人事労務の基礎知識

就業規則を変更するには?就業規則の変更届の作成方法

就業規則を変更する場合は、変更後の就業規則とともに、就業規則変更届と意見書を所管の労働基準監督署に届け出をする必要があります。就業規則を変更する方法や変更届の様式、意見書の記入例などについて解説していきます。

就業規則を変更するときとは

就業規則を変更する主なケースを挙げていきます。

労働関連の法令が改正されたとき

労働基準法など労働関連の法令が改正されると、就業規則は法令よりも従業員に不利な内容の場合、該当部分が無効となります。たとえば、育児・介護休業法の改正によって、介護休暇の取得に関する事項が変更されると、就業規則が従業員にとって法令と同等以上の水準となるように改正する必要があるのです。

また、給与の支払いに関する賃金規定は、最低賃金法の影響を受けます。最低賃金は地域ごとに決められ、毎年秋に改定が行われます。最低賃金が上がり、従業員に支払う給与が最低賃金を下回ってしまう場合には、就業規則の賃金規定を変更することが必要です。

経営状況が悪化したとき

就業規則は企業や事業所の個別の事由で変更されることもあります。たとえば、経営状況の悪化によって、現行の賃金水準を維持することが難しい場合には、就業規則の賃金規定を変更し、賃金を下げることも選択肢の一つです。ただし、従業員が不利となる就業規則の変更を行うには、合理性が求められます。

就業規則を変更する方法

就業規則を変更する方法について、流れに沿って解説していきます。

経営陣で承認

就業規則の変更にあたっては、まず総務部などの担当部署で変更案の草案をまとめます。正社員のほか、パートやアルバイトといった非正規労働者がいる場合には、適用される従業員の範囲を決めることが必要です。

その後、法律に抵触する部分がないか、法務担当者などによる確認を行います。問題がなければ、取締役会で承認を受けるなど、経営陣の合意を得ます。

意見書の作成

就業規則を変更するためには、労働基準監督署長への届け出が必要ですが、労働者の過半数の代表者の意見を聴取し、書面にまとめたものの添付が義務付けられています。過半数以上の従業員が加入する労働組合がある場合は、労働組合の代表者です。

そうした労働組合がない場合には、従業員の過半数が支持する人が代表者となることが求められますが、監理・監督の立場にある人は除く必要があります。また経営者側の指名によって、従業員の代表者を決める方法は不適切です。従業員の話し合い、あるいは、持ち回り決議や投票によって、立候補者から代表者を選ぶといった方法が考えられます。

必ずしも従業員の代表者の同意を得る必要はなく、意見を聴取した後、意見書を作成します。

変更届の作成と書類を届け出

就業規則変更届と労働者の過半数の代表者の意見書は、決まった様式はありませんが、労働局のホームページなどから、ダウンロードすることも可能です。就業規則変更届と意見書、変更後の就業規則を2部ずつ用意します。

  • 就業規則変更届の作成
    就業規則変更届は、主な変更点を記載することで、就業規則の全文ではなく、変更箇所だけを添付して送付することも可能です。
  • 意見書の記入
    意見書は、従業員の過半数の代表者に意見を聞いたことを証明するための書類です。労働者の過半数の代表者に特段意見がない場合にも、意見書には「特になし」と記載します。労働組合に加入している場合には労働組合の名称、それ以外の場合には、代表者の選出方法についても記入が必要です。
所管の労働基準監督署の窓口で変更を届け出ると、各書類の一部は控えとして返却されます。郵送で届け出をする場合には、返却用に切手を添付した返信用封筒を同封しましょう。

変更の周知

就業規則を変更した場合、従業員に周知を図ることが義務付けられています。事業所内の見やすい場所に掲示するか、備えつけるほか、書面で従業員に交付する方法もあります。また、電子的データとして保存し、従業員が事業所内に設置されたパソコンで閲覧できるよう整備をするのも方法の一つです。

従業員の反対があっても就業規則の変更は可能?

就業規則の作成や変更では、従業員の過半数の代表者から意見を聴取し、労働基準監督署長に書面で添付し提出することが義務付けられています。従業員と協議をすることや同意を得ることは、就業規則の作成や変更の要件にはないため、反対意見を添付して、就業規則の変更を届け出ることは可能です。

ただし、労働契約法第9条や第10条によって、一方的に労働者に不利益な就業規則の変更をすることは禁止されており、合理性が必要です。労働者が受ける不利益の程度や変更の必要性、変更後の就業規則の相当性が判断材料となり、労働組合などと十分な協議を重ねることも求められています。

従業員に不利となる就業規則の変更で、従業員の同意が得られない場合には、裁判になるケースもあり、最高裁の判例では、高度の必要性ある場合に限って変更を認められています。

まとめ

就業規則を変更する際には、労働者の過半数の代表者の意見を聴取することが義務付けられています。必ずしも労働者の代表者の同意を得る必要はありませんが、理解を得るために協議を尽くす姿勢を持つことが望まれます。

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