給与計算・労務管理の基礎知識

従業員が入社する際の手続きは?必要書類などをまとめて解説

従業員を雇用する時に必要な手続きは、期日までにもれなく行う必要があります。ここでは、雇用保険被保険者資格取得届や健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届、健康保険被扶養者異動届など、従業員が入社をする際に必要となる労基法や社会保険関係の必要な手続きと書類などをまとめてご紹介します。

労基法に関する手続きの発生条件、必要である理由、必要な書類名

従業員を雇用すると、社会保険や雇用保険などの手続きが必要になるだけでなく、労働基準法に基づいて、労働者名簿等の法定帳簿の作成も必要になります。ここでは、労働基準法に基づく手続きと必要な書類名をご説明します。

就業規則に定める書類を提出してもらう

従業員を雇用する際は、入社する新入社員から「住民票」、「卒業証明書(成績証明書)」、「入社誓約書」、「身元保証書」などの書類を期日までに回収します。これらの書類は就業規則によって提出を定める書類です。事業者は、これらの書類を元に労働者名簿、賃金台帳、出勤簿などの法定帳簿を作成します。

労働条件通知書の交付

従業員が入社する際に事業所は、新入社員に対して労働条件通知書を交付します。労働基準法では、定めにより必ず明示しなければならない事項(絶対的明示事項)と、定めがある場合は明示する事項(相対的明示事項)があります。

絶対的明示事項

相対的明示事項

  • 労働契約の期間に関する事項

  • 就業の場所及び従事すべき業務に関する事項

  • 始業、終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩の時間、休日、休暇並びに交代制で就業させる場合の就業時転換に関する事項
    賃金(退職手当及び臨時の賃金は除く)の決定、計算及び支払いの方法、賃金の締め切り及び支払いの時期並びに昇給に関すること

  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

  • 退職手当の定めが適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払いの方法並びに支払いの時期に関する事項

  • 臨時に支払われる賃金(退職手当を除く)、賞与及び最低賃金に関する事項

  • 労働者に負担させるべき食費、作業用品その他に関する事項

  • 安全及び衛生に関する事項

  • 職業訓練に関する事項

  • 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する事項

  • 表彰及び制裁に関する事項

  • 休職に関する事項

社会保険・雇用保険の手続き

一定の条件を満たしていれば、従業員の国籍や性別にかかわらず、健康保険・厚生年金などの社会保険や雇用保険に加入する必要があります。ここでは、社会保険と雇用保険の加入基準や提出書類、提出先などをご紹介します。

社会保険の加入基準と提出書類

  • 加入基準
    健康保険や厚生年金保険は、法人事業所である場合もしくは従業員が常時5人以上いる個人事業所*に適用されます。(個人事業所の場合は、法定16業種に限定されます。詳細は厚生労働省のPDFファイル18ページ目をご参照ください)

    社会保険が適用された事業所は「適用事業所」と呼ばれ、適用事業所に常時使用される70歳未満の従業員が加入の対象です。パートタイマーやアルバイトでも、1週間の所定労働時間及び1か月の所定労働日数が同じ事業所の一般従業員の4分の3以上である場合は加入の対象となります。また、所定労働時間及び所定労働日数が4分の3未満でも、下記の要件をすべて満たす場合、加入の対象となります。
    1. 週の所定労働時間が20時間以上あること
    2. 雇用期間が1年以上見込まれること
    3. 賃金の月額が8万8000円以上であること
    4. 学生でないこと
    5. 常時501人以上の企業に勤めていること
    手続きに先立って、雇用した従業員から「基礎年金番号」の提出を受けましょう。

  • 提出書類
    社会保険の加入手続きは、従業員を雇用してから5日以内に年金事務所で行います。加入時に提出する書類は、「健康保険・厚生年金被保険者資格取得届」です。また、扶養家族がいる時は「健康保険被保険者届」を、被扶養配偶者がいる場合は「国民年金第3号被保険者届」を提出します。

  • 健康保険・厚生年金被保険者資格取得届の様式は日本年金機構のページでご確認いただけます。

雇用保険の加入基準と必要書類

  • 加入基準
    雇用保険は、雇用した従業員が下記の1と2のどちらも満たす場合、加入する必要があります。
    1. 31日以上の雇用が見込まれる
    2. 所定労働時間が週20時間以上
雇用した従業員に前職がある場合は、前職の「雇用保険被保険者証」を提出してもらいます。
  • 提出書類
    雇用保険の加入手続きは、雇用した日の属する月の翌月10日までにハローワークで行います。必要な書類は「雇用保険被保険者資格取得届」です。
雇用保険被保険者資格取得届の様式はハローワークのページでご確認いただけます。

所得税・住民税の手続き

従業員を雇用した際は、労基法に基づく手続きや、雇用保険、社会保険の加入手続きの他に、所得税・住民税の手続きをする必要があります。

所得税に関する手続き

従業員が入社したら、「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」を提出してもらいます。事業主側では、それに基づいて「源泉徴収簿」を作成します。また、従業員に前職がある場合は、前職の「給与所得等の源泉徴収票」も提出してもらいます。給与の発生した月の翌月10日が、会社が税務署に源泉徴収税を納付する期日なので、その期日に間に合うように必要書類を提出してもらいましょう。

平成29年分給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の様式は国税庁のページでご確認いただけます。

住民税に関する手続き

住民税は、前年の所得に対して課税されるため、従業員に前職がない(前年の所得がない)場合は、翌年の5月末まで住民税はかかりません。前職がある場合は、現在、普通徴収なのか、特別徴収なのかによって、必要な書類が異なります。

現在普通徴収で、会社で新たに特別徴収を行う場合には、未使用の住民税の納付書もしくは納付済みの領収書と「特別徴収への切替申請書」を各市区町村が定めている期日までに提出します(例:江戸川区の場合、6月20日までに書類を提出すれば翌月から切り替えが可能)。普通徴収の納付期限が過ぎている月のものは、特別徴収への切り替えはできないので注意しましょう。

現在、特別徴収であり、継続して特別徴収を希望する場合は、「特別徴収にかかる給与所得者異動届出書」を各市区町村の定めている期限までにに提出します(例:大阪市は翌月10日が期日)。

まとめ

従業員を雇用した時は、さまざまな手続きを間違いなく行う必要があります。もちろん雇用保険や社会保険の加入に関する手続きは重要ですが、労基法に基づいた労働条件通知書の交付も欠かせません。手続きに漏れやミスがないようによく確認をして手続きを行いましょう。



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