人事労務の基礎知識

給与明細の電子化 デメリット・メリット

「給与明細の作成」と聞くとどのようなやり方、イメージを持ちますか?

  • 電卓で計算、あとは手書き
  • ワード・エクセルで作成、印刷
昨今、ソフトやクラウドサービスを使い「電子化」「Web化」を進めている中小企業が増えています。 今回は、
  • 給与明細はそもそもなぜ必要?
  • 電子化するメリット/デメリット
を見てみましょう。

給与明細はそもそもなぜ必要?

給料日になると渡される、給与明細。 なぜ給与明細が必要なのでしょうか。 健康保険法などにおいて、税金や保険料などを控除(天引)した場合は、 その計算内容を「社員に通知する」ことが義務になっています。

第百六十七条 3  事業主は、前二項の規定によって保険料を控除したときは、 保険料の控除に関する計算書を作成し、その控除額を被保険者に通知しなければならない。

本来であれば「控除額だけ」通知すればいいのですが、給与がいくらかというものを従業員は当然知りたいため、給与明細を発行しているというわけです。

電子化にはメリットとデメリットが存在する

ということで、「通知」は義務ですが、 給与明細を”電子化"や"Web化"すること自体に制限はありません。 では、電子化のデメリットから先に見ていきましょう。

デメリットのポイントは「従業員側が対応できるか」にかかっている

給与明細を電子化・Web化するということは、 パソコンやスマートフォンから、インターネット経由で給与明細を確認します。 そのため、従業員がパソコンやスマートフォンを使えることが前提です。
システムにログインして確認したり、メールで受け取ることが前提のため、 紙が必要だったり、パソコンやスマホを持っていない方がいる場合は注意しましょう。 必要に応じて「印刷もできる給与明細ソフト」を選ぶことも大切です。

また、給与システムにログインして操作できることも前提なので システム操作の教育・マニュアルの用意も最初、必要なことを覚えておきましょう。

それ以外の場合は基本的にメリットが多い

パソコン・スマートフォンを従業員が持っている場合は、 電子化は大きなメリットになります。

管理コストの削減

「印刷コスト削減」「紛失・過去分の再発行」「過去の検索が楽」など。 一番わかりやすいメリットです。 給与明細は管理コストもセキュリティ対策など心的コストも大きい業務ですので、 電子化・Web化は給与担当者の負担を減らすことにつながります。

税や社会保険などの更新への対応・計算ミスからの開放

現在ではクラウド型の給与計算ソフトが増えてきています。 従来のCDをパソコンにインストールする形の給与計算ソフトですと、 税率改定やマイナンバー等法改正のたびに、買い替えや修正が必要となっていました。

クラウド型の給与計算・明細サービスを活用することで、常に最新税率に 自動で対応しますので、計算チェックや買い替え費用を抑えることが可能です。

人事・労務全体の効率化

最近では給与明細を電子化する「だけ」のサービスは、実は減っています。 例えば弊社のクラウド給与計算freeeでは、 勤怠〜労務管理〜給与計算〜振込〜年末調整までワンストップで可能です。

給与明細画面

まとめ

給与明細の電子化はコスト面、管理面でも大きなメリットがあります。 セキュリティやマニュアルの用意をした上で、取り組んでみることをおすすめします。 またこれを期に、給与明細の電子化だけでなく、 「人事/総務部の仕事すべて」の電子化に取り組んで見てはいかがでしょうか。

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