給与計算・労務管理の基礎知識

離職票と退職証明書、退職時に会社が用意しなければならないのは?

離職票と退職証明書は、従業員が退職の際に用意しなければならない、あるいは希望があった際に発行しなければならない書類です。各書類がどのような手続きで必要なものなのか、書き方もあわせてご紹介します。

目次

退社時の手続きを効率化

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人事労務 freeeで、退社時の手続きを簡単に。健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届(協会けんぽ対応)や雇用保険被保険者離職証明書や雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届の作成をカンタンに行えます。退職者の源泉徴収票の作成も可能です。

従業員が退職したときの流れ

従業員が退職した場合、会社側で行う必要のある手続きは、社会保険の資格喪失届の提出と雇用保険の資格喪失届の提出、住民税の変更手続きです。

退職者の転職先が決まっている場合は、以上の手続きで問題ないでしょう。しかし、退職者の転職先が決まっていない場合などは退職者から離職票や退職証明書の発行を求められる場合があります。

特に離職票については、会社がハローワークに提出しなければならない書類で、提出期限も決まっていまです。退職後にスムーズに発行が行えるようにするためにも、離職票、退職証明書ともに退職者に対して、事前に必要の有無を確認し、準備しておくことが大切です。

離職票とは

離職票は、退職した従業員が、基本手当(失業給付金)の受給を申請する際に、自身でハローワークに提出する書類です。離職票と似た書類に「離職証明書」がありますが、こちらは、会社側がハローワークに提出する書類となります。離職証明書は3枚複写式になっており、うち1枚が、会社側が退職者に渡す離職票2になります。(離職票には、1と2があります。)

離職票発行のために会社が行う手続き

離職票を退職した従業員全員に発行する会社もありますが、ハローワークへの離職証明書の提出は、離職票が必要な場合のみで問題ありません。まずは、会社側が行う手続きとして、離職票発行の有無を退職者に聞く必要があります。

実際に、退職にともない離職票が必要な場合は、会社で離職証明書を記入しハローワークに提出することになります。ハローワークに雇用保険被保険者資格喪失届と離職証明書を提出した際に発行されるのが、「雇用保険被保険者離職票-1」と離職証明書の複写になっている「雇用保険被保険者離職票-2」です。

ハローワークで2つの離職票の発行を受けたら、対象の退職者に2つの離職票を送付するまでが、会社が離職票発行のために行う手続きとなります。

離職証明書の書き方

「雇用保険被保険者離職票-1」はハローワークで発行されるものですから、会社で記入する必要があるのは、「雇用保険被保険者離職票-2」の複写元である離職証明書です。

引用元:ハローワーク


離職証明書の左半分は、1年間の賃金の支払い状況を記載していきます。1年に満たない場合は、記入例のように斜め線を引くなどして、該当する項目がなかったことを示しましょう。なお、賃金額のAとBは、それぞれAが月給、Bが日給です。賞与や退職金は賃金には含まれませんので、記入の際は注意しましょう。

なお、雇用保険被保険者離職票-2で記載された過去1年間の賃金などは、基本手当(失業給付金)をハローワーク側が算出する際などに必要です。

離職票が必要な場合

離職票は、退職した従業員が、失業によって給付金を受けるための申請に必要となります。離職票発行のための離職証明書の提出は、退職した従業員が被保険者の資格を喪失した翌日から10日以内が期限です。離職票の有無は早めに確認しておき、従業員の退職後は速やかにハローワークに提出して、本人に送付するようにしましょう。

離職票と離職理由

引用元:ハローワーク

離職証明書の右側下の欄に、離職理由を記入する部分があります。離職証明書の提出の際、会社側も記入する必要がある欄です。離職理由が自己都合によるものなのか、倒産など会社の都合によるものかなどによって、基本手当(失業給付金)の給付のあり方が変わってきます。記入の際は、嘘偽りのないようにしましょう。

退職証明書とは

退職証明書とは、会社が対象の従業員が退職したことを証明する書類です。ハローワークなど公的機関に提出するものではなく、会社が従業員に対して発行する書類となります。離職票と違い、公文書としての扱いにはなりませんので注意しましょう。

退職証明書は退職者から希望があったときに

離職票は、必要のない場合は会社側が発行の手続きをする必要のないものですが、後々のトラブルを避けるために、すべての退職者に発行しているケースも少なくありません。しかし、退職証明書まで有無を問わず発行しているというケースは多くはないのではないでしょうか。

退職証明書は公文書とは異なり必要なケースが限られますので、基本的には退職者から希望があった場合に会社で発行するという姿勢で問題ありません。

退職証明書の書き方と様式

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退職証明書は、会社が退職者に向けて発行するという性質の書類であるため、特に決まった様式はありません。ただし、業務の種類に地位、使用期間、賃金、退職の理由については記載の必要がありますので、漏れなく記載するようにしましょう。(ただし、退職者が請求した事項に限られます。)

退職証明書が必要な場合

退職証明書が必要な場合としてあげられるのが、国民健康保険、国民年金の加入手続きを行うときです。通常であれば、退職の証明になる離職票があれば加入手続きを行うことができますが、すぐに発行してもらえない場合は、代わりに退職証明書を提示することによって手続きを進めることができます。

国民健康保険の加入手続き以外で必要になる可能性があるのは、自社を退職した社員が転職先の会社に提出を求められた場合です。退職理由などを確認するために、転職先の会社が従業員に対して提出を求めることがあります。ただし、このように転職先の会社が退職証明書を求める場合は、時効が設けられています。退職から2年以上が経過している場合は、退職証明書発行の必要は会社側にはありません。

まとめ

離職票と退職証明書は、どちらも退職者の希望によって会社側が発行、または発行の手続きをするものですが、必要となる用途も性質も異なります。従業員から問い合わせがあった際は、どちらの書類が必要かを明らかにしたうえで、発行の手続きを行うことが大切です。



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