人事労務の基礎知識

その残業代は適切ですか?残業代の正しい計算方法

散々「働き過ぎ」だといわれてきた日本人ですが、近頃では、仕事だけでなくプライベートにも十分な時間を割いて充実させる「ワーク・ライフ・バランス」の考え方も浸透してきています。「ノー残業デー」などの試みをする企業もありますが、それでも職種や時期、職場の人数によっては、残業や休日出勤といった時間外労働が必要となるでしょう。
時間外労働や深夜残業、または休日出勤については割増賃金が発生します。しかし、残業代で気にしなければならないのは、割増賃金だけではありません。今回は、残業代の正しい計算方法についてご紹介します。

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目次

従業員の残業は当たり前ではない

労働基準法32条は「使用者は、労働者に、休憩時間を除き1週間について40時間を超えて、労働させてはならない」「使用者は、1週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き1日について8時間を超えて、労働させてはならない」と定めています。
さらに、労働基準法35条1項は「使用者は、労働者に対して、毎週少くとも1回の休日を与えなければならない」と規定しています。
どうしても、残業や休日出勤が必要な職場であれば、まず、会社と労働組合(あるいは労働者の過半数の代表者)とのあいだで特別な協定を結んで、その協定書を労働基準監督署に提出しなければなりません。
この協定を、俗に「36(サブロク)協定」といいます。労働基準法36条に定められているルールであることが由来です。
以下は、36協定書の見本です。

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引用元:厚生労働省

こうした制約を超えて労働をさせた場合、会社は従業員に対して、通常の給与分よりも多めに対価を支払う義務を負います。たとえ1日8時間以内の労働時間でも、深夜労働(22時~翌朝5時)をさせた場合は、深夜にあたる時間帯について多めに給与を支払わなければなりません。
ただし、所定労働時間が短く設定されていれば、8時間に満たない労働時間でも割増賃金が発生しますし、創立記念日など会社独自の所定休日に働いたのであれば、通常の賃金の支払いでいいとされています。詳しくは後述します。

残業代の計算の基本

残業代の計算の基本は、普段の給料に何倍割増して支払うかということです。具体的には、時給(月給や日給の場合、時給に換算した金額)を1と考え、割増率と呼ばれる数字を定めます。

例えば「残業代の割増率が0.25」という場合、普段の時給が1,000円だとしたら、その1.25倍の1,250円を残業代として支払う必要があります。

残業をしたのに、会社から割増賃金を受け取っていない従業員は、過去2年間までさかのぼって、未払い分の時間外労働手当を会社に請求することができるため、退職直後の元従業員が、数百万円単位で未払い残業代をまとめて請求してくることもありえます。世間に発覚すれば会社のイメージダウンにもつながります。
また、違反態様が悪質な企業や事業主に対しては、労働犯罪として労働基準監督署の捜査が行われ、裁判で6ヵ月以下の懲役または30万円以下の罰金を科される危険性があります。

残業の種類と割増率

一口に「残業」といっても、実はいろいろと種類があります。

最低割増率 対象となる時間帯
時間外労働 0.25 1日8時間、週40時間を超える労働
深夜労働 0.25 22時〜朝5時までの労働
時間外且つ深夜労働 0.5 1日8時間、週40時間を超え且つ22時〜朝5時の労働
休日労働 なし 会社で定めた休日(所定休日)
休日深夜労働 0.25 会社で定めた休日における深夜労働時間
法定休日労働 0.35 法定休日(週1日または4週4日)の労働
法定休日且つ深夜 0.6 法定休日における深夜労働

「時間外労働」というのが一般的に残業と呼ばれるもので、最低でも基本給の1.25倍支払わなければならないとされています。一方で、22時を越えるような労働は「深夜労働」と呼ばれ、同じく1.25倍支払わなくてはなりません。

残業代計算の注意点

ここで注意が必要なのは、残業代の計算は「割増率の足し算」だということです。例えば、深夜労働を行っていて、それが時間外労働にもあたる場合、割増率は0.25+0.25=0.5となります。上の表で「時間外且つ深夜労働」の最低割増率が0.5となっているのはそのためです。

休日にも種類がある(所定休日と法定休日)

休日には、会社で定めた休日(所定休日)と、法律で定められた休日(法定休日)があり、それぞれ割増率が異なります。

これらの割増率や休日に関するルールは、予め就業規則や給与規程で定めておきます。就業規則については下記のページをご参照ください。

給与計算にも必要!就業規則を作成するうえでのポイントとは

残業代計算のための「時給」の算出

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引用元:東京労働局

残業代を出すには、まず時給(1時間あたりの賃金)を出す必要があります。時給制の場合はそのまま時給を用いることができますが、月給制の場合は、対象になる給与と手当を1ヵ月の所定労働時間で割って算出しなければなりません。なお、1時間あたりの賃金を算出したら、以下のようにして残業代を求めます。

残業代=1時間あたりの賃金×割増率×時間外労働時間(休日・深夜)

残業代は基本給だけが基になるわけではない

基本給のほかに、各種手当を従業員に付与している企業も少なくないかと思います。残業代を計算する場合は、基本給だけでなく、会社で付与している手当などについても基本的に計算に含めなくてはならないので注意が必要です。

残業代の計算から除外できる手当とは

残業代の計算では、手当も計算に組み入れる必要がありますが、一部の手当などについては計算から除外することができます。除外できるのは「家族手当」「住宅手当」「通勤手当」「別居手当」「子女教育手当」「臨時賃金」「1ヵ月を超える期間ごとに支払う賃金」(ボーナスなど)の7つです。

ただし、手当については名前がついているからといって除外できるわけではありません。内容が法律で定める手当に即したものかという点が除外できるかどうかの判断基準になります。残業代節約のために名称を変えて手当を付与しても意味がないということです。

・家族手当の場合
家族手当を残業代の計算から除外できるかどうかは、扶養家族の人数に合わせて手当を支給しているかが焦点となります。例えば家族手当を、配偶者は10,000円、配偶者以外の家族は5,000円と規定している会社で、配偶者1人と扶養家族が2人いる社員に20,000円支給していれば除外の対象となります。しかし、扶養家族の人数にかかわらず一律10,000円などと規定している場合、家族手当を残業代の計算から除外できません。

・通勤手当の場合
通勤手当の場合、残業代の除外対象になるかどうかは、実費または距離に応じて支給しているかが焦点となります。例えば、社員が購入した定期券代を支給した場合、下記のように社員の車での移動距離に合わせて手当が支給されている場合は除外対象となります。

5km×2(往復)×20日×15円(会社規定の1kmあたりのガソリン代)=3,000円

しかし、1日200円など、一律に通勤手当を規定している場合は除外対象となりません。

・住宅手当の場合
住宅手当の場合も、実際に住宅にかかるお金を基に計算されているかがポイントとなります。例えば、「住宅ローンの返済額に一定率をかけて支給している場合」や「社員が支払っている家賃に一定率をかけて支給している場合」に、残業代の計算から除外することができます。

法定労働時間と所定労働時間の考え方

残業代の計算で重要となるのが、法定労働時間と所定労働時間の違いです。法定労働時間は、労働基準法によって定められた「1日8時間」「1週間40時間」の労働時間を指します。

一方、所定労働時間とは、会社ごとに定めた労働時間のことです。所定労働時間は、法定労働時間以内に設定しなければなりません。この場合、たとえ8時間未満の労働時間でも、所定労働時間を超えていれば残業代が発生することになります。

残業代の計算例

1時間あたりの賃金1,200円で、それぞれのケースについて計算してみましょう。

・月内の時間外労働(法定内)10時間
 1,200円×10時間=12,000円

・月内の時間外労働(法定外)30時間、うち深夜労働8時間
 1,200円×1.25×30時間+1,200円×0.25×8時間=47,400円

・月内の休日出勤(法定内)が週40時間を超えて15時間、時間外労働(法定外)30時間
 ※所定労働時間は1日8時間、週40時間とする
 1,200円×1.25×15時間+1,200円×1.25×30時間=67,500円

・月内の時間外労働(法定外)50時間、法定休日労働10時間
 1,200円×1.25×50時間+1,200円×1.35×10時間=91,200円

残業時間が長いと残業代も高くなる

時間外労働について、以前は1.25の割増率で一律でしたが、2010年の法改正によって、原則60時間を超えた部分の時間外労働については、割増率1.5に増加しました。残業時間の超過による従業員の負担を軽減し、長時間残業をさせると人件費がかさみますので、無用な残業を抑制しようという、企業の意識を高める狙いがあります。

ただし、中小企業においては、60時間を超える部分についての時間外労働の割り増しはいったん、猶予されています。労働基準法の改正によって、猶予期間は2019年3月で終了し、2019年4月からは、中小企業にも適用される見込みです。ただし、改正法の施行時期は変更になる可能性もあります。

60時間を超える残業を行った場合の計算例を見てみましょう。

・月内の時間外労働(法定外)80時間、うち深夜労働30時間
 1,200円×1.25×60時間+1,200円×1.5×20時間+1,200円×0.25×30時間=13万5,000円

残業代は何分単位?

よくある疑問として、「残業代は何分単位で計算すべきか?」というものがあります。
結論としては、従業員は会社に1分単位から残業代を請求することが法律で認められています。法律では15分や30分などで時間を区切って、日ごとに残業代を計算するのは認められておらず、会社が15分単位や30分単位で切り捨てることを強制するのは、違法行為となります。

退職した従業員が未払い残業代として請求してきたら、企業としては支払う義務があります。日ごとの残業時間を算出する際は、1分単位で細かく計算する必要があります。

しかし、事務処理での便宜上、正しい残業時間の算出によって1ヵ月単位の残業時間の合計を出し、1時間未満の端数が出てしまった場合は、「30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げ」をして残業代を計算することが可能です。

例えば、1ヵ月の残業時間が30時間15分であれば30時間として、30時間45分であれば31時間として計算できるということです。

残業代計算のルールを遵守しないで、不当に会社側に有利な運用を放置していると、労働基準監督署による立ち入り調査が入ったとき、社長は指導や是正勧告を受けるかもしれません。

裁量労働制を採用した場合の残業代はどうなる?

働いた時間の長さに応じて対価を支払うという給与体系はわかりやすいのですが、元々は単純作業の工場労働を前提に考え出されたものです。例えば、プログラムを組むSEなどの専門職のほか、アイディアや調査、分析などが求められる職種では、長く働いても成果物が増えるとは限りませんので、時間単位の給与体系が実態に合わないこともありえます。
そこで、採用されるのが裁量労働制です。これは、出退勤時間を本人の自由に任せて、1日12時間働こうと5時間で済ませようと、「8時間働いたもの」とみなして給与計算する制度です。
裁量労働制を導入するときも、労使間で協定を結んで労働基準監督署に提出する必要があります。

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引用元:総務省

裁量労働制でも、みなし労働時間と実労働時間がかけ離れていたり、法定労働時間を明らかにオーバーしていたりする場合は、別途、時間外労働での36協定を結ばなければなりません。
裁量労働制の従業員に残業代を支払うときは、厳密に労働時間を管理せず、毎月一定額を支払う「固定残業代(みなし残業)」の扱いとすることが多いです。
この固定残業代の額が、あまりにも労働時間の実態と離れて不当に少なければ、従業員が不満を溜め込み、トラブルに発展しかねません。
また、裁量労働制であっても、休日出勤には手当が必要です。

残業代の時効とは

残業代を15分単位で支払っているなど、正しく残業代の計算ができていなかったために、のちのち残業代請求のトラブルに企業側が見舞われることがあります。このように、未払いの残業代の請求があった場合、企業側が支払う必要があるのは基本的に過去2年分です。残業代には2年という時効が定められています。

ただし例外もあり、2年分以上の請求が認められる場合もあります。なお、退職金の時効は2年ではなく5年です。

まとめ

残業代の基本となる賃金、残業代計算の基にする時間、法定労働時間の考え方など、残業代の計算にはさまざまな落とし穴があります。これらは間違いやすい部分ですので、経理担当者としては一つひとつ確認しながら正しく残業代を計算し、従業員が気持ち良く仕事ができる職場環境を作れるようにしたいものです。

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