人事労務の基礎知識

有給休暇(年次有給休暇)の管理や日数の計算方法

年次有給休暇は労働基準法で労働者に認められた権利であり、出勤率などの計算により、条件を満たしていれば付与するよう、使用者に義務付けられています。そこで今回は、年次有給休暇とは何か、有給休暇の日数や計算方法、管理について解説していきます。

有給休暇(年次有給休暇)とは

年次有給休暇は、所定の休日以外に労働者が賃金を得ながら取得できる休暇です。事業所の規模や業種を問わず、労働基準法第39条で労働者に認められた権利ですので、就業規則等に規定がなくても、取得することが可能です。年次有給休暇の取得には使用者側の承認は不要であり、原則として利用の目的に制限はありません。

年次有給休暇を付与する条件を満たしていれば、使用者は、正社員のみならず、契約社員や派遣社員、パートやアルバイトでも与えなければなりません。なお、派遣社員の場合は、雇用関係がある派遣元事業主の側に付与する義務があります。

年次有給休暇を付与する条件

年次有給休暇を付与する基本的な条件や出勤率の計算方法について、説明していきます。

基本的な条件

年次有給休暇が付与される条件は

  1. 雇い入れ時から6ヶ月以上継続して勤務していること
  2. 全労働日の8割以上出勤していること
の2点です。出勤をしていなくても、在籍していれば、「継続して勤務している」とみなされます。派遣社員など短期の契約で雇用されている場合も、更新を繰り返して6ヶ月以上継続した勤務となれば、1の条件を満たすことになります。

出勤率の計算

全労働日の8割以上出勤しているかどうかを確認するため、出勤率を計算します。出勤率を計算するうえでの「出勤日」とは、所定休日を除く、労働をした日です。所定休日に休日出勤していても、全労働日には含まれないため、出勤日としてカウントはされません。

業務上に起因する負傷や疾病によって休業している期間、育児・介護休業法に基づく育児休業や介護休業、産前産後休業、年次有給休暇の取得日は、出勤日に含まれます。
また、生理休暇は労働基準法上は出勤日とされませんが、年次有給休暇の出勤率の計算において、出勤日に含めることは可能です。

年次有給休暇の管理

年次有給休暇を付与する日数や、その管理方法について説明します。

付与日数

54_1

引用元:厚生労働省


年次有給休暇は、通常の労働者の場合、前述のように、全労働日の8割以上の出勤という条件を満たすと、雇い入れから6ヶ月後に10日付与されます。
その後の1年間に同様に8割以上の出勤率を満たすと、継続勤務1年6ヶ月で11日の付与となります。
翌年の継続勤務2年6ヶ月では12日、それ以降は毎年2日ずつ増えていき、6年6ヶ月以降の条件を満たした年は、年次有給休暇の付与は一律20日です。 定年退職した社員を嘱託として再雇用した場合は、継続した勤務とみなされるため、勤続年数は通算されます。アルバイトやパートから正社員へ転換したケースなど、雇用形態に変更があった場合も同様です。

アルバイトやパートなど、所定労働日数が少ない労働者も、出勤率などの条件を満たすと、年次有給休暇が比例的に付与されます。
たとえば、所定労働日数が週3日の場合、継続して6ヶ月勤務すると5日、1年6ヶ月の勤務で6日であり、6年6ヶ月での11日が限度です。

年次有給休暇のうち、消化できなかった日数は翌年に繰り越しとなりますが、2年間使用しないと時効により権利が消滅します。

時季変更権

年次有給休暇の取得は労働者の権利であるため、使用者の許可を得る必要はなく、労働者が取得したい日に使用できように、配慮が求められています。
しかし、有給休暇の取得が事業の正常な運営に支障をきたす場合には、使用者は時季変更権を行使して、別の日に取得させることができます。

時季変更権の行使が相当であるかは、事業所の規模や本人の担当業務、他の労働者への代替の難易度などから総合的に判断されます。
なお、派遣労働者について、事業の正常な運営に支障をきたすか否かを判断するのは、派遣元事業主です。

年次有給休暇の管理

年次有給休暇の管理は、個別に管理する方法と、統一して管理する方法があります。個別に管理する方法では、中途入社の社員が多い企業では、年次有給休暇の発生日がそれぞれ異なるため、煩雑になりやすいのが難点です。

統一して管理する方法では、統一日を決めて一斉に年次有給休暇を付与しますが、勤務期間を切り捨てることは認められていません。
たとえば、4月1日を基準日とした場合では、1月1日に入社した人は6ヶ月経過していませんが、10日の年次有給休暇を付与することになります。
ただし、入社日によって不公平感が生まれることになり兼ねないため、基準日を年に2~3回設けるという方法もあります。
たとえば、「12月1日~3月31日入社は4月1日」、「4月1日~7月31日入社は8月1日」、「8月1日~11月30日入社は12月1日」という形です。
ただし、基準日が多いと事務処理が個別管理に近く煩雑になりますので、事業所に合った形をとりましょう。

なお賃金台帳の作成は義務付けられていますが、年次有給休暇管理表は法律上の作成義務はありません。
しかし、個人別や部門別に年次有給休暇管理表を作表すると、年次有給休暇の取得状況を把握しやすくなります。

まとめ

年次有給休暇の取得は労働基準法に基づいた労働者の権利ですので、行使の請求があったときには、希望する時季の取得を原則として認めなければなりません。使用者が時季変更権を行使するには、相当かどうかが問われますので、慎重な判断が必要になります。

人事労務 freee

人事労務freeeなら、従業員データや勤怠データから給与を自動で計算、給与明細を自動で作成。社会保険料や雇用保険料、所得税などの計算も自動化し、給与振込も効率化します。

バックオフィス基礎知識