給与計算ソフトとは、従業員の勤怠情報から給与計算を自動で行い、給与明細の発行や年末調整の簡略化などの給与処理ができるシステムです。

給与計算ソフトには、インストール型やクラウド型、オンプレミス型などがあり、ソフトによって機能もさまざまです。

本記事では、給与計算ソフトの主な機能、導入時の選定ポイントなどを解説します。

• 給与計算ソフトとは
• 給与計算ソフトの種類とメリット・デメリット
• Excelなどの表計算ソフトを使用する
• インストール型の給与計算ソフトを使用する
• クラウド型の給与計算ソフトを使用する
• オンプレミス型の給与計算ソフトを使用する
• 社労士（社会保険労務士）に給与計算を依頼する方法も
• 給与計算ソフトを選ぶポイント
• 企業の規模や業務形態に適しているか
• 給与計算ソフトに支払うコストが見合っているか
• 既存システムと連携できるか
• 給与計算ソフトの主な機能
• ①給与の自動計算と一括振込
• ②給与明細書の発行
• ③法定料率変更の自動対応
• ④年末調整の対応
• ⑤法定三帳簿の作成
• ⑥マイナンバーの管理
• 給与計算ソフトのその他の機能
• まとめ
• 給与計算や給与明細発行をカンタンに行う方法
• よくある質問

給与会計ソフトとは、勤怠情報から自動で給与計算を行う、給与明細の発行や年末調整の簡略化などを行えるシステムのことです。

給与の支払い時には従業員の各種手当、社会保険料、所得税などの計算をしなくてはならず、従業員数に応じて業務量が膨大になります。給与計算ソフトを使用することで、給与計算に関わる煩雑な業務を簡略化し、人的・時間的コストの削減につながります。

給与計算ソフトには、給与計算に特化したものや、人事関連の業務もサポートしているもの、基幹業務（ERP）を総合してサポートできるものなど、ソフトによって機能はさまざまです。

給与計算ソフトのタイプ	主な機能
給与計算特化型ソフト	給与計算、賞与計算、明細書の発行など
人事・給与包括型ソフト	給与計算、賞与計算、明細書の発行、従業員の勤怠管理、各種保険の手続きなど
ERP型ソフト	上記全ての機能に加え経費処理、人事労務管理、人事評価など

給与計算を行う方法は、主に以下の4つがあります。

本項では給与計算に使用できる各ソフトの特徴と、メリット、デメリットを解説します。

以下は、各給与計算ソフトの比較表です。

	Excelなどの表計算ソフト	インストール型給与計算ソフト	クラウド型給与計算ソフト	オンプレミス型給与計算ソフト
導入の手軽さ	◯ 普段使用している表計算ソフトを使用可能。 テンプレートをweb上などから探す手間が発生	△ 指定のOSにインストールが必要。 法改正ごとにバージョンアップの作業が発生	◎ ブラウザで使用できるため、デバイスやOSを選ばずに閲覧・操作が可能	× 要件定義の策定から開発の期間がある
企業の規模	小規模	小〜中規模	中規模	大規模
初期費用	◎ 無料	△ 数万円〜数十万円	◯ 無料〜数万円	× 数百万円
月額費用	◎ 無料	◎ 無料	◯ 数百円/1名	△ サーバー費、メンテナンス費
無料期間の有無	◎ 無料	◯ ソフトによっては無料期間がある場合も	◯ ソフトによっては無料期間がある場合も	× 無料期間なし
計算の正確さ	△ 法改正の度にテンプレートの修正が必要	◯ 法改正があった際はソフトのアップデートが必要	◎ 常に最新の料率や税率に自動アップデート	△ 法改正の度に改修作業が必要
書類作成の手間	△ 法改正の度にテンプレートの修正が必要	◯ 法改正の度に手動アップデートが必要	◎ 最新の書類様式に自動更新される	◯ 法改正の度に改修作業が必要
業務量、情報共有の手間	◯ 自分のパソコンにファイルがある人のみが作業可能。Googleスプレットシートなどを使用している場合は共有がスムーズ	△ ソフトをインストールしたパソコンのみで作業可能。情報共有の際はファイルの出力と送付が必要	◎ 従業員、外部の税理士や社労士とのデータ共有が可能	△ ソフトをインストールしたパソコンのみで作業可能。情報共有の際はファイルの出力と送付が必要

◎：優、◯：良、△：可、×：不可

Microsoft officeのExcelやGoogleスプレットシートといった表計算ソフトを使用して、給与計算ができます。

Excelなどの表計算ソフトを使用するメリットは、導入が手軽であること、既存ソフトを使用するため追加費用が発生しないことの2点です。

また、無料のテンプレートなどもWebで多く公開されており、このテンプレートを活用すれば自身ではじめから給与計算に関する計算式を組み立てる必要がないこともメリットのひとつといえます。

Excelなどの表計算ソフトは、人力作業による関数式や計算式のミスが生じやすく、それらのミスも自身で修正や回収を行わなければならない点がデメリットとしてあげられます。

また、税率などの法改正や社会保険料の変更、給与変更などの理由で、Excel内の関数の変更が必要になった場合も、手動で修正をしなければならないため、そこでも新たなミスが発生してしまう可能性があります。

インストール型の給与計算ソフトとは、ローカル環境にソフトウェアをインストールし、パソコンやサーバー上で給与計算を行うソフトウェアのことを指します。

インストール型のソフトウェアは、ローカル環境にインストールされるため、ネットワーク経由での情報漏洩や不正アクセスなどのリスクを低減することができます。

また、ネットワークの影響を受けず、オフラインでの作業が可能なため、ネットワーク経由の処理で発生する遅延を回避でき、高速な処理が可能であることから、業務の効率化にもつながります。

インストール型の給与計算ソフトは、各端末にソフトウェアをインストールする必要があるため、複数人で利用する場合にはメンテナンスやアップデートに手間がかかる場合があります。

利用人数が多く、導入端末が増えれば、その分導入コストが高くなる可能性があるので注意が必要です。

また、各端末に入っているソフトのバージョンを統一しなければ、給与計算結果などに誤差が生じる可能性があるため、ソフトの管理者はバージョン情報の管理を意識しなければなりません。

クラウド型の給与計算ソフトとは、ブラウザ上で利用が完結するソフトを指します。

クラウド型の給与計算ソフトは、専用サーバーやソフトウェアを自社で保有する必要がないため、導入コストを抑えられます。また、サービス提供会社が提供するカスタマーサポートやアップデートにより、煩雑な給与計算作業をスムーズに行うことが期待できます

クラウド型の最大の特徴は、データがクラウド上に存在するため操作端末を選ばず、インターネットに接続すればどこからでもアクセスすることができます。

社内・社外を問わずデータ共有が容易であり、端末を選ばずアクセスも可能なため、在宅勤務や出張などの際にも利用することができます。

クラウド型の給与計算ソフトは、インターネットに接続しなければ利用できないことが最大のデメリットです。インターネット接続が不安定な場合や、回線速度が遅い場合には、快適に利用できない可能性があります。

また、あらかじめ機能がサービス内に用意されているため、カスタマイズの自由度が低い場合があります。自社独自のニーズに対応したカスタマイズを行いたい場合には、専門の開発業者に依頼する必要がある場合があります。

サービス提供者によって提供される機能やサポート、料金体系が異なるため、事前にサービス提供者の信頼性や安定性についても、確認しておくようにしましょう。

オンプレミス型の給与計算ソフトは、社内サーバーを使用してシステムを構築し、自社で運用を行います。

オンプレミス型の給与計算ソフトは、自社独自のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。自社で必要とする機能を開発することができるため、独自で利便性の向上を図ることができます。

また、企業自身がサーバーを保有しシステムを管理するため、自社に適したセキュリティレベルを保ち、不正アクセスやデータ漏洩などのリスクも低減することができます。

導入には、自社サーバーを用いるためネットワーク環境に利用が左右されない点もメリットといえます。

オンプレミス型の給与計算ソフトの導入には、要件定義からシステム開発などの工数が発生します。また、ソフトは自社のサーバーに導入されるため、サーバーやシステムのメンテナンス、情報更新があった際のアップグレードを企業自身で行う必要があります。

そのため、人員やリソースの確保、メンテナンス作業による業務停止時間など、多くの手間やコストが発生することが最大のデメリットです。

企業内に設置されたサーバーに保存するため、サーバーへの不正アクセスや盗難、自然災害などによる災害によっては、貴重なデータが失われる可能性があります。セキュリティ対策を怠ってしまうと、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクが高まるため、十分なセキュリティ対策が必要です。

給与計算は、ソフトを使用する以外にも、給与計算の業務を外部の社労士（社会保険労務士）に委託する方法があります。

給与計算の専門知識を持った社労士に業務を委託することで、計算の正確性は保障されます。法改正があったとしても、適宜対応してくれるため心配はありません。

給与計算の業務の大部分を委託することができるため、業務の軽減につながります。社労士によって業務範囲は異なりますが、主に以下の業務を委託することが可能です。

ただし、専門知識を有している社労士であっても、人的ミスが発生する可能性がある点には留意が必要です。

給与計算ソフトを選ぶポイントは、以下の3点が重要になります。

給与の計算のみをしてほしい、従業員の勤怠管理と連携させたい、年末調整などの書類を簡単に発行したいなど、給与計算ソフトに求める機能は企業によってさまざまです。そのため、給与計算ソフトを選ぶ際には、企業の規模や業務形態に合っているかを確認しましょう。

給与計算業務は、企業の規模が大きくなるほど煩雑になります。さらに従業員の雇用形態が正社員だけではなく、契約社員や派遣社員、パート、アルバイトなど多岐に渡る場合は、割増賃金の計算や手当のルールが違うなどの理由で、給与計算がより複雑になります。

企業が小規模の場合、給与計算特化型ソフトの機能であれば十分でしょう。しかし、中規模以上の企業になると、従業員の人数が多くなり、雇用形態や給与体系、手当などが煩雑になるため、人事労務管理や勤怠管理との連携が取れるソフトがおすすめです。

給与計算ソフトを導入する前に、給与計算ソフトに搭載されている機能が自社で必要とする機能と合致しているかを事前に確認することが重要です。必要な機能が備わっていない場合、カスタマイズをする必要があり、開発費や保守費用が発生します。

また、メンテナンスやアップデートの際にも費用が発生する場合があります。メンテナンスやアップデートにかかるコストも総費用に含め、長期的なコストを抑えることが重要です。

最後に、自社用にカスタマイズが可能かどうかを比較することも検討ポイントのひとつです。多くのカスタマイズができるソフトでは、自社に特化した機能を搭載できますが、導入費用や運用費用が高くなるため、コストを抑えるためにはあらかじめ機能として備わっているソフトウェアも検討する必要があります。

そのほか、上述したインストール型、クラウド型、オンプレミス型でそれぞれ導入費用なども異なるため、導入や導入した後に発生する費用を参考に、自社に導入するだけの価値があるかどうかを慎重に検討しましょう。

すでに利用している給与計算ソフトを変更する場合には、他のバックオフィス業務に関する各システムやソフトとデータ連携できるかどうかが重要な選定ポイントになります。

各ソフトやシステムが連携していない場合は、既存ソフトのデータを新しいソフトにインポートするか、オンプレミス型を採用して連携できるようにするなどの方法があります。

給与計算ソフトを導入する際には、自社に必要な機能が備わっているか確認しましょう。

給与計算ソフトの主な機能には、以下が挙げられます。

給与計算は、残業代や社会保険料や源泉所得税など複数項目の計算も必要でありミスが起こりやすいです。勤怠管理システムと連携した給与計算ソフトであれば、残業時間や残業代のほか、社会保険料や源泉所得税の計算も自動で行えます。 給与計算ソフトの中には、給与をオンラインバンキングから一括で振り込めるものもあります。

自動計算された給与の情報を元に、給与明細書を発行します。給与計算ソフトによっては、電子給与明細書の発行も可能です。

電子給与明細の発行によりペーパーレス化ができ、印刷時間や費用などのコスト削減にもつながります。

社会保険料は、その年度の税率や従業員の年齢、給与額に応じた等級を元に計算をします。給与改定を行った際に以前の等級のまま社会保険料の計算を行うことはよくあるミスのひとつですが、給与計算ソフトの中には、等級の変更登録を自動で行うだけではなく、社会保険料の料率改定があった際に自動で反映し、計算を行うものもあります。

毎月の給与データをもとに、給与計算ソフトで各従業員の年末調整が行えます。従業員の給与から源泉徴収された税金額を自動的に計算し、その結果を基に年末調整の手続きを行うための機能です。

この機能を使うことで、従業員の源泉徴収された税金額が正確であることを確認し、年末調整に必要な書類や申請書を作成することができます。また、この機能を使うことで、企業側の手間を省くことができ、正確かつスピーディーな年末調整の手続きを行うことができます。

従業員もシステム上から設問に答えるだけで、簡単に年末調整に必要な情報を登録できます。書類の記入・提出というフローをカットすることが可能です。

企業に備え付けが必要とされている法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の作成と保管が、給与計算ソフト上でできます。

従業員のマイナンバーを給与計算ソフトに登録・管理することができます。この機能を使うことで、従業員のマイナンバーを自動的に取得し、源泉徴収税額の計算や年末調整の手続きを正確に行うことができます。また、従業員のマイナンバーを正確に管理することで、従業員の個人情報の漏洩を防止することができます。

上記の機能は、給与計算ソフトを選定する上で必要となる基本的な機能です。そのほか、給与計算ソフトによってはさまざまな機能があります。

給与計算ソフトを選ぶ際には、既存のバックオフィス業務に関するソフトに備わっている機能も把握した上で、自社に必要な機能が備わっているものを選びましょう。

たとえばクラウド給与計算ソフトのfreee人事労務に搭載されている機能として、以下があげられます。

従業員が出勤した日時や退勤した日時、休憩時間、勤務時間、休日出勤日数、有給休暇や欠勤日数などの勤務情報を登録・管理することができます。また、勤怠管理機能では、従業員の勤務時間を自動的に集計し、労働時間管理の上限や残業時間の把握などを容易にすることができます。

さらに、勤怠管理機能は、従業員の勤務シフトや出勤状況の確認、勤務表の作成、給与計算時の勤務時間の自動算出、欠勤や遅刻に対する処理など、様々な業務に対応することができます。勤怠管理機能を利用することで、人的ミスを減らし、正確な給与計算や勤務管理を実現することができるため業務効率の向上が期待できます。

企業の支店や支部、部署などを事前に登録しておくことで、組織図を自動作成できる機能です。ソフトによって、組織図の情報を従業員に公開、非公開設定もできます。

人事異動などに伴う組織図の変更作業といった業務負担を軽減することも可能です。

給与明細書以外にも、所得税徴収高計算書や月額変更届、賃金台帳などの書類の発行が可能です。従業員の入退社に必要となる社会保険の被保険者資格取得届、喪失届などの必要書類の作成もできます。

給与計算ソフトには、表計算ソフトを使用するほかにもインストール型やクラウド型、オンプレミス型のソフトがあり、それぞれの特徴が異なります。

また、それぞれに発生する料金や導入のしやすさなどにも違いがあるため、自社にあった給与計算ソフトを導入するようにしましょう。

給与計算に使用できるソフトは主に4種類あり、Excelの表計算、インストール型、クラウド型、オンプレミス型です。

各ソフトのメリット・デメリットの比較表は、給与計算ソフトの種類とメリット・デメリットからご覧ください。

給与計算ソフトには以下のような選び方（注意点）があります。

詳しくは給与計算ソフトを選ぶポイントで解説しているのでご覧ください。

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