人事労務の基礎知識

年次有給休暇管理簿の作成方法を解説!対象や保存義務も

2019年4月から事業者は人事管理の帳票として、「年次有給休暇管理簿」を作成する必要があります。「年5日の年次有給休暇取得」が義務づけられ、事業者は労働者に年5日の有給休暇を取得させるために年次有給休暇管理簿を作成し、労働者の年次有給休暇取得状況を把握することが求められます。すぐの対応が必要な年次有給休暇管理簿の作成方法を、わかりやすく解説します。

公開日:2019年4月5日

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年次有給休暇管理簿とは?

年次有給休暇管理簿を作成する目的は?

2019年(平成31年)4月より、政府が進めている「働き方改革」の一環として労働者に「年5日の年次有給休暇の確実な取得」が義務づけられます。同時に事業者に作成が求められるようになる帳票が、「年次有給休暇管理簿」です。労働者の年次有給休暇の取得状況を把握し、取得を促進するために作成される帳票です。

「年5日の年次有給休暇の確実な取得」とは

年次有給休暇の取得を促進するため、労働者に年次有給休暇のうち5日分については確実に取得することが義務づけられます。対象となるのは年次有給休暇を10日以上付与される、すべての労働者です。正社員や非正規社員などの雇用形態とは関係なく、パートやアルバイトといった短時間労働者も年次有給休暇を10日以上付与されていれば対象になります。また管理監督者も対象者に含まれます。

年次有給休暇管理簿を作成しなければならないのはどんな事業者?

すべての事業者に労働者の年次有給休暇の取得状況を把握し、取得を促すことが求められます。年5日の有給休暇取得義務のある労働者を使用する事業者は、規模の大きさなどに関係なく年次有給休暇管理簿を作成しなければなりません。中小企業に対する猶予期間も設けられていません。

年次有給休暇管理簿作成を怠った場合の罰則は?

年次有給休暇管理簿の作成を怠ったことについての罰則はありません。しかし労働者に年に5日の年次有給休暇を取得させなかったことについては、罰則があります。労働基準法第120条違反とされ、30万円以下の罰金が科せられます。労働者1人につき1件の違反とカウントされます。

年次有給休暇管理簿の作成方法

年次有給休暇管理簿に記載すべき内容

年次有給休暇管理簿には労働者ごとに年次有給休暇の基準日、取得日数、取得した日付の3項目を記載する必要があります。

  1. 基準日
    労働者に年次有給休暇を付与した日付を年次有給休暇管理簿に基準日として記載します。基準日が2つある場合には、両方の基準日を記載する必要があります。前年度分が繰り越されているときには、前年度の基準日と今年度の基準日の両方の基準日を記載します。
  2. 日数
    労働者が取得した年次有給休暇の日数を、年次有給休暇管理簿に日数として記載します。半日単位で取得した年次有給休暇も、取得回数がわかるように記載する必要があります。時間単位で取得した年次有給休暇、独自に設けられた休暇制度の特別休暇は年5日の年次有給休暇取得の対象ではなく、年次有給休暇管理簿に記載する必要はありません。
  3. 時季
    労働者が実際に年次有給休暇を取得した日付を、年次有給休暇管理簿に時季として記載します。
年次有給休暇管理簿の例

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いつ年次有給休暇管理簿を作成すべき?

年次有給休暇管理簿は労働者が年次有給休暇を取得したときに作成しなければなりません。それ以前に作成することにも問題はなく、むしろ労働者に年次有給休暇の取得を促すという点では年次有給休暇を付与した時点で作成したほうが効果的です。一斉付与を行うタイミングで年次有給休暇管理簿を作成すると、実務的にもスムーズでしょう。

年次有給休暇管理簿のフォーマット

年次有給休暇管理簿には定められたフォーマットはなく、自由に作成して問題ありません。エクセルなどの表計算ソフトを用いて自由に作成することが可能なほか、労働者名簿や賃金台帳と合わせて作成することも認められます。

システムでの作成は可能?

年次有給休暇管理簿は必要なときにいつでも出力することができる条件で、システム上の帳票とすることができます。勤怠管理ソフトや給与計算ソフト上で作成することも可能で、多くのソフトが年次有給休暇管理簿を作成できるようにバージョンアップしています。

年次有給休暇管理簿の保管

年次有給休暇管理簿の保管義務は何年間?

作成した年次有給休暇管理簿は、3年間の保管義務があります。記載している年次有給休暇の期間中と、期間が終了してから3年間、保存しなければなりません。

まとめ

年次有給休暇義務化によって、事業者には年次有給休暇管理簿を作成することが求められます。年次有給休暇管理簿の作成を怠ったことについての罰則はありませんが、労働者に年5日の年次有給休暇をさせなかったことについては罰則があります。労働者の年次有給休暇取得状況を把握し、取得を促進するために作成する帳票です。まだ対応できていない事業者は、早急に取り組みを始めましょう。

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