、支出の内容や相手方などを記載した領収書が必要になります。
更に飲食店などで支出をした場合にはレシートを受け取り、その裏に食事をした人数や得意先の人の氏名などを小書しておくと税務署へ指摘を受けた場合でもしっかりと説明することができますので有効な方法です。
電車代や缶コーヒー代など、レシートが出ない支出に関しては私的なメモ帳や100円ショップなどで出金伝票などが販売されていますのでそのようなものに支出したときの日時や内容を記録しておけばOKです。

レシートと領収書どちらが良いのか?とよくご質問いただくことがありますが、レシートで良いです。
またレシートは月ごとまたは、経費の種類ごとなどに分けて封筒に小分けして保管するなどとしていただくと後から確認する時ときなどスムーズです。

従業員の「まかない」の取扱に注意しましょう

店舗経営者の方の場合、雇っている従業員のためにまかないを出しているという場合もよくありますが
このまかないのための必要な支出に関しては、一定の要件のもとに「福利厚生費」として経費処理することが可能です。
福利厚生費に関しては、厳密には以下のような要件があります。
 ・従業員が半分以上の金額を負担すること
 ・事業主が負担する金額が毎月3500円を超えないこと
この2つの要件を満たさない場合にはまかないは「現物給与」として給与として処理しなければなりません。
この指摘を税務署から受けるとそこそこのダメージを受ける可能性があり従業員を多くいるお店さんの場合には給与として処理するべき金額に対する「所得税」の徴収漏れとまた「所得税」の漏れに対する「不納付加算税」のペナルティがかかるおそれがあります。
このようなケースに該当場合、一度税理士に相談しても良いでしょう。

減価償却費の計算について

厨房設備や配達用の軽トラックを購入したような場合には、購入代金をそのまま経費として処理することはできません。
これらの支払に関しては「減価償却費(げんかしょうきゃくひ)」という形で数年にわたって経費処理を行う必要があります。
減価償却費の金額は、設備等の購入代金を、その設備を使用する期間に応じて按分して費用計上することになります。
このように書くと難しく感じてしまう方もおられるかもしれませんが、仕組みとしてはそれほど難しいことではありません。

例えば、400万円で購入した設備を10年間にわたって使用する場合には、毎年40万円を減価償却費として計上することになります(400万円÷10年間=40万円)
減価償却を行う理由というと、例えば上記の例で400万円を支出した場合には、その支出を行った年だけ急激に利益の金額が少なくなってしまうためです。
実際にはその設備は数年間にわたって使用し続けるわけですから、その使用期間に応じて経費も分散するのが理屈としては整っているというわけですね。
実際の減価償却費の計算方法はもう少し複雑になりますが、freeeなどの会計ソフトを利用する場合この計算も比較的簡単に行うことができます。

まとめ

今回は、店舗経営者の方向けに経費として処理できる支出の具体的な例について解説しました。
経費の処理はルールに則って正しく行わないと税務調査で修正を指示されることもあるほか、事業の収支を正しく把握できなくなるなどの弊害が生じます。
会計のデータは事業経営を行っていく上での羅針盤ともなり、銀行の融資判断の際にも重要視されます。
正しい経費の処理ができていないと事業の健全性について疑問を持たれてしまうケースも珍しくありませんので注意しましょう。

また、減価償却の対象となる高額の資産の計算については、上記で説明したとおりですが、モノによっては認定支援機関である税理士などのサインや助言があると特別に経費が上乗せできる制度があったり、固定資産税の減免措置が受けられたり、融資制度の優遇があったりとオトクな制度もあります。
設備投資を大きく行う場合にはこのあたりの情報に強い税理士の助言を受けることをおすすめします。

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執筆: 田本 啓(税理士)

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