人事労務の基礎知識

給与明細の電子化 デメリット・メリット

最終更新日:2020/2/27

「給与明細の作成」と聞くと電卓で計算して手書きする方法やワード・エクセルで作成、印刷をイメージする方が多いのではないでしょうか。リモートワークも普及された昨今では、ソフトやクラウドサービスを使い「電子化」「Web化」を進めている中小企業が増えています。

本記事では、今回は、給与明細の必要性や電子化するメリット/デメリットについて詳しく解説します。

給与明細の電子化 デメリット・メリット

目次

給与明細を自動で作成してラクに

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給与明細はそもそもなぜ必要?

給料日になると渡される「給与明細」。健康保険法などにおいて、税金や保険料などを控除(天引き)した場合は、 その計算内容を社員に通知することが義務付けられています。

第百六十七条 3. 事業主は、前二項の規定によって保険料を控除したときは、 保険料の控除に関する計算書を作成し、その控除額を被保険者に通知しなければならない。

本来、控除額だけ通知すれば法律上は問題ないのですが、給与や控除額を従業員は当然知りたいため、給与明細を発行しているのです。

【関連記事】
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給与明細電子化のメリットとデメリット

給与明細の形式に制限はないので、電子化やweb化することも可能です。ここからは給与明細を電子化した場合のメリットとデメリットを紹介します。

メリット1. 管理コストの削減

給与明細は管理コストもセキュリティ対策など心的コストも大きい業務ですので、 電子化・Web化は給与担当者の負担を減らすことにつながります。

具体的には以下のような管理・費用の削減が実現できます。

  • 印刷する際の紙やインクなどにかかる費用削減
  • 紛失・過去分の再発行の手間がなくなる
  • 過去の検索が楽

メリット2. 税や社会保険などの更新への対応・計算ミスからの開放

現在ではクラウド型の給与計算ソフトが増えてきています。 従来のCDをパソコンにインストールする形の給与計算ソフトの場合、 税率改定やマイナンバー等法改正のたびに買い替えや修正が必要となっていました。

クラウド型の給与計算・明細サービスを活用することで、常に最新税率に 自動で対応されるため、計算チェックや買い替え費用を抑えることが可能です。

メリット3. 人事・労務全体の効率化

最近では給与明細を電子化する「だけ」のサービスは、実は減っています。 例えばfreee人事労務では、 勤怠・労務管理・給与計算・振込・年末調整までの作業をワンストップで可能です。


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デメリットのポイントは「従業員側が対応できるか」

給与明細を電子化・Web化するということは、 パソコンやスマートフォンから、インターネット経由で給与明細を確認します。 そのため、従業員がパソコンやスマートフォンを使えることが前提です。

システムにログインして確認したり、メールで受け取ることが前提のため、 紙の給与明細が必要だったり、パソコンやスマホを持っていない方がいる場合は注意しましょう。 必要に応じて「印刷もできる給与明細ソフト」を選ぶことも大切です。

また、給与システムにログインして操作できることも前提なのでシステム操作の教育・マニュアルの用意も必要なことを覚えておきましょう。

それ以外の場合は基本的にメリットが多く、 パソコン・スマートフォンを従業員が持っている場合は、 電子化は大きなメリットになります。

まとめ

給与明細の電子化はコスト面、管理面でも大きなメリットがあります。 セキュリティやマニュアルの用意をした上で、取り組んでみることをおすすめします。 またこれを期に、給与明細の電子化だけでなく、 「人事/総務部の仕事すべて」の電子化に取り組んで見てはいかがでしょうか。

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