請求書の基礎知識
請求書の書き方完全ガイド！ 記載事項や文章の書き方を紹介します
請求書は「会社の顔」といわれることもあり、会社と会社の取引きに関わる重要な書類のひとつです。請求書を送る際は、最低限のビジネスマナーや記載事項を押さえておくことが必要となります。今回は、請求書の記載事項や文章の書き方についてご紹介します。
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請求書について
まずは請求書についてご説明したいと思います。請求書とは、サービスや物品を提供した際に、代金の支払いを求める書類のことを指します。請求書には、その請求内容に関して、取引きがあったことを証明する意味合いもあります。請求する側にとって、請求書はしっかりと入金をしてもらうことが目的となりますので、各種記載事項は入金してもらうことを念頭に置いて記入する必要があるでしょう。
また、請求書には指定された形式やフォーマットのようなものは存在しません。だからこそ、相手先の都合に合わせた請求書を作成することが重要になります。
請求書の記載事項と注意点
一般的な請求書の記載事項についてご説明します。
宛名
受取側の会社名、もしくは個人名や屋号を書きます。宛名を書く際の注意点は以下のとおりです。
- 受取側の経理担当者のことを考え、請求書がどの部門で発生した請求かわかるように、請求書に部署名を入れます。
- 宛名につける敬称は、会社や部門宛の場合は「御中」とします。また、個人名まで書く場合には「様」とし、「様」をつける場合には「御中」は書きません。
- 間違いのないよう、会社名は前株か後株かを必ず確認しましょう。
自社情報
請求者の情報を、相手にわかるように記入します。自社の社名（フリーランスの方であれば氏名もしくは屋号）と住所、電話番号などを記載しておけば、受取側が確認する際はもちろん、請求書の訂正などが発生した場合に、円滑に進めることができます。
自社情報を書く際に注意したいのは押印です。請求書には角印を押すのが一般的ですが、そもそも押印は法律で定められているわけではないので、必ずしも必要ではありません。念のため押したい場合は、認印やシャチハタでも構いません。押印は、他者による偽造が難しくなるため、自社名に少しかぶるくらいが良いとされています。
請求番号
請求番号は、請求書を納品書や見積書などと照らし合わせしやすくするだけでなく、請求書のやりとりの際に特定の請求書が探しやすくなる、再発行の際に連番とすることで再発行だとわかりやすいなどのメリットがあります。こちらも必須ではありませんので、管理のしやすさを第一に考えるといいでしょう。
請求書の発行日
請求書を発行した日付を記載します。ここで注意したいのは、発行日を請求書の作成日や印刷した日にしがちですが、多くの場合、請求書に記載する発行日は受取側の締め日に合わせます。請求締め日は企業によってさまざまで、請求書に書かれた日にちによっては、受取側の経理の処理月に影響してしまいます。必ず取引先に確認をしておきましょう。
請求内容と金額
商品やサービス名、数量、消費税、合計金額などを記入します。双方で具体的な内容が想像できるものにしましょう。 請求内容を書く際の注意点は以下のとおりです。
- 複数の取引きを1通の請求書にまとめる場合は、問い合わせの手間が発生しないよう、請求内容をしっかりと記載する。
- 金額については税抜きの価格を記載し、合計金額部分に消費税の金額と合計金額を記載する。
- 消費税の小数点以下を切り捨てにするのか切り上げにするのかなど、どう処理するのか決めておく。
- 物品などで数量がある場合は数量についても記載し、単価がわかるような工夫をしておく。
振込先
「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義」といった口座情報を記載します。
振込先を書く際の注意点は以下のとおりです。
- 口座の種類や支店名がないと振込みができないので、もれなく記入する。
- 口座名義はカタカナで記載する。
- 振込手数料の取扱いについても記載しておく（基本的には、受取側が振込手数料を負担する場合が多いとされています）。
支払期限
支払いの期限日に関しても記載をしておきましょう。基本的には月末、もしくは翌月末に支払期限を設けることが多いのですが、年末で金融機関が対応していない場合などは、末日ではなく仕事納めの日付に合わせるなどの対応が必要となります。
支払期限に関する注意点は以下のとおりです。
- 支払期限は勝手に決めず、相手企業の支払いルールを確認する。
- 取引きがある度に支払いをする「その都度方式」と、毎月の取引きをまとめる「掛売り方式」のどちらにするのかを決めて支払期限を設定する。
- 事前に支払期限の取決めをしていないと、会計上は売上高が上がっても手元にお金がない「黒字倒産」にもなりかねないので、契約書などに明記しておく。
請求書に同封する送付状の書き方
請求書と同様に書き方が重要なのが、同封する送付状です。最近ではメールで請求書を送る人も増えてきているようですので、その場合はメールの文面が送付状代わりとなります。
送付状も請求書と同様にフォーマットはありません。一般的な送付状は、挨拶文と請求書の簡単な要約を書きます。挨拶文に関しては、ビジネスレターとは異なり、季節の挨拶は不要なことが特徴となっています。これは、請求書の送付が頻繁に行われることなどが関連しているとされています。
また、送付状に書く請求書の簡潔な要約ですが、こちらは請求書の入金金額や入金の期限、支払先などを書いておくといいでしょう。
詳しくは下記の記事を参考にしてください。
請求書の送付状の文面と書き方
まとめ
今回は、請求書の記載内容を中心にご紹介しました。請求書に決まったフォーマットはありませんが、トラブルなく入金が行われるよう、しっかり作成したいものです。大切なのは「相手に伝わる請求書」であることです。今回の内容を参考に、請求書を作成してみてはいかがでしょうか。
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