就業規則は、会社が従業員に対し自社の就業ルールを示すものです。

必ず記載する事項は、次の内容にかかわる事項となります。

他にも、就業規則に定めておくことで有効となる事項についてもルール化しておきます。

就業規則は、作成したものを会社に保管しておくだけではダメで、従業員の過半数代表者もしくは労働者の過半数が加入する労働組合の意見書を添付したうえで、管轄の労働基準監督署に届け出をします。

届出後も、就業規則を事業所内の見やすい位置への備えつけなどによって、従業員にその内容を周知することが必要です。なお、就業規則の作成は、会社ごとではなく、事業所単位だという点に注意しましょう。

また就業ルールの整備という点では、以下のような必要な規程も併せて用意をすると、就業ルールが分かりやすくなります。

従業員を雇用していると必ず必要となるのが給与計算です。

給与は、毎月同じ額の支給にみえるかもしれませんが、給与を構成する項目ごとに毎月変動があったり、項目ごとの計算方法が複雑であったりするため、その計算は意外と大変です。

支給額は役員報酬・基本給・残業手当・通勤手当などがあり、これを合算した額となります。

控除項目には社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税といった保険料や税金があり、これらを差し引いた額を支払います。

つまり給与計算は正しい給与額を計算し、国に納める正しい税額・保険料額を計算する業務になります。

また年末になると年間の所得税を確定させる年末調整という作業があります。年末調整は、毎月の給与計算時に仮で計算されていた所得税額を確定し、差額を還付・徴収するものです。

計算するにあたり、最新の扶養親族の情報・生命保険料などの保険料支払い・住宅購入状況などの個人情報を収集し取り扱う事から、適正な管理を行い、社内外ともに情報漏えいを防止する必要があります。

給与計算は「正しく計算されて当たり前」のもの。残業代などが正しく計算されていない場合には、賃金の未払いにつながりかねません。

年末調整以外でも、随時従業員や親族の情報を取り扱いますので、社内外ともに情報漏えいのリスクが想定されます。万が一、情報漏えいをした場合は、法律に基づく刑事罰や従業員からの訴訟が生じるリスクも想定されます。

勤怠管理・労働時間管理は、前述の給与計算業務で必要なのはもちろん、日々の勤務実態を把握する意味で重要です。適正な労務管理のためには、まずは勤怠管理を正しく行うことが大前提といえます。

日々の勤怠管理では、始業時間と終業時間・休憩時間、休日・年次有給休暇を記録します。これにより、休日や時間外労働の有無、年次有給休暇の取得などを正確に把握します。

管理方法は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」で認められている以下のいずれかの方法で行います。

勤怠管理は使用者側の義務であると再認識をする事が、従業員に対し、法令を順守し健全な経営を行っているということをアピールできます。

また正しい勤怠管理は、働き方に問題のある従業員を早期に発見でき、訴訟などのトラブルや過重労働を未然に防ぐことにつながります。長時間労働が見つかった場合は早期に対策ができ、従業員の心身の健康維持や増進、生産性の向上につながります。

法定三帳簿は、労働者を雇用したすべての事業所で整え保存する義務のある書類で、労働基準法で具体的に定められています。

「労働者名簿」は、あまり聞きなれない帳簿かもしれませんが、事業場ごと（企業単位ではありません）に日雇い労働者以外の全従業員について法律で決められた項目について作成し、整備しておくことが義務付けられています（労働基準法第107条）。

記載内容に変更があった場合は、遅滞なく訂正が必要とされています。帳簿は、給与計算システムや人事管理システムから必要に応じて出力できる形で構いません。

なお履歴書では代用できませんのでご注意ください。

「賃金台帳」も事業場ごとに作成し、賃金支払いの都度、遅滞なく一定の事項を記入しておくとされています（労働基準法第108条、同法施行規則第54条）。

通常は、給与計算システムで出力できるようになっています。

「出勤簿」という名称については法律上の規定はありません。出勤簿は、前述の賃金台帳に記載義務がある労働時間数等を確認するための帳簿になります。

記載事項として、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働 を行った時間数が定められています。

前述した従業員の入社・退職・異動に伴う労働社会保険の手続き以外にも、以下のような手続きは労務管理の一つといえます。

従業員の引っ越しや結婚に際する手続きは、移転費用に関する規程や慶弔見舞金規程などに具体的な扱いを定めておくケースが多く、これらのルールに基づいて対応します。

引っ越し費用の負担の有無、借り上げ社宅がある場合は契約の手続き、結婚であればお祝金の支給などがあり、また社会保険では住所変更手続きが必要になります。

産休・育児休業については、出産予定日より産前産後休業期間を確認します。

また出産に伴う諸手続（出産育児一時金、出産手当金、育児休業給付）に関し、本人に説明をし、それぞれ時期に応じて手続きを行います。育児休業は、保育園の確保等が難しい場合に最大で子の誕生日より１年６か月まで延長ができますので、休業期間中の状況把握が必要とされます。

なお育児休業期間の延長は、2017年10月1日より最大で2歳までとなっています。

介護休業は、要介護状態にある対象家族を介護する従業員が利用できる制度です。

利用するためには、労使協定で定める一定の要件に該当しない従業員で、休業の申し出時点で１年以上雇用されているか、有期雇用者であれば、介護休業取得予定日の93日から６か月以内に労働契約が満了しない場合は、介護休業を取得する事ができます。

休業の申出は対象家族１人に３回まで、実際の休業は1日単位ではなくまとまった期間で取得します。また休業対象家族について、介護休業の日数合計が93日に達している場合は、その対象家族について介護休業をすることはできません。

労務管理では、従業員の健康管理や安全衛生管理も必要になります。

健康管理では、雇い入れ時健康診断、定期健康診断、深夜業や有害業務時の健康診断がありますが、この中でも定期健康診断の実施が主になります。

いずれも使用者側の安全配慮義務が求められるものですので、従業員が全員受診するよう促す必要があります。

衛生推進者や衛生管理者等の選任

衛生委員会や安全委員会の設置

１０）メンタルヘルスケアとストレスチェック

「メンタルヘルス指針」に沿ったケアの実施

ストレスチェック制度

１１）ハラスメント防止対策

職場でのハラスメントとは

ハラスメント予防は企業の義務

１２）マイナンバー管理

マイナンバー制度とは

厳重な対応が必要なマイナンバー管理

まとめ

執筆: 成澤紀美（なりさわ きみ）特定社会保険労務士

社会保険労務士法人スマイング、代表の成澤です。 当社は「企業と人に元気と笑顔を！」をビジョンに掲げ、IT業界に特化した事務所として人事・労務のワンストップサービスを展開しています。

社会保険労務士法人スマイング

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