人事労務の基礎知識

従業員が入社する際の手続きは?必要書類などをまとめて解説

従業員を雇用する時に必要な手続きは、社会保険や雇用保険の加入手続きや所得税や住民税の手続きなど期日までにもれなく行う必要があるものがあります。ここでは、従業員が入社をする際に必要となる手続きと書類をまとめてご紹介します。

雇用契約書・労働条件通知書

従業員が入社する際に、事業所は労働条件通知書もしくは雇用契約書を取り交わす必要があります。雇用契約書や労働条件通知書は、使用者と従業員の間の労働における取り決めをまとめたものです。

違いは、雇用契約書には使用者と従業員双方の署名又は記名押印が必要である一方、労働条件通知書は使用者側が従業員に条件を開示するものであるため使用者側の署名又は記名押印のみにとどまる点です。雇用契約書と労働条件通知書のうち、どちらかを明示することが必要です。

なお、業務委託で仕事を頼む場合には「雇用契約」ではなく「業務委託契約」になります。この場合にも別の形で業務委託契約書を用意しましょう。

>> 関連記事: 雇用契約書の記載事項や労働条件通知書との違いを解説

社会保険・労働保険の加入手続き

健康保険・厚生年金などの社会保険や雇用保険への加入は、法律で定められた条件を満たしていれば、従業員の国籍や性別、社員・アルバイトなどの雇用形態にかかわらず義務となります。以下では、社会保険と雇用保険の加入基準や提出書類をご紹介します。

社会保険(健康保険・厚生年金保険)の加入基準と提出書類

  • 加入基準
    健康保険や厚生年金保険は、法人事業所である場合もしくは従業員が常時5人以上いる個人事業所*に適用されます。(個人事業所の場合は、法定16業種に限定されます。法定16業種の詳細は 厚生年金保険法 第一章 第六条をご参照ください)

    社会保険が適用された事業所は「適用事業所」と呼ばれ、適用事業所に常時使用される70歳未満の従業員が加入の対象です。パートタイマーやアルバイトでも、1週間の所定労働時間及び1か月の所定労働日数が同じ事業所の一般従業員の4分の3以上である場合は加入の対象となります。また、所定労働時間及び所定労働日数が4分の3未満でも、下記の要件をすべて満たす場合、加入の対象となります。
    1. 週の所定労働時間が20時間以上あること
    2. 雇用期間が1年以上見込まれること
    3. 賃金の月額が8万8000円以上であること
    4. 学生でないこと
    5. 常時501人以上の企業に勤めていること
    手続きに先立って、雇用した従業員から「基礎年金番号」の提出を受けましょう。

  • 提出書類
    社会保険の加入手続きは、従業員を雇用してから5日以内に年金事務所で行います。加入時に提出する書類は、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」です。また、扶養家族がいる時は「健康保険被扶養者(異動)届」を、被扶養配偶者がいる場合は「国民年金第3号被保険者届」を提出します。

  • >> 関連記事: 社会保険の加入条件・加入手続き方法・必要書類をまとめて解説

雇用保険の加入基準と必要書類

  • 加入基準
    雇用保険は、雇用した従業員が下記の1と2のどちらも満たす場合、加入する必要があります。
    1. 31日以上の雇用が見込まれる
    2. 所定労働時間が週20時間以上
雇用した従業員に前職がある場合は、前職の「雇用保険被保険者証」を提出してもらいます。
  • 提出書類
    雇用保険の加入手続きは、雇用した日の属する月の翌月10日までにハローワークで行います。必要な書類は「雇用保険被保険者資格取得届」です。
>> 関連記事: 雇用保険の加入条件と加入手続きの仕方と必要書類

保険ごとの加入基準の厳しさ

加入範囲が広い順に 労災保険 > 雇用保険 > 社会保険 となります。 フルタイムで働く社員は、基本的には介護保険を除く全ての保険に加入が必須だと考えておいて問題ないでしょう。

所得税・住民税の手続き

従業員を雇用した際は、労基法に基づく手続きや、雇用保険、社会保険の加入手続きの他に、所得税・住民税の手続きをする必要があります。

所得税に関する手続き

従業員が入社したら、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出してもらいます。事業主側では、それに基づいて「源泉徴収簿」を作成します。

従業員に前職がある場合は、前職の「給与所得等の源泉徴収票」も提出してもらいます。給与の発生した月の翌月10日が、会社が税務署に源泉徴収税を納付する期日なので、その期日に間に合うように必要書類を提出してもらいましょう。

平成29年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の様式は国税庁のページでご確認いただけます。

住民税に関する手続き

住民税は、前年の所得に対して課税されるため、従業員に前職がない(前年の所得がない)場合は、翌年の5月末まで住民税はかかりません。前職がある場合は、現在、普通徴収なのか、特別徴収なのかによって、必要な書類が異なります。

現在普通徴収で、会社で新たに特別徴収を行う場合には、未使用の住民税の納付書もしくは納付済みの領収書と「特別徴収への切替申請書」を各市区町村が定めている期日までに提出します。 例えば江戸川区の場合、6月20日までに書類を提出すれば翌月から切り替えが可能です。

普通徴収の納付期限が過ぎている月のものは、特別徴収への切り替えはできないので注意しましょう。

現在、特別徴収であり、継続して特別徴収を希望する場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を各市区町村の定めている期限までにに提出します(例:大阪市は翌月10日が期日)。

まとめ

従業員を雇用した時は、さまざまな手続きを間違いなく行う必要があります。もちろん雇用保険や社会保険の加入に関する手続きは重要ですが、労基法に基づいた労働条件通知書の交付も欠かせません。手続きに漏れやミスがないようによく確認をして手続きを行いましょう。

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