人事労務の基礎知識

給与担当者は様々な書類を作成しないといけません。 企業側はいつまで、どのように保管するすべきかご存知でしょうか？

今回は給与明細をはじめ、給与事務書類の保存に関して説明します。

結論から申し上げますと、企業側は 従業員に配布する給与明細自体を保管する必要はありません。しかし、給与明細に記載されている項目をまとめた書類や、給与計算に必要な情報が記載されている書類の保管が必要となります。それが、以下の書類になります。

保管が必要な事務書類は、その期間で大きく二分することができます。

労働基準法（労働基準法第109条）において、以下の書類について3年間の補完が義務付けられています。

• 労働者名簿
• 賃金台帳
• 出勤簿

国税通則法（国税通則法第70条～第73条）において、以下の書類は 7年の補完が義務付けられています。これらの書類は、税に関わる領域の書類であるため、「税関係の書類は 7年間保管」と覚えておくといいかもしれません。

• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
• 給与所得者の保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書
• 源泉徴収簿（作成した場合）

労働者名簿や賃金台帳、出勤簿は、法定三帳簿と呼ばれ、各事業所に備え付けが義務とされている給与事務書類です。以下では、各書類には何を記載する必要があるのかを見ていきます。

労働者名簿は従業員ごとに下記の情報をを記載したもので、各事業所での作成が義務付けられています。

• 氏名
• 生年月日
• 性別
• 履歴
• 住所
• 従事する業務の種類
• 雇入の年月日
• 退職の年月日及びその事由
• 死亡の年月日及びその原因

賃金台帳では、労働者名簿と同様に設置が義務となっており、以下の内容を記載する必要があります。

• 氏名
• 性別
• 賃金計算期間
• 労働日数
• 労働時間数
• 時間外労働時間数、休日労働時間数及び深夜労働時間数
• 基本給、手当その他賃金の種類ごとにその額
• 法令及び労使協定に基づいて、控除した場合には、その額

出勤簿は、どの従業員が何時間労働しているかを記録するものです。労働者名簿・賃金台帳と同様に設置が義務とされますが、出勤簿は記載内容が定められていない点において、労働者名簿・賃金台帳とは異なります。

タイムカードなどの勤怠管理システムで記録されている企業も多いのではないかと思います。

3年間や7年間など、長期にわたって保管が必要な給与事務書類については、その保管方法も重要です。

しかし、入退社の多い企業や管理部門の従業員の少ない企業では作成が手間になってしまうケースも多々あります。また、複数種類の書類を複数年度分保管することになりますので、一元管理したいものです。

書類やデータの紛失・破損のリスクを考慮すると、クラウドサービスの利用を検討することをおすすめします。

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