シフト管理とは、企業や店舗などが業務を円滑に進めるため、従業員の出勤日や勤務時間などを計画し、割り当てる活動全般のことです。

このシフト管理において、とくに従業員の勤務シフトを作成したり調整したりといった作業をクラウド上で一元管理できるシステムを、シフト管理システムといいます。労基法違反を未然に防ぎ、従業員がシフトの希望を提出しやすくなるなど、毎月のシフト作成・管理の手間を減らすことが可能です。

本記事ではシフト管理における課題からシフト管理システムの基本的な機能、選び方まで解説します。また、あわせておすすめのシフト管理システム5選も紹介します。

• シフト管理とは
• シフト管理の目的
• シフト管理における課題
• シフト作成に時間と労力がかかる
• 適正な人員配置が難しい
• 急な欠員や変更など不測の事態への対応が発生する
• 法令遵守への不安が生じやすい
• 従業員の希望と公平性のバランスが難しい
• シフト管理システムで解決できること
• シフトの提出（従業員）
• シフトの作成（企業）
• シフトの調整（企業）
• シフトの共有（企業・従業員）
• シフト管理システムを導入するメリット
• シフト作成の手間が減る
• ヒューマンエラーを回避できる
• 労働時間を可視化できる
• 出退勤管理を効率化できる
• シフト管理システムのデメリット
• 導入費用と利用料金が発生する
• 操作方法の習得・教育が必要となる
• 自社運用とのミスマッチのリスクがある
• シフト管理システムを選ぶポイント
• 従業員が使いやすいかどうか
• 自社の勤務形態や業種に合った細かな設定ができるか
• ほかのシステムとの連携が可能か
• 労働時間を正確に管理できるか
• 料金プランやサポート体制が適切か
• シフト管理システム5選【2025年最新版】
• まとめ
• 勤怠管理をカンタンに行う方法
• よくある質問

シフト管理とは、企業や店舗などが業務を円滑に進めるために、従業員の出勤日や勤務時間などを計画し、割り当てる活動全般を指す言葉です。具体例には、いつ・誰が・どの業務に・どれくらいの時間従事するのかを決定することや、決定したシフトの内容を従業員に伝達し、日々の運用を管理することなどが挙げられます。

シフト管理は、とくに小売業や飲食業、医療・介護、宿泊業、コールセンター、製造業の工場などの24時間365日稼働する職場や、日によって必要な人員数が大きく変動する業種では、事業運営の根幹を支えているといっても過言ではありません。

シフト管理には、業務の継続性とサービス品質の維持・向上を図る目的があります。たとえば、必要な時間帯に必要なスキルを持つ人員を配置することで業務の停滞を防ぎ、顧客へのサービスレベルの維持が可能です。

また、従業員の労働時間や休日を適切に管理することで、適切な労働時間管理と労働基準法などの関連法規を遵守する役割も担います。

さらに、シフト管理には人件費の最適化を目指す目的もあります。無駄な人員配置を避けて必要な人員を効率的に配置することで、人件費を適正な範囲にコントロールできるのです。

ほかにも、シフト管理によって従業員のモチベーション維持と公平性を確保することも重視されています。従業員の希望や能力を考慮したシフトを作成することで、働きやすい環境を提供し、不公平感を減らします。

業務の円滑な進行に重要なシフト管理ですが、さまざまな課題もあります。

シフト作成は、各従業員から勤務可能時間や休みの希望などをとり、それぞれの業務量を考慮しながら行う煩雑な作業です。これには多大な時間と労力を要します。

Excelや紙など人力でシフト管理を行っている場合には、修正や再調整が発生するたびに大きな負担が生じます。

シフト管理においては、そのときどきにあわせて人員を適正に配置する必要があります。しかし、日や時間帯ごとの業務量予測は容易ではありません。人手が足りなくなったり、逆に余剰人員が出てしまったりするケースもあります。

人員不足はサービス品質の低下や従業員の過重労働につながり、余剰人員が発生している状況では人件費の無駄が生じます。適正な人員配置がなされない場合は特定の従業員に負担が偏ったり、配置場所によって業務量にムラが生じたりするため、不公平感を抱かれる可能性もあるのです。

従業員の急な欠勤や遅刻・早退による欠員・変更など不測の事態が生じた場合には、迅速に対応する必要があります。

こういった場面では、代わりのスタッフを探すための連絡調整に時間がかかり、ほかの業務が圧迫されかねません。

シフト管理においては、労働基準法で定められた労働時間の上限や休憩時間、休日の付与などを正確に守れているか常に気を配る必要があります。これらを見逃してしまうと、気づかないうちに従業員を長時間労働や不適切な連続勤務に就かせてしまうリスクも考えられるのです。

さらに、36協定の管理や有給休暇の取得義務化などといった法改正への対応も課題となっています。

従業員全員の希望を叶えたいと考えていても、現実的に全てをシフトに反映させるのは容易ではありません。

一方で割り当てに偏りが出ると、従業員間で不満や不公平感が生じやすくなります。

前述のような課題を解消し、シフト管理を効率化させる方法としてシフト管理システムの導入が挙げられます。

シフト管理システムは、従業員のシフト作成や調整業務、申請や共有などを一元管理できるシステムのことです。

シフト管理システムといってもさまざまで、シフト作成・管理に特化したシステム、出退勤ツールに含まれるシステム、LINEアプリと連携するシステム、有料・無料のシステムなどがあります。

シフト管理システムは、シフトの提出から作成・共有までスピーディーに進めることができます。

従業員が簡単に希望シフトを提出できます。スマホと連携しているものが多く、自宅から提出できるため、シフト提出のためだけに事業所や店舗に出向く必要もなくなり、シフトの回収率が高まります。

シフト管理システムは、所属や雇用区分など、事前に設定したさまざまな条件を考慮して自動でシフトを作成します。

シフト管理システムには以下のような機能があります。

これらの機能を活用すれば、複雑なシフトも効率的に作成できます。

シフトの大枠を作成したあとは、休みや出勤時間などの従業員の希望条件を考慮して細かな調整を行います。

また、 営業時間短縮や繁忙期対応といった、イレギュラーな月だけのシフトを作成するなど、柔軟な調整ができるシステムもあります。

シフト確定後は、メールの自動配信やアプリを通して従業員に公開されるため、シフトを共有する手間が省けます。

また、シフト管理システムのほとんどはスマートフォンにも対応しています。インターネット環境さえあれば、場所を選ばずにシフト状況の確認が可能です。

シフト管理システムを導入するメリットについて解説します。

シフト管理システムを導入する最大のメリットは、シフト作成の手間を減らせることです。

紙やExcelなどのアナログなシフト作成の場合にかかる、以下のような一連のフローを簡略化できます。

あらかじめ設定した条件に合わせてシフトが自動作成され、完成したシフトを従業員へ共有するところまで自動化できます。紙やExcelによるシフト作成・共有の手間を格段に軽減できるのが特徴です。

紙やExcelによるシフト作成では、目視で確認するためミスが発生しやすいのが難点でした。しかし、シフト管理システムならデータを一元管理してシフト作成・管理を行うため、ヒューマンエラーの防止が期待できます。

さらに管理者にとっては、従業員の時間外労働や休日出勤申請・休暇申請を一元化できるため、承認作業の簡略化も可能です。事前の申請内容に基づいて勤務できているかといった検証作業もスムーズとなります。

管理画面では、従業員ごとの労働時間を可視化できます。労働時間の管理や、特定の従業員の負担の可視化に役立つことも、シフト管理システムの大きなメリットのひとつです。

意図せず法定労働時間を超過していた場合にはアラートが出るため、労務リスクを防止できます。

勤怠管理機能を備えたシフト管理システムなら、従業員ごとの勤務形態区分から残業時間や欠勤・早退・遅刻・有給の管理など、多彩な勤務データが自動的に集計できます。

従業員数や勤務形態の種類が多い場合でも、勤怠管理機能を備えたシフト管理システムがあればこれらの管理に多くの労力や時間を割く必要はありません。管理者の時間を有効に活用できます。

シフト管理システムのデメリットについてもおさえておきましょう。

シフト管理システムを導入する最も大きなデメリットは、導入費用と毎月の利用料金（ランニングコスト）が発生することです。

たとえばExcelでシフト管理する場合、基本的に大きな料金はかかりません。もし、ある程度フォーマット化できているのであれば、そのままExcelで運用し続けることでコストを削った運用も可能です。

初期費用と毎月の利用料金を考え、「料金に見合った効率化ができているか」をしっかり考える必要があります。

シフト管理システムは機能が増え、ますます便利になっています。一方でどんなに便利な機能でも、使いこなせないと無駄になってしまいます。

この場合、管理者が操作方法を習得するだけでは不十分で、シフト提出をする従業員側が操作を覚えやすく使いやすいといった観点も重要です。つまり、従業員が使いこなせるようにするための教育時間も無視できないでしょう。

システムが自社の業務フローに合わない場合、期待した効果が得られない可能性があります。

具体的なミスマッチの要因には、機能の過不足や操作性の問題、既存システムとの連携不備などが挙げられます。

便利な機能を前に、大事な観点を見落としたままシステム導入を決めてしまうことがないよう、知っておきたいシフト管理システムを選ぶポイントをまとめました。

システム導入後は日常的に扱うことになるため、従業員が使いやすいシステムかどうかはとても重要です。

パソコンを使い慣れない従業員でも手軽に入力できるか、スマホに対応しているかなどを事前に確認しておく必要があります。操作が視覚的・感覚的に分かりやすいシステムがおすすめです。

勤怠管理システムのメリットは「手間を減らす」ことが大きな理由ですが、そのためにもカスタマイズできる幅が広いことは重要な要素です。

たとえば「シフトパターン」を予め何種類も登録できたり、従業員ごとの区分を任意で設定できたりすると、シフト作成は一段とスムーズになります。

管理者の目線では、既存のシステムと連携できるかどうかも重要なポイントです。勤怠管理システムや給与計算システムと連携できる場合、労務管理の手間を削減できて効率的です。

また、従業員の目線では、LINEなどの連絡システムと連携できる場合、使いやすさがグッと高まります。

労働時間に対して、アラートを出してくれるシステムだと安心です。たとえば高校生が勤務できない時間帯を自動判別する、長時間労働にアラートを出すなどの機能があると、労働管理の負担や不安が削減できます。

とくに従業員が多い場合、このようなアラート機能によって初めて気付くこともあります。思いがけず労働時間上限を超過してしまわないように、労働時間管理の観点も確認しましょう。

シフト管理システムを選ぶ際は、料金プランやサポート体制が適切かどうか見極めます。

料金プランで確認しておくべき点は初期費用や月額料金、オプション料金が明確か、予算に見合うかといった点です。料金だけでなく、機能とのバランスから、コストパフォーマンスがよいかどうかを判断してください。

また、契約期間や解約条件、追加料金（超過料金等）の有無も必ず確認します。有償・無償サポートの範囲と明確性もチェックも必要です。

サポート体制で確認しておくべき点は、問い合わせ手段（電話、メール等）、対応時間、サポート範囲（導入支援、FAQ等）は自社のニーズに合うかどうかといった点です。相談時の印象や口コミなどから、レスポンス速度や問題解決力などのサポートの質を確認します。

システムによっては無料トライアルを設けているケースもあるので、必要に応じて利用してください。

具体的にシフト管理システムにはどのようなものがあるのか、2025年最新の情報からおすすめ5選をご紹介します。

シフト管理は社内や店舗の業務をスムーズに進めるために重要な対応ですが、状況によっては調整が煩雑なケースもあり、かえって業務効率が悪くなる恐れがあります。シフト管理システムは、このような状況を改善するツールです。

シフト管理システムは、製品によって機能や値段はさまざまです。導入の際には、シフト管理に関する現在ある問題や不便を感じている点などを洗い出し、自社のニーズに見合った機能が備わったシステムを選びましょう。

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シフト管理には次のような課題があります。

• シフト作成に時間と労力がかかる
• 適正な人員配置が難しい
• 急な欠員や変更など不測の事態への対応が発生する
• 法令遵守への不安が生じやすい
• 従業員の希望と公平性のバランスが難しい

各課題について、詳しくは記事内の「シフト管理における課題」をご覧ください。

シフト管理システムにはシフトの提出や作成、調整、共有の機能が備わっています。シフト管理システムの導入を検討する際は、利用したい機能が備わっているか、使いやすいかどうかを参考に選ぶようにしましょう。

詳しくは、記事内の「シフト管理システムで解決できること」で解説しています。

シフト作成の作業負担軽減やヒューマンエラーの回避、退勤管理の効率化、適切な人員配置、労務リスクの回避など、さまざまなメリットがあります。

それぞれのメリットは、記事内の「シフト管理システムを導入するメリット」で詳しく解説しています。