人事労務の基礎知識

就業規則を変更するには?就業規則の変更届の作成方法

常時10人以上の従業員を雇い入れている会社は、就業規則を作成して、所管の労働基準監督署に届出をしなければなりません(従業員10人未満の会社でも就業規則を自主的に作ること自体は差し支えありません)。
では、その就業規則を変更するときには、どのような手続きをとるべきなのでしょうか。

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就業規則には何が書かれているか

就業規則に記載する内容には、ある程度決まりがあります。必ず書かなければいけない内容、任意で記載する内容などを以下でご紹介します。

就業規則に必ず定めなければならない事項

就業規則に必ず記載しなければいけない内容は以下のとおりです。

  • <就業規則の絶対的必要記載事項>
  • ・労働時間に関する事項:始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇など
  • ・賃金に関する事項:賃金の決定、計算、支払いの方法、賃金の締切り、支払いの時期、昇給に関する事項
  • ・退職に関する事項:解雇事由を含む退職に関する事項
  • ・実践!事業計画書のまとめ方

制度を定めるときには、必ず就業規則に定めなければならない事項

記載が義務付けられている項目ではありませんが、会社として制度を定める場合には、就業規則に定めなければいけない内容は以下のとおりです。

  • <就業規則の相対的必要記載事項>
  • ・退職手当に関する事項
  • ・臨時の賃金、最低賃金額に関する事項
  • ・食費、作業用品、その他の労働者の負担に関する事項
  • ・安全・衛生に関する事項
  • ・職業訓練に関する事項
  • ・災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
  • ・表彰・制裁の定めについて、その種類・程度に関する事項
  • ・その他、その事業場の全労働者に適用される定めに関する事項(転勤、配置転換、出向など)

就業規則に書くかどうかは自由だが、書けば有効となる事項

就業規則の絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項のいずれにもあてはまらない内容です。実際には相対的必要記載事項として「その他、その事業場の全労働者に適用される定めに関する事項」という項目がありますので、任意的記載事項にあてはまるものは少ないです。以下に例を挙げます。

  • <就業規則の任意的記載事項>
  • ・就業規則の目的
  • ・会社の経営理念・社是
  • ・施行年月日の定め

就業規則を変更するときとは

就業規則を変更するおもなケースを挙げていきます。

労働関連の法令が改正されたとき

労働基準法など労働関連の法令が改正されると、法令よりも従業員に不利な内容の就業規則については、該当部分が無効となります。例えば、育児・介護休業法の改正によって、介護休暇の取得に関する事項が変更されると、就業規則が従業員にとって法令と同等以上の水準となるように改正する必要があるのです。

また、給与の支払いに関する賃金規定は、最低賃金法の影響を受けます。最低賃金は地域ごとに決められ、毎年秋に改定が行われます。最低賃金が上がり、従業員に支払う給与が最低賃金を下回ってしまう場合には、就業規則の賃金規定を変更しなければなりません。

経営状況が悪化したとき

就業規則は企業や事業所の個別の事由で変更されることもあります。例えば、経営状況の悪化によって、現行の賃金水準を維持することが難しい場合には、就業規則の賃金規定を変更し、賃金を下げることも選択肢の一つです。ただし、従業員が不利となる就業規則の変更を行うには、合理性が求められます。

就業規則を変更する方法

就業規則は、会社単位でなく、事業所(本店・各支店)ごとに定めることができます。地域や業態などに応じた、きめ細かいルールの区別をつけることができるのです。
就業規則を変更する方法について、流れに沿ってご紹介していきます。

経営陣で承認

就業規則の変更にあたっては、まず総務部などの担当部署で変更案の草案をまとめます。正社員のほか、パートやアルバイトといった非正規労働者がいる場合には、適用される従業員の範囲を決めることが必要です。

その後、法律に抵触する部分がないか、法務担当者などによる確認を行います。問題がなければ、取締役会で承認を受けるなど、経営陣の合意を得ます。

意見書の作成

就業規則を変更するためには、労働基準監督署長への届け出が必要ですが、労働者の過半数の代表者の意見を聴取し、書面にまとめた物の添付が義務付けられています。過半数の従業員が加入する労働組合がある場合は、労働組合の代表者です。

そうした労働組合がない場合には、従業員の過半数が支持する人が代表者となることが求められますが、監理・監督の立場にある人は除く必要があります。また、経営者側の指名によって、従業員の代表者を決める方法は不適切です。従業員の話し合い、あるいは持ち回り決議や投票によって、立候補者から代表者を選ぶといった方法が考えられます。

必ずしも従業員の代表者の同意を得る必要はなく、意見を聴取したあと、意見書を作成します。

変更届の作成と書類の届け出

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引用元:東京労働局

就業規則変更届と労働者の過半数の代表者の意見書は、決まった様式はありませんが、労働局のWebサイトなどから、ダウンロードすることも可能です。「就業規則変更届」と「意見書」「変更後の就業規則」を2部ずつ用意します。

・就業規則変更届
就業規則変更届は、おもな変更点を記載することで、就業規則の全文ではなく、変更箇所だけを添付して送付することも可能です。

・意見書
意見書は、従業員の過半数の代表者に意見を聞いたことを証明するための書類です。労働者の過半数の代表者に特段意見がない場合にも、意見書には「特になし」と記載します。労働組合に加入している場合には労働組合の名称、それ以外の場合には、代表者の選出方法についても記入が必要です。

所管の労働基準監督署の窓口で変更を届け出ると、各書類の一部は控えとして返却されます。郵送で届け出をする場合には、返却用に切手を添付した返信用封筒を同封しましょう。

変更の周知

就業規則を変更した場合、従業員に周知を図ることが義務付けられています。事業所内の見やすい場所に掲示するか備え付けるほか、書面で従業員に交付する方法もあります。また、電子的データとして保存し、従業員が事業所内に設置されたパソコンで閲覧できるよう整備をするのも方法のひとつです。

労働協約と矛盾する就業規則の変更はできる?

社内の一般的ルールとしては、就業規則のほか、会社側と労働組合が労働条件などを取り決めた「労働協約」もあります。もし、賃金などの労働条件で、就業規則と労働協約とで食い違う定めが書かれている場合、どちらが優先されるのでしょうか。
労働基準法92条は「就業規則は、法令又は当該事業場について適用される労働協約に反してはならない」「行政官庁は、法令又は労働協約に抵触する就業規則の変更を命ずることができる」と定めています。

よって、就業規則を変更するのであれば、労働基準法などの関連法や、社内の労働協約に反しない範囲で、行わなければなりません。もし、就業規則に労働協約と矛盾する内容があれば、労働協約が優先されます。最も優先されるのが労働基準法であり、その次が労働協約、最後に就業規則という優先順位になります。

従業員の反対があっても就業規則の変更は可能?

従業員にとって不利な就業規則変更を、会社側の一存で行うことはできるのでしょうか。
就業規則の作成や変更では、従業員の過半数の代表者から意見を聴取し、労働基準監督署長に書面で添付して提出することが義務付けられています。従業員と協議をすることや同意を得ることは、就業規則の作成や変更の要件にはないため、添付内容が反対意見であっても、就業規則の変更を届け出ることは可能です。

ただし、労働契約法第9条や第10条によって、一方的に労働者に不利益な就業規則の変更をすることは禁止されており、合理性が必要です。労働者が受ける不利益の程度や変更の必要性、変更後の就業規則の相当性が判断材料となり、労働組合などと十分な協議を重ねることも求められています。

従業員に不利となる就業規則の変更で従業員の同意が得られない場合には、裁判になるケースもあります。最高裁の判例では、高度の必要性がある場合に限って変更が認められています。

まとめ

就業規則を変更する際には、労働者の過半数の代表者の意見を聴取することが義務付けられています。必ずしも労働者の代表者の同意を得る必要はありませんが、理解を得るために協議を尽くす姿勢を持つことが望まれます。

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