紙ベースで勤務表やシフト表を作成し、毎月のシフト管理をおこなうために、大変な稼働を必要としている担当者も多くみられます。今回は、シフト管理の電子化を実現させることで、どのようなメリット・デメリットがあるかを解説いたします。社内の勤怠管理業務を見直すきっかけにしましょう。

• シフト管理を電子化するメリット「1. 業務の効率化による稼働時間の削減」
• 出退勤記録の手間を省くことが可能に
• シフト管理を電子化するメリット「2. 労働時間の適切な管理や各種申請作業の一元化が可能」
• 社員の働きすぎもチェック可能に
• 管理者の承認作業も効率的に
• シフト管理を電子化するメリット「3. 給与計算業務との連携も可能」
• 転記時や計算時のミスも減る
• 複雑な残業手当の計算も簡易化
• シフト管理の電子化によるデメリット「既存の業務フローを変更する必要性」
• 電子化する際の注意点
• まとめ
• 給与計算や労務管理などをカンタンに行う方法

勤務表の作成をパソコン等で行い、シフト管理を電子化することができれば、会社や事業所の規模を問わず、業務の効率化を実現することができます。日勤や夜勤を含む3交替制など、24時間体制でシフト勤務が求められる業態では、その便利さは特に実感しやすいといえるでしょう。

日々の必要人員確保に余念がない人事担当者や管理者は、シフト管理を電子化することで、毎月のシフト表作成にかかる作業時間だけでも削減することが可能です。例えば、システムの自動作成機能を活用すれば、日々の欠員の有無についても一目で判断することができ、緊急時のシフト組み換えも容易におこなうことができます。

シフト管理が電子化されることで、各社員もメリットを享受することが可能です。例えば、手書きによる出退勤時刻の記入や押印の手間を省略することができます。また、シフト表の自動作成により、休日の取得日数や連休の有無など、各社員のシフト内容の公平感が保たれやすくなります。

中には、タイムカード機能も備えた勤怠管理システムを導入し、社員が出張先から帰社することなく、スマートフォンのアプリを使って打刻できる便利な事例もあります。

一連のシフト管理業務をすべて電子化することで、各社員の実際の労働時間を、正確に把握・管理できるようになります。例えば、勤務表の記入誤りや記入漏れをなくすことが可能です。

労働基準法に違反するような長時間労働をしている社員がいれば、勤怠管理システム上で警告が発せられるものもあり、管理者は速やかに対応できる点もメリットのひとつです。導入する勤怠管理システムによっては、リアルタイムに各社員の勤務状況一覧を確認することができ、その場における指導・監督に活用することができます。

各社員から提出される時間外労働や休日出勤の申請、休暇の申請なども、電子化されることにより、上司は承認作業をまとめておこなうことが可能となります。事前に申請した内容に基づき、適切に社員が勤務しているかどうか、後日、効率的に検証することも容易です。

社内に導入する勤怠管理システムの種類によっては、出退勤時刻などのデータをCSV形式で出力し、給与計算システム内でそのまま利用することができます。したがって、各社員の月々の給与計算をおこなう際には、多数の紙ベースの勤務表を取りまとめる作業をする必要はなくなります。

システム内のデータをそのまま利用することから、転記ミスや計算間違いを起こす可能性もありません。最終的な給与計算結果の確認も瞬時におこなうことができ、比較的短時間で給与計算業務を完了できる点は、会社・担当者双方にとってメリットだといえるでしょう。

なお、給与計算業務の中でも時間を要する作業のひとつが、時間外労働や休日・深夜勤務の際に支払われる残業手当の計算です。次の表のとおり、労働基準法によって、賃金の割増率が細かく定められており、これらを加味して給与計算をおこなわなければなりません。勤務表が紙ベースの場合には、対象社員数が増えるほど、給与計算業務に要する時間が必要となることは明白です。

しかしながら、シフト管理や勤怠管理の電子化が実現すれば、必要条件を加味した上で給与計算が自動的に実施されるため、給与担当者の負担軽減が可能です。

割増賃金の種類と割増率一覧

多くのメリットを持つシフト管理の電子化ですが、デメリットも存在します。勤務表の作成やシフト管理に関して、すべてパソコン等の電子媒体で実施することになれば、社員の中には一定の抵抗感を抱く人が出てくる可能性もあります。なぜなら、今までの仕事のやり方や業務フローが変更されることで、慣れないうちは、業務完了までにかえって時間を要してしまう場合も考えられるからです。

紙ベースで勤務表などを作成していたときには想定しなかったような、電子化固有のエラーに対応できるよう、社員の能力向上も求められます。

シフトの電子化による不便さを社員が感じないよう、事前研修やワークフローの詳細説明をおこなうことが必要となります。また、何か不具合が生じた場合には、所定のシステム担当者に問い合わせができるよう、手厚い支援体制の構築も必須です。

たくさんのメリットがあるシフト管理の電子化実現に向けて、まずは具体的な可能性を探り、実施計画を策定してみましょう。システム担当者と連携し、全社員が使いやすい勤怠管理システムも合わせて構築できれば、会社が将来にわたって得られるメリットは、さらに大きなものとなるはずです。

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