給与計算・労務管理の基礎知識

労働者名簿とは?書式や保存期間に注意点までまとめて解説

労働者名簿とは、法定三帳簿のひとつで、従業員を雇う場合に作成、整備する義務がある書類です。実際の様式や書き方を含め、労務管理上知っておきたい保管や更新、労働者名簿を作成することの意義や目的まで解説します。

労働者名簿とは

労働者名簿は、労働者の氏名や採用した日など企業が雇用している従業員の情報を記した書類のことです。労働者名簿は、会社の規模などに関係なく、従業員を雇い入れている場合は、労働基準法第107条によって、作成、整備が義務づけられています。

労働者名簿は法定三帳簿のひとつ

労働者名簿は、法定三帳簿のうちのひとつです。法定三帳簿とは、労働基準法によって、会社の規模に関わらず、設置が義務づけられた、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿のことを指します。

法定三帳簿は、企業の従業員の実態を知るのに重要なものであり、労働基準監督署の調査が入った際は、確認されることの多い書類です。必ず揃えておく必要はもちろんのこと、内容に漏れのないように、また不足のないようにしっかり保管しておくことが大切です。

労働者名簿の設置義務がある企業

労働者名簿は、従業員を雇っている会社に作成、整備する義務があります。大企業でも中小企業でも従業員を雇っていれば法人企業、個人企業にかかわらず作成、整備しなければなりません。個人事業主であっても、従業員を雇っている場合は、労働者名簿を作成、整備する必要があります。

労働者名簿の対象になるのは

労働者名簿を作成する必要がある従業員は、原則として雇っている従業員全員です。正社員やパートなど雇用形態に関係なく、雇用しているという時点で作成の義務があります。ただし、日雇労働者の場合は別です。一時的な契約である日雇労働者については記載義務がありません。

労働者名簿に記載すべき事項

労働者名簿の必須項目

労働者名簿において、記載が義務づけられている項目は、氏名、生年月日、性別、住所、業務の種類、履歴、雇用年月日、退職年月日と事由、死亡年月日と原因の9つの項目です。

引用元:厚生労働省

労働者名簿については、必須の項目さえ満たせば決まった様式はありません。はじめから作成する場合は、厚生労働省の様式第19号を参考にしてみると良いでしょう。

  • 氏名、生年月日、性別
    労働者各々の情報を記載します。
  • 住所
    従業員の中には、住民票の住所と実際の住所が異なる場合があります。基本的には、連絡の取れる住所である必要があるため、実際の住所を記載しましょう。
  • 業務の種類
    経理事務や技能工など、だいたいの業務内容が分かるように種類を記載します。
  • 履歴
    異動や昇進など、社内での履歴のことです。
  • 雇用年月日
    採用が決定した日ではなく、実際に雇用をした日を記載します。
  • 退職年月日と事由
    従業員の都合により退職があった場合は、特に理由を記載する必要はありません。しかし、会社側で従業員を解雇した場合は、なぜ解雇したのか事由を記載する必要があります。
  • 死亡年月日と原因
    従業員が在職中に死亡した場合、労災にあたるかどうか労務においては重要なポイントです。死亡した場合は、合わせて死亡の原因を記載しなければなりません。
労働者名簿の様式については、厚生労働省のページ「主要様式ダウンロードコーナー」より確認できます。

労働者名簿と履歴について

労働者名簿に記載しなければならない項目のひとつに「履歴」がありますが、労働基準法などの法律では履歴をどこまで記載するべきなのかという定めはありません。会社の判断になる訳ですが、少なくとも社内における履歴、できれば従業員の最終学歴まで記載しておくと安心です。

労働者名簿を更新する頻度や保存期間

労働者名簿の更新について

労働者名簿は、社員の異動などがあった度に記載するべきなのか、期間を定めて定期的に記載するべきなのか判断に迷うことがあるかもしれません。しかしながら、更新については、労働基準法施行規則第53条で遅延なくとされています。つまり、変更があれば、変更の度に更新しなければならないので注意しましょう。

労働者名簿を保存すべき期間

労働者名簿を含む法定三帳簿は、3年の保存期間が定められています。しかし、3年の定義は帳簿ごとに異なるため、注意が必要です。労働者名簿の場合、従業員の退職や解雇、または死亡日から起算して3年となります。在職中の従業員の名簿と混同しないためにも、退職や解雇などがあった場合は、別ファイルなどとしてまとめておくと良いでしょう。

労働者名簿の意義について

労働者名簿は法定三帳簿のひとつですが、そもそも労働基準法によって作成しなければならない書類になっているのは、会社で適切な労務管理を行うためです。つまり、労働者名簿を正しく作成しているかどうか、というのはそのまま企業の労務管理の評価に繋がります。

労働者名簿の作成について

会社の規模が大きいほど、従業員の異動なども多く、労働者名簿を管理するのは大変です。労働者名簿については、電子媒体、つまりパソコンのシステムを利用した作成も認められています。また、作成だけでなく電子媒体を用いて保管することも可能です。ただし、すぐに印刷できる環境にあることが条件(使用できる印刷機が事業所内にあること)になりますので注意しましょう。

まとめ

労働者名簿は、従業員を雇う場合、そもそも法律によって作成が定められた書類ではありますが、会社の適切な労務管理の点からも重要な書類です。更新の時期や保管期間など誤りやすい部分については注意して、適切な管理を行うようにしましょう。



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