請求書は「会社の顔」といわれることもあり、会社と会社の取引きに関わる重要な書類のひとつです。請求書を送る際は、最低限のビジネスマナーや記載事項を押さえておくことが必要となります。

今回は、請求書の記載事項や文章の書き方についてご紹介します。

• 請求書とは
• 請求書作成に必要なもの
• 請求書に必要な7項目と注意すべき点
• まとめ
• 請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法

請求書とは、サービスや物品を提供した際に、代金の支払いを求める書類のことを指します。請求書には、その請求内容に関して、取引きがあったことを証明する意味合いや経理手続き時の円滑化、取引先の支払漏れ防止といった役割もあります。

請求する側にとって、請求書の発行は、取引後のトラブル防止や、しっかりと入金をしてもらうことが目的となりますので、各種記載事項は入金してもらうことを記載漏れなどがないように正しい情報を念頭に置いて記入する必要があるでしょう。

また、請求書には指定された形式やフォーマットのようなものは存在せず、法律による指示や指定もありません。だからこそ、取引内容が両者理解できる記載であることを考慮しながら、請求書を作成することが重要になります。

まずは、請求書を作成するにあたって必要なものをご紹介します。

会社で既にテンプレートがある場合はそれを利用しましょう。ない場合は、市販で販売されている業務効率化ソフト等や、ExcelやWordのテンプレートでも入手することができます。

インターネット上でテンプレートを公開しているサイトや企業もありますので、都合に合わせたテンプレートを選択しましょう。また、請求書のサイズはA4サイズが一般的です。

こちらも決まった形式はありませんが、長形3号サイズの封筒は、A4サイズの用紙を3つ折りで入れることができるのでおすすめです。予め封をするようのノリやテープがついているものを選ぶと封入時の作業を効率的に行うことができます。また、封筒には「請求書在中」と判子やスタンプで記載するようにしましょう。

近年はペーパーレス化やコスト削減などの点から、電子請求書での取引をする企業も増えてきています。取引先には必ず事前にどのような形式で送付するべきか確認を取るようにしましょう。

詳しくは下記の記事を参考にしてください。

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請求書を送る封筒に「請求書在中」は必要？どこに書けばいいの？

請求書と同様に書き方が重要なのが、同封する送付状です。最近ではメールで請求書を送る人も増えてきているようですので、その場合はメールの文面が送付状代わりとなります。

送付状も請求書と同様にフォーマットはありません。送付状には、一般的に挨拶文と請求書の簡潔な要約を書きます。挨拶文に関しては、ビジネスレターとは異なり、季節の挨拶は不要なことが特徴となっています。これは、請求書の送付が頻繁に行われることなどが関連しているとされています。

また、送付状に書く請求書の簡潔な要約ですが、こちらは請求書の入金金額や入金の期限、支払先などを書いておくといいでしょう。

詳しくは下記の記事を参考にしてください。

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請求書の送付状の文面と書き方

次に、一般的な請求書の記載事項についてご説明します。前述のとおり、請求書には法律上決まった形式はないため、記載が必須な項目などが定められているわけではありません。

とはいえ、記載がないと事務処理の際に困る項目や、マナーとして記載すべき項目はありますので、以下の7つは最低でも記載するとよいでしょう。

宛名には受取側の会社名、もしくは個人名や屋号を書きます。宛名を書く際の注意点は以下のとおりです。

• 受取側の経理担当者のことを考え、請求書がどの部門で発生した請求かわかるように、請求書に部署名を入れます。
• 宛名につける敬称は、会社や部門宛の場合は「御中」とします。また、個人名まで書く場合には「様」とし、「様」をつける場合には「御中」は書きません。
• 間違いのないよう、会社名は前株か後株かを必ず確認しましょう。

請求者の情報を、相手にわかるように記入します。自社の社名（フリーランスの方であれば氏名もしくは屋号）と住所、電話番号などを記載しておけば、受取側が確認する際や、請求書の訂正などが発生した場合に、円滑に進めることができます。

自社情報を書く際に注意したいのは押印です。請求書には角印を押すのが一般的ですが、そもそも押印は法律で定められているわけではないので、必ずしも必要ではありません。押印がされていなかったとしても、請求書自体の効力は変わりません。

念のため押印しておきたい場合は、認印やシャチハタでも構いません。押印は他者による偽造がを難しくするため、自社名に少しかぶるくらいが良いとされています。

請求番号は、請求書に記載する任意の番号のことです。請求番号を記載しておくことによって納品書や見積書などと照らし合わせしやすくなるだけではなく、請求書のやりとりの際に特定の請求書が探しやすくなるなどのメリットがあります。

また、再発行の際には、連番にすることで再発行だとわかりやすくなります。請求番号の記載は必須ではありませんので、管理のしやすさを第一に考えるといいでしょう。

請求書を発行した日付を記載します。ここで注意したいのは、発行日を請求書の作成日や印刷した日にするのではなく、受取側の締め日に合わせるということです。

請求書に書かれた日にちによっては、受取側の経理の処理月に影響する可能性があります。請求締め日は企業によって異なるので、事前に必ず取引先に確認をしておきましょう。

商品やサービス名、数量、消費税、合計金額などを記入します。双方で内容が具体的に想像できるように記載することが大切です。

• 複数の取引を1通の請求書にまとめる場合は、問い合わせの手間が発生しないよう、請求内容をしっかりと記載しましょう。
• 金額は税抜きの価格を記載し、合計金額部分に消費税の金額と合計金額を記載するようにします。
• 消費税の小数点以下を切り捨てにするのか切り上げにするのか、処理方法を事前に決めておきましょう。
• 物品などで数量がある場合は数量についても記載し、単価がわかるようにしておきましょう。

振込先には「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義」といった口座情報を記載します。

振込先を書く際の注意点は以下のとおりです。

• 口座の種類や支店名がないと振込みができないので、漏れなく記入します。
• 口座名義はカタカナで記載します。
• 振込手数料の取扱いについても記載しておきましょう（基本的には、受取側が振込手数料を負担する場合が多いとされています）。

支払いの期限日に関しても記載をしておきましょう。基本的には月末、もしくは翌月末に支払期限を設けることが多いですが、年末年始などで金融機関が対応していない場合は、末日ではなく仕事納めの日付に合わせるなどの対応が必要となります。

支払期限に関する注意点は以下のとおりです。

• 支払期限は自社のみで勝手に決めず、相手企業の支払いルールを事前に確認しましょう。
• 取引がある度に支払いをする「その都度方式」と、毎月の取引をまとめる「掛売り方式」のどちらにするのかを決めて支払期限を設定します。
• 事前に支払期限の取決めをしていないと、会計上は売上高が上がっても手元にお金がない「黒字倒産」にもなりかねないので、契約書などに明記しておきましょう。

今回は、請求書の記載内容を紹介しました。請求書に決まったフォーマットはありませんが、トラブルなく入金が行われるよう、しっかり作成したいものです。大切なのは「相手に伝わる請求書」であることです。今回の内容を参考に、請求書を作成してみてはいかがでしょうか。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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