請求書を送付する際、郵送やメール添付などの方法を用いるのが一般的ですが、FAXで請求書を送る選択肢もあります。請求書をFAXで送ることは、基本的には法律上・ビジネスマナー上ともに問題ありません。

今回は、請求書をFAXで送るにあたっての原本の扱いや注意すべきマナーなど、基礎知識について解説します。

• 請求書をFAXで送るのはOKなのか
• 請求書をFAXで送った場合の原本の扱い
• 請求書をFAXで送る場合の送付状の書き方
• 送付後は確認の電話をするとよい
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

一般的に、請求書を送付するにあたっては郵送やメール添付などの方法がとられますが、取引先との合意のもとではFAXで送付しても問題ありません。

取引先が「請求金額や文面を早急に確認したい」とFAXでの送付を求めたとき、また郵送では明らかに請求書の送付が間に合わないときなど、FAXの即時性が効果を発揮する場合に、双方での確認のために請求書をFAXで送付するケースは少なくないようです。

ただし、FAXで請求書を送る行為そのものは一般的でないため、事前に了承を得た場合か、もしくは相手がFAXでのやり取りを求めた場合にのみ利用するようにしましょう。

請求書をFAXで送った場合、その後、取引先に郵送などで請求書の原本を送ったほうが無難だと言えます。

FAXで送付した請求書は、基本的には請求・支払いの処理において有効なものとして認められますが、あくまで「請求書の写し（コピー）」であり、正式な請求書の原本にはあたりません。受領者（取引先）が税務調査・監査などに対応する際や契約上のトラブルが発生した場合には、FAXで受け取った請求書では証憑として不十分とみなされ、原本の提示が求められることがあります。

後からトラブルに発展してしまうことを防ぐためにも、FAX送付後の原本の送付を前提とした運用にしておくのが望ましいでしょう。

なお、ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用してデータのまま送受信した場合は、電子取引に該当し、電子取引データ保存の要件に従う必要があります。

FAXで請求書を送る場合、いきなり請求書を単体で送ってしまうと相手方に対して失礼となります。また、誤送付や受領者による紛失・見落とし・破棄などにもつながりかねません。ビジネスマナーとして、またトラブルに発展するリスクを削減する意味でも、請求書をFAXで送る際は送付状を添付しましょう。

FAXで送る送付状には、主に以下の項目を明記します。

請求書の確認を依頼する挨拶文も記載するほか、後から原本を送付する旨を送付状に書いておくのも親切です。

送る際は、送付状が一番初めに届くようにしましょう。

【関連記事】
請求書の送付状の書き方は？必要な項目や送り方を解説

FAXは送信エラー・ミス、受信トラブルなどが起きやすいものです。会社間で請求書のやり取りをする場合、FAXで請求書を送った後に無事に届いたかどうかの確認の電話を入れるとよいでしょう。

ミスの発生やトラブルの拡大を防ぐとともに、取引先に対して丁寧な印象を与えることにもつながります。

取引先との合意のもとでは、請求書をFAXで送ることは法律上・ビジネスマナー上ともに問題ありません。

ただし、トラブルの発生を防ぐためにも、送付状を添付すること・後から請求書の原本を送付することを前提とした運用を行うのが望ましいと言えます。また、送付後に電話で無事に届いたことを確認しておくとリスクを削減でき、丁寧な印象も与えられます。

FAXでの請求書送付の前後に、取引先としっかりとコミュニケーションをとることに留意しましょう。

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FAX送付後には、請求書原本を郵送またはメール添付で別途送るようにしましょう。税務調査・監査などの際や契約上のトラブルが発生した場合に、FAXで受け取った請求書では証憑として不十分とみなされ、原本の提示が求められることがあるためです。

記事内「請求書をFAXで送った場合の原本の扱い」でも詳しく解説しています。

事前にFAXでの送付で問題がないかを確認したうえで、送付状を添付して送付内容が受領者にわかりやすいようにすること、送付後に確認の電話を入れること、後から請求書原本を別途送ることが基本的なマナー・ルールです。