給与計算・労務管理の基礎知識

賃金台帳とは?書式や保存期間に注意点までまとめて解説

賃金台帳は、従業員を雇う会社において、作成や保管の義務がある法定三帳簿のひとつです。企業には、正しく記載された賃金台帳を作成・保管することが求められます。正しい賃金台帳とはなにか、書式や保存期間について確認してみましょう。

賃金台帳とは

賃金台帳とは、従業員の給与の支払い状況を記載した書類のことです。労働基準法第108条によって作成が定められたものであり、事業所ごと、つまり同じ会社であっても部門や事業内容が異なる場合は、事業ごとに作成・保管しなければなりません。

法定三帳簿のひとつである賃金台帳

労働基準法で事業所に設置の義務がある帳簿は、賃金台帳だけではありません。同じく、労働基準法第107条で定められた労働者名簿、労働基準法第108条に関係した出勤簿も設置の義務がある書類です。この賃金台帳、労働者名簿、出勤簿を総称して法定三帳簿といいます。

賃金台帳の対象

賃金台帳の対象になるのは、事業所で働くすべての従業員です。同じく法定三帳簿のうち労働者名簿では、日雇い労働者などの短期労働者は対象となりませんが、賃金台帳では日雇い労働者でも記載の対象となります。間違えないように注意しましょう。

また、雇用期間1か月未満の日雇い労働者などの場合、賃金台帳の対象にはなりますが、基本の必須項目のうち、賃金計算期間については記載する必要がありません。

賃金台帳と給与明細

賃金台帳は、従業員ごとに給与の明細を記載したものと解説しましたが、同じような書類に給与明細があります。実際に、労働基準監督署の求めに応じて代わりに給与明細を提出したというケースもあるようです。

しかし、ほとんどの場合、給与明細は賃金台帳の代わりとしては不十分です。賃金台帳では労働時間や時間外の労働時間など記載項目が必要ですが、給与明細では記載項目としてないケースが多いためです。給与明細で代用できると考えずに、別途賃金台帳を作成・保管しておくことが必要となります。

賃金台帳の保存期間と罰則について

賃金台帳の作成は第108条、保管は第109条と労働基準法によってそれぞれ定められています。賃金台帳を作成し、保管するということは事業主の義務です。それぞれ、法律で定められている保管期間、作成を怠った場合の罰則について確認してみましょう。

賃金台帳の保存期間

賃金台帳は保存期間が定められており、従業員の賃金について最後に記載した日から起算して3年になります。

ただし、同じ法定三帳簿でも、労働者名簿は退職や解雇・死亡から3年、出勤簿などは最後の出勤日から3年となっており、それぞれ保存期間の起算日は別になっています。誤って、保存しておかなければならなかった賃金台帳を廃棄してしまわないためにも、賃金台帳を更新した日付を記載しておくとより安心でしょう。

賃金台帳に関する罰則

賃金台帳の作成は事業主の義務であり、労働基準法で定められている事項です。そのため、法律に定められた基準に満たない賃金台帳であった場合や、そもそも賃金台帳を作成していない場合は罰則の対象となります。労働基準法第120条により、場合によっては30万円以下の罰金に処させる可能性もあります。

しかしながら、賃金台帳の基準に満たなかったからといって、すぐさま罰則が適用されることは、よほど悪質でない限り考えにくいのも事実です。賃金台帳における不備が明らかになった場合は、一般的には、労働基準監督署から是正勧告という、勧告書を受け取ります。

是正勧告に従わなかった場合は、罰則の適用が考えられますので、是正期日までに、正式な賃金台帳を用意し、是正完了の日付とともに是正報告書を労働基準監督署に提出しましょう。

賃金台帳に記載する必要がある事項

賃金台帳では、労働者氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、基本給や手当などの種類と額、控除の項目と額の10の項目を作成しなければなりません。

賃金計算期間

賃金の計算対象となる期間のことです。たとえば、毎月末締めであれば、10月1日~10月31日、10日締めであれば9月11日~10月10日などと記載します。

労働日数と労働時間数

賃金計算期間内の労働日数と労働時間の合計を記載します。従業員の適正な労働において重要な部分であり、労働基準監督署も重点を置く部分です。

時間外・深夜・休日労働時間数

労働時間数のうち、時間外・深夜、また休日労働のあった時間数です。労働基準法では、時間外または休日労働を従業員にさせる場合は36協定を締結する必要があり、かつ割増賃金を支払わなければならないと定めています。

賃金台帳における時間外・深夜・休日労働時間数の欄は、会社が適切な労務管理を行っているか、労働基準監督署が重視する大切な部分です。

基本給と手当

賃金台帳では、給与支給額の総額ではなく、基本給と各手当を分けて記載しなければなりません。労働基準法では、基本給と各手当の合計が給与となります。なお、各手当のうち、通勤手当、家族手当、住宅手当、子女教育手当てなどは時間外賃金の割増の対象となりません。

また、労働基準監督署の調査では給与が最低賃金を下回っていないかなど確認の対象になります。最低賃金についても十分考慮に入れて給与を設定することが大切です。

控除について

控除の欄は、健康保険料や厚生年金保険料、雇用保険料など給与から控除される額を記載します。賃金台帳では、控除項目ごとに記載する必要があります。給与を基準して正確に控除が行われているかという点が重要です。

賃金台帳の書式について

賃金台帳には、特に決まった様式はなく、記載項目さえ確認できれば良いとされています。基本の様式として、厚生労働省の様式第20号(常時使用労働者用)、または様式第21号(日雇い労働者用)もあるので、そのまま使用するか、参考に作成すると間違いないでしょう。

【様式第20号】

25_1

引用元:厚生労働省


【様式第21号】
25_2

引用元:厚生労働省


各様式については、厚生労働省の主要様式ダウンロードコーナーでご確認ください。

まとめ

賃金台帳を作成し保管することは、従業員を雇い入れる企業にとっての義務でもありますが、正しく労務管理を行っていることを証明するためにも大切なものです。特に中小企業では賃金台帳と給与明細を取り違えているケースもありますので、決められた項目がしっかり網羅されている賃金台帳をしっかりと用意するようにしましょう。

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